Формирование документооборота

    Дела  включаются в акт об уничтожении,  если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года,  в  котором  составлен  акт.  Например, дела с трехлетним сроком  хранения,  законченные  делопроизводством  в  1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее  1  января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи  на  дела постоянного хранения за  соответствующий период  утверждены  и  переданы  в ведомственный архив предприятия. Описи дел  постоянного,  временного  (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,  а также  акты  о  выделении  дел  к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются  с ведомственным архивом.

    Законченные  делопроизводством дела постоянного,  временного  (свыше  10 лет) хранения и по личному составу  после  окончания  календарного  года,  в котором они заведены, для  подготовки  к  передаче в ведомственный архив, подлежат  оформлению  и  описанию.  Оформление   дел   производится   лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление  дел производится в зависимости от сроков хранения документов.  Дела  постоянного хранения  подлежат  полному   оформлению,   дела   временного   хранения   - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку  или переплет  дела (на 4 прокола в твердую обложку из  картона);  нумерацию  листов  в  деле (черным графитным карандашом  в  верхнем  правом  углу  арабскими  цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи  документов  дела  составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение  названия структурного  подразделения,  если   оно   менялось,   делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

    Внутренняя  опись документов  дела  составляется  для  учета  документов определенных  категорий  дел  постоянного  и временного  (свыше   10   лет) хранения, что вызывается спецификой  данной  документации  (приказы  по  основной   деятельности предприятия, личные, дела,  дела  на  авторские  свидетельства).  Внутреннюю опись документов дела необходимо также  составлять  в  делах  постоянного  и временного  (свыше  10  лет)  хранения,  сформированных  по   разновидностям документов,  заголовки   которых   не   раскрывают   конкретное   содержание документов.

    На  обложке  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)  хранения указываются:    наименование    организации-учредителя,     наименование предприятия, наименование структурного  подразделения,  индекс  дела,  номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам  дела  (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы),  дата,  количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

    С  целью систематизации и  закрепления   перечня  заголовков  дел  внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является  учетным  документом  и основным видом научно-справочного аппарата к документам,  обеспечивающим  их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения,  так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется  в  трех  экземплярах:  один передается вместе с делами в ведомственный архив,  второй  -  прилагается  в качестве основания к  протоколу  заседания  экспертной  комиссии,  третий  - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

    На  дела постоянного,  долговременного   сроков  хранения  и  по  личному составу составляются отдельные описи.

    Дела  временного хранения (до 10 лет включительно)  подлежат  частичному оформлению:  дела  допускается   хранить   в   скоросшивателях,   листы   не нумеровать,   заверительные   надписи   не   составлять,    не    проводить пересистематизацию  документов  в  деле,  располагая  их  в  прямом  (вместо обратного) хронологическом порядке.

    В   ведомственный  архив  вместе  с  делами  передаются  регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Заключение

 

     Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

     Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

     На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения)и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

 Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

 В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.

     Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации.      

Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется  впервые.

     Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

     Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.

     В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение учреждения.

     Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес-школа. Интел Синтез, 1994.
2. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.
3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 1999.
4. Головач А. С. Оформление документов. - Киев-Донецк: Вице школа, 1999.
5. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.
6. Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.
7. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – С. 20-27
8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998