Формирование документооборота

    Карточки    контролируемых    документов    (контрольная     картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям,  группам документов.

    Проверка  хода исполнения осуществляется  на  всех  этапах  до  истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного  раза  в год; заданий последующих месяцев текущего года  -  не  реже  одного  раза  в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней,  и  за  пять дней до истечения срока.

2. Систематизация документов

 

    Для  обеспечения правильного формирования и учета дел на  предприятии должна составляться номенклатура дел.

    Номенклатура дел  - это систематизированный перечень  заголовков  дел  с указанием  сроков  их  хранения,  оформленный  в установленном порядке.  В номенклатуру дел  включаются  все  документы,  образующиеся  в деятельности предприятия,  кроме  технической  документации  и  печатных   изданий.   При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования  к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе  документационного обеспечения управления.  Основных  правилах  работы  ведомственных  архивов, перечнях  документов  с  указанием   сроков  хранения.   Номенклатура   дел предприятия  разрабатывается  специалистом,  ответственным  за   организацию работы с документами.

    Номенклатура  дел  уточняется  в  конце  каждого   календарного   года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем  предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Если   учредителем   данного   предприятия   является   государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается  с его  ведомственным  архивом   и   после   одобрения   экспертной   комиссией направляется на согласование с Центральной  экспертно-проверочной  комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз  в  5 лет.   Ведомственный   архив   госпредприятия   осуществляет   контроль   за составлением  и  использованием  номенклатуры  дел,   за   формированием   и оформлением дел, в учрежденном им предприятии.  Номенклатура  дел  дочернего предприятия    визируется    лицом,     ответственным     за     организацию делопроизводства,   подписывается   заместителем   директора,   утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов  номенклатуры  дел  являются наименования подразделений,  расположенные  в  соответствии  с  утвержденной структурой и штатным расписанием  предприятия.  При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен  полностью  соответствовать  смысловому  содержанию документов, группируемых в данном деле;
• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовки типа «Общая переписка»,  «Разные  документы»,  «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

    Заголовки  дел в процессе  формирования  дел  могут  уточняться.  Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• название  вида  (переписка,  журнал  и  т.п.)   или   разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
• название предприятия или его структурного подразделения;
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название  территории  (местности),  с  которой  связано  содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

    Название  вида заводимого дела или разновидности документов  указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например:  «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».

    В заголовках  дел,  предназначенных  для  группировки документов  одной разновидности,  эта  разновидность  указывается  во   множественном   числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового  коллектива  предприятия  за 1998 год».

    В заголовках  дел, содержащих переписку, указывается,  с кем и по  какому вопросу (вопросам) она ведется.  Например:  «Переписка  с  Бизнес-Банком  по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

    В заголовках  дел, содержащих переписку с однородными  корреспондентами, последние  не  перечисляются,  а  указывается  их  общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов  предприятия».

    В  заголовках  дел,  содержащих  плановую  или   отчетную  документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который  составлены документы, вид документа (план, отчет)  и  автор.  Например:  «Годовой  план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

    В  наименованиях  дел,  содержащих   организационно-   распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например:  «Приказы  директора предприятия по личному составу за 1998 год».

    В  заголовках дел, содержащих документы  разного вида по одному  вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций,  в  качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются  основные  разновидности   документов,   которые   должны   быть сгруппированы в деле.  Например:  «Документы о приеме,  сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

    Дела  по вопросам,  не  разрешенным   в  течение  одного  года,  являются «переходящими» и вносятся в  номенклатуру  дел  следующего  года  с  тем  же индексом.

    В  номенклатуру дел предприятия  также включаются  справочные  картотеки, журналы учета документов.

    Номенклатура  дел предприятия должна составляться в  последнем  квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.   

     В графе 1. таблицы номенклатуры  дел  указывается  делопроизводственный индекс дела, который должен включать: номер  структурного   подразделения   предприятия   по   классификатору подразделений   или   номер   направления   деятельности   (при   отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела  внутри  данного  подразделения  или  направления деятельности.

    В  графе 2 располагаются  в  определенной  последовательности  заголовки дел.  Порядок  расположения  заголовков  внутри   разделов   и   подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале  располагаются заголовки  дел,  содержащих  организационно-распорядительную   документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные  заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

    Графа  3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного  года.

В графе 4 «Срок  хранения  и  номер  статьи  по  перечню»  указывается  срок хранения  дела,  номер  статьи  со  ссылкой  на   перечни   или   примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о  незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах,  об  уничтожении  дел,  месте хранения подлинников. По окончании  календарного  года  к  номенклатуре  дел составляется  итоговая  запись  о   количестве   заведенных   дел   отдельно постоянного и временного сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Формирование дел

 

    При формировании документов  в  дела  используются  следующие  признаки заведения  дел.  Основанием  для  группировки  документов  по   номинальному признаку служит название их  разновидности.  Например:  приказы,  протоколы, указания, акты, справки  и  т.д.  При формировании  документов  в  дела  по предметно-вопросному признаку  за  основу  берут  их  содержание.  Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский  признак  предполагает группировку  в  дела  документов   одного   автора.   Например:   «Протоколы производственных  совещаний  предприятия  «Контакт»  за   1997   год».   Для группировки переписки используется  КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ  признак.  При  этом  в заголовке  дел  указывается  корреспондент,  с  которым  ведется  переписка, раскрывается содержание вопроса.  Например:  «Переписка  с  предприятиями  о взаимных  расчетах  за  1997  год».  Объединение  в  одном  деле  документов нескольких  корреспондентов  осуществляется  по  географическому   признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по  вопросам  поставки продукции».  Группировка  документов  за  какой-либо   определенный   период осуществляется по хронологическому признаку. Например:  «Квартальные  отчеты об основной деятельности  предприятия  и  капитальных  вложениях».  Планово- отчетные  документы  группируются  в  дела  по   номинальному.   авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

    Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия.  В дело должны   помещаться   документы,   которые   своей   содержательной частью соответствуют заголовку дела.

    При   формировании  дел  необходимо  соблюдать   следующие   требования: документы постоянного и временного сроков хранения  необходимо  группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты -  от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания  предприятия -  от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В   дело  группируются  документы   одного   календарного   года,   кроме переходящих дел (например,  личные  дела,  не  закрывающиеся  при  окончании календарного года).

    Дело должно содержать не более 250 листов, при  толщине  не  более  4-х сантиметров.

    Приложения  к  документам,  независимо  от  даты  их  утверждения   или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

    Документы,  помещенные в  дело,  должны  иметь  подписи,  дату,  индекс, заверительную  надпись,  отметку  «В  дело».   Документы   в   деле   должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной  документ  и относящиеся к нему  приложения,  а  затем  в  хронологическом  порядке  идут документы, возникающие по мере  решения  вопроса.  Запрещается  подшивать  в дело   неисполненные   документы,   разрозненные   экземпляры    документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Сложились  определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения,  инструкции,  утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с  указанными документами. Приказы  по  основной  деятельности  группируются  отдельно  от приказов по личному  составу;  подлинные  экземпляры  приказов  по  основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями  в порядке  их  номеров.  Документы  к  приказам   по   основной   деятельности группируются и подшиваются  отдельно  и  хранятся  у  лица,  готовившего  их проекты. Приказы по личному составу группируются в  дела  в  соответствии  с установленными сроками их хранения.  Документы,  являющиеся  основанием  для издания приказа по личному составу, подшиваются в  личные  дала  сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием  планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и  отчетные  документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по  своему  содержанию, независимо от времени их составления или даты  поступления.  Например,  план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998  году,  а отчет за 1997 год, составленный в 1998  году,  к 1997  году.  Перспективные планы, рассчитанные  предприятием  на  несколько  лет,  формируются  в  деле первого  года,  а  отчеты  по  выполнению  перспективных  планов  -  в  деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать  в  определенной последовательности. Например, документы  отчета  о  финансовой  деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки  и  приложений  к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету,  затем баланс и в конце - приложения.  Лицевые  счета  сотрудников  предприятия  по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются  в  них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового  коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии  и  порядку номеров.  Документы,   подготовленные   к   заседаниям,   помещаются   после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка   группируется  за  календарный  год и систематизируется   в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные  записки,  акты, справки и другие  документы, отражающие основное  содержание  деятельности  предприятия,  группируются  в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

 

Подготовка  документов к архивному хранению

 

    Документы  предприятия, отложившиеся в   делопроизводстве,  в  дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся  краткие сроки и  затем  выделяются  к  уничтожению.  Отбор документов  на  хранение   или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности  документов.

    Работу  по  организации  и  проведению  экспертизы  ценности  документов должна   проводить  постоянно   действующая   экспертная   комиссия    (ЭК) предприятия, которая в  своей  деятельности  руководствуется  Положением об Архивном   фонде   Российской   Федерации.   Основными   правилами   работы, ведомственных архивов, типовыми  перечнями  документов  с  указанием  сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел  предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна  проводиться  ежегодно.   Отбор   документов   постоянного   хранения проводится  на  основании  номенклатуры  дел предприятия   с   обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел  постоянного  хранения подлежат   Изъятию    дублирующие    экземпляры    документов,    черновики, неоформленные копии документов и документы с временными  сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного  (до  10  лет) хранения с истекшими сроками хранения. По  результатам  экспертизы  ценности документов составляются описи дел постоянного,  временного  (свыше  10  лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел  к  уничтожению.