На обложке дела указывается
наименование вышестоящей организации;
наименование организации; наименование
структурного подразделения или направление
деятельности организации в соответствии
с номенклатурой дел; индекс дела по номенклатуре
дел; заголовок дела; год, в котором заводиться
дело; срок хранения дела. [2, с. 27].
По окончании делопроизводственного
года реквизиты обложек дел, подлежащих
полному оформлению , уточняются:
- при изменении наименования
вышестоящей организации, организации
или структурного подразделения, при передаче
дела в другую организацию или структурное
подразделение в период формирования
дела на обложке указывается новое наименование
сверху, а прежнее заключается в скобки;
- в заголовках дел с распорядительными
документами, протоколами, состоящих из
нескольких томов, указываются их номера;
- на обложке дела проставляется
дата дела (крайние даты документов, включенных
в дело);
- если в дело включены документы
за более ранний период, чем год формирования
дела, то под датой дела делается отметка;
- из листа-заверителя на обложку
дела выносится количество листов в деле;
- при внесении дела в сводную
опись на обложке дела проставляется архивный
шифр (номер фонда, описи и дела по описи). [14, с. 6].
Дата на обложке дела обозначается
арабскими цифрами. Даты дел с планами,
отчетами, штатными расписаниями, личными
карточками уволенных работников, лицевыми
счетами, дел, сформированных из нескольких
личных дел уволенных работников, и дел,
содержащих один документ, включают только
год. Крайними датами личного дела являются
даты приказов о приеме и увольнении работника,
на которого заведено дело.
В верхней части обложек дел
постоянного хранения, подлежащих передаче
в государственный архив, предусматривается
место для указания наименования соответствующего
государственного архива.
Надписи на обложках делаются
четко светостойкими чернилами, тушью
или шариковой ручкой. Допускается оформление
реквизитов обложки с помощью технических
средств на отдельном листе с последующей
наклейкой его на обложку дела. [3, с. 165].
После проведения полного оформления
дел они готовы к длительному хранению
в архиве организации, а также в установленном
порядке к последующей передаче их на
государственное хранение.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Формированием дел называется
группировка документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри него. Основой формирования
дел в делопроизводстве является номенклатура
дел.
Дело — это совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную
обложку.
Работа по формированию дел
состоит из следующих операций:
- раскладка документов по папкам
и их подшивка;
- расположение документов внутри
дел в определенной последовательности;
- оформление дел.
Все эти операции выполняются
регулярно в пределах календарного года.
В конце года в структурном подразделении
подготавливается столько папок, сколько
дел числится в номенклатуре. На обложки
из номенклатуры дел переносят их заголовки
и индексы, на корешки папок — только индексы.
По мере включения в папки первых документов
на обложках проставляют дату начала дела.
Дело считается заведенным после подшивки
в папку первого исполненного документа.
Одновременно должна быть оформлена и
обложка заведенного дела.
В зависимости от принятой в
учреждении или организации системы делопроизводства
формирование дел ведется централизованно
или децентрализовано. В крупных организациях
дела формируются в структурных подразделениях,
т.е. там, где созданы документы, отражающие
деятельность данного подразделения.
В небольших организациях формирование
всех дел проводится централизованно
службой делопроизводства (канцелярией,
общим отделом, секретариатом). В организациях,
не имеющих такой службы, формирование
дел поручается секретарю. Но независимо
от централизованного или децентрализованного
принципа организации делопроизводства
не рекомендуется хранение дел и их формирование
непосредственно исполнителями. Периодический
контроль над правильным формированием
дел в структурных подразделениях осуществляет
канцелярия в форме разъяснений и консультаций.
Архив организации оказывает методическую
помощь при формировании дел.
Документы подшиваются в дела
только после их исполнения, окончательного
решения затрагиваемых в них вопросов.
На документе должна быть отметка об исполнении
и направлении документов в дело. Запрещено
подшивать в дела не исполненные, ожидающие
ответа документы. В процессе формирования
документов проверяется правильность
оформления документов — наличие и подлинность
подписей должностных лиц, дата, регистрационные
индексы, отметки о контроле и исполнении.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ
ИСТОЧНИКОВ
1 Белка, Л.Г. Документационное
обеспечение управления / Л.Г. Белка.
– Минск: Издательство Гревцова,
2012. – 256 с.
2 Вялова, Л.М. Номенклатура
дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова
// Справочник секретаря и офис-менеджера.
– 2002. – № 6. – С. 26 – 32.
3 Гваева, И.В. Делопроизводство
/ И.В. Гваева, А.А. Тепляков. – Мн.: Акад.
упр. при Призиденте Респ. Беларусь, 2005.
– 222 с.
4 Давыдова, Э.Н. Формирование
дел в учреждениях, организациях,
на предприятиях / Э.Н. Давыдова // Архивы
и делопроизводство. – 2006. – № 1.
– С. 26 – 35.
5 Давыдова, Э.Н. Оформление
дел при подготовке к передаче
в архив: нумерация листов в
деле, составление листа-заверителя
дела / Э.Н. Давыдова // Архивы и делопроизводство.
– 2006. – № 3. – С. 22 – 26.
6 Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления и делопроизводство
/ И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство
Юрайт, 2010. – 576 с.
7 Кузнецов, И.Н. Офисная документация:
подготовка и оформление / И.Н. Кузнецов.
– Минск: Книжный Дом, 2004. – 831 с.
8 Кодекс Республики Беларусь
об Административных правонарушениях:
принят Палатой представителей 17 декабря
2002 г.: одобр. Советом Респ. 2 апреля 2003 г.:
текст Кодекса по состоянию на 1 марта
2007 г. – Минск: Амалфея, 2009. – 165 с.
9 Мишина, Л.А. Документация.
Делопроизводство / Л.А. Мишина. – Мн.:
Амалфея, 2008. – 452 с.
10 Паневчик, В.В. Делопроизводство:
Учеб. пособие / В.В. Паневчик. 3-е изд.
– Мн.: Выш. шк., 2004. – 348 с.
11 Паневчик, В.В. Секретарское
дело: Практ. пособие / В.В. Паневчик, С.В.
Некраха, В.В. Акулич; под ред. В.В. Паневчика.
– Мн.: Дикта, 2006. – 408 с.
12 Паневчик, В.В. Делопроизводство:
Учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич,
С.В. Некраха. – Минск: БГЭУ, 2008. – 244
с.
13 Перечень
типовых документов органов государственной
власти и управления, организаций
Республики Беларусь, индивидуальных
предпринимателей по организации
системы управления, ценообразованию,
финансам, страхованию, управлению
государственным имуществом, приватизации,
внешнеэкономическим связям с
указанием сроков хранения (далее
– Перечень-2001) / Утвер. пост. Министерства
юстиции Респуб. Беларусь, 24 мая
2012 г., №140 // Нац. реестр правовых
актов Респ. Беларусь. – 2012. – № 81. –
5/177142.
14 СТБ 6.38-2004 Система организационно-распорядительной
документации: унифицированные системы
документации Республики Беларусь;
требования к оформлению документов. –
Введ. 21 декабря 2004 г.; взамен СТБ 6.38-95. –
Минск: Госстандарт, 2004. – 15 с.
15 Семченко, П.А. Делопроизводство
организации: подготовка, оформление
и ведение документации / П.А. Семченко,
А.В. Непогода. – Москва: Омега-Л, 2007.
– 389 с.