Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Мая 2015 в 12:17, курсовая работа
Краткое описание
Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле. Поставленная в работе цель предопределила комплекс задач: Изучить признаки заведения дел; Изучить общие требования к формированию дел; Понять основные принципы систематизации документов в делах; Изучить правила приема в дела отдельных групп документов; Изучить оформления дел.
Так, например, проекты приказов
(распоряжений) формируются в самостоятельные
дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых
документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий
с указанием сроков хранения, утвержденного
15 августа 1988г. начальником Главного архивного
управления при Совете Министров СССР (далее
- Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения
проектов приказов - 1 год. Например: "Проекты
приказов директора предприятия по основной
деятельности" — 1 г. ст. 20.
Вместе с проектами приказов
в дело подшиваются и отдельные листы,
на которых излагаются все замечания,
дополнения, предложения к проектам приказов.
Это требование относится и к формированию
других категорий дел.
4) В дело формируется
только по одному экземпляру
каждого документа.
Не допускается включение в
дело не относящихся к нему документов,
а также черновиков, размноженных копий.
5) В деле формируются
документы только одного делопроизводственного
года.
Исключение составляют так
называемые переходящие дела. Такие дела
могут вестись в течение нескольких делопроизводственных
лет. К ним относятся учетно-регистрационные
книги, журналы, которые ведутся до окончательного
их заполнения. Например: "Журнал регистрации
входящих документов", "Книга учета
проверок (ревизий)", "Книга учета
инструктажа по технике безопасности"
и др.
Переходящими могут быть дела
и с инструктивно-методическими документами,
если они имеют небольшой объем, а также
дела, в которые формируются документы
за несколько лет до разрешения данного
вопроса. Переходящими являются и личные
дела работников, формирующиеся в течение
всего периода работы данного лица в организации.
При формировании переходящих
дел по окончании делопроизводственного
года в номенклатуре дел в графе "Примечания"
делается отметка "переходящее".
Количество таких дел учитывается затем
при заполнении по окончании года/итоговой
записи о количестве и категориях заведенных
дел. Заведующий архивом должен при приеме
дел в архив организации учесть количество
заведенных переходящих дел. Эти данные
затем будут необходимы для включения
таких дел в описи дел, так как переходящие
дела включаются в описи дел по году заведения.
Так, если дело было сформировано
в делопроизводстве за период с 2013 по 2014
год, оно должно быть включено в годовой
раздел описи дел за 2013 год.
6) В каждом деле должно
быть сформировано не более 250
листов. Допустимая толщина дела
- 30-40 мм. В том случае, если включенное
в номенклатуру дело будет
иметь более 250 листов, заводится
второй, третий, а при необходимости
- и последующие тома этого
дела. При этом все тома данного
дела будут иметь один и
тот же индекс по номенклатуре
дел. [14, с. 9].
По окончании делопроизводственного
года в номенклатуре дел в графе "Количество
дел (томов, частей)" указывается количество
томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и
т.д.).
7) Приложения к документам,
независимо от их дат, присоединяются
к документам тех дел, к которым
относятся.
Приложения большого объема
могут составлять отдельный том. В этом
случае на документе, подшитом в деле,
делается отметка, что приложение к нему
сформировано в отдельное дело.
8) Каждый документ, помещенный
в дело, должен быть оформлен
в соответствии с действующими
в стране правилами оформления
документов, в том числе СТБ 6.38-2004
"Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов", который введен в
действие с 1 июля 2005 г.
Заведующий архивом организации
при приеме дел в архив проверяет правильность
оформления документов, наличие подписей,
даты и других необходимых реквизитов
документов. Недооформленные или неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителям
для оформления в соответствии с действующими
требованиями. [1, с. 177].
9) В дела должны формироваться
только исполненные документы.
Для этого на каждом документе
в соответствии с СТБ 6.38-2004 оформляется
реквизит "Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело". Эта отметка
проставляется исполнителем документа
на нижнем поле первого листа документа
слева.
В том случае, если вопросы,
изложенные в документе, решены в ходе
личных или телефонных переговоров, об
этом также делается на документе соответствующая
отметка об исполнении.
При формировании документов
в деле следует учитывать, что документы
внутри дел располагаются в определенном
порядке.
1.3 Основные принципы
систематизации документов в делах
Документы в деле систематизируются
по следующим принципам или их совокупности:
1) Вопросно-логический принцип
предусматривает систематизацию
документов в соответствии с
их содержанием или сферой
деятельности, к которой они относятся.
В связи с этим в деле вначале
помещают основной документ и относящиеся
к нему приложения, а затем в хронологической
последовательности располагаются документы,
возникающие по мере решения вопроса.
Так, например, в деле с перепиской вначале
помещается документ-запрос, а затем -
документ-ответ. [15, с. 104].
Нередко в организациях данный
принцип формирования дел нарушается,
формируются дела с такими заголовками,
как "Входящие документы" или "Исходящие
документы". При этом не учитывается
то, что в деле группируются и запросы,
и копии исходящих ответов на эти запросы,
так как все документы данного дела - по
одному вопросу и одного срока хранения.
2) Хронологический. При соблюдении
этого принципа в деле формируются
документы, относящиеся к определенному
хронологическому периоду по
датам поступления документов, их
исполнения, подписания. Как говорилось
выше, в деле группируются, как
правило, документы одного делопроизводственного
года, за исключением переходящих
дел.
Этот принцип применяется чаще
всего в том случае, если дело формируется
по номинальному принципу (например, приказы,
протоколы). При хронологическом порядке
расположения документов постоянного
хранения наиболее ранние документы помещаются
в начале дела. Не допускается обратный
хронологический порядок расположения
документов в делах постоянного хранения.
3) Нумерационный. Данный
принцип используется в том
случае, когда в деле группируются
однородные документы, имеющие порядковую
нумерацию (приказы, протоколы, квитанции,
накладные и др.).
Поскольку регистрация документов
осуществляется в течение делопроизводственного
года, в наступившем году заводятся дела,
в которых документы вновь располагаются
с первого номера.
Особо следует обратить внимание на
формирование документов, в основном приказов
(распоряжений), протоколов, состоящих
из нескольких томов. В заголовках таких
дел указываются номера документов, сформированных
в данном томе. [15, с. 105].
4) Алфавитный. При использовании
этого принципа документы в деле группируются
в алфавитном порядке - по фамилиям авторов
документов, наименований объектов и др.
Этот принцип применяется при формировании
в дела прежде всего лицевых счетов работников
на выдачу заработной платы, обращений
граждан.
Так, обращения граждан могут
располагаться в делах в алфавитном порядке
по фамилиям заявителей. Повторные обращения
или дополнительные документы подшиваются
к данной группе документов. В течение
года дела с обращениями граждан можно
формировать и по фонологическому принципу.
По окончании года их переформировывают
по алфавитному принципу, что облегчает
в дальнейшем поиск документов, поступивших
от конкретного заявителя. [1, с. 178].
При формировании лицевых счетов
в алфавитном порядке по фамилиям работников
может быть заведено несколько томов этого
дела.
Говоря о принципах систематизации
документов в деле, следует учитывать,
что эти принципы, как правило, комбинируются.
Например, в делах с приказами,
протоколами сочетаются нумерационный
и хронологический принципы; в делах с
обращениями граждан - алфавитный и хронологический;
в делах с перепиской - вопросно-логический
и хронологический.
1.4 Правила группировки
в дела отдельных групп документов.
Распорядительные документы
(приказы, распоряжения, постановления
и др.) формируются в дела по видам и по
хронологическому принципу с относящимися
к ним приложениями.
Приказы и распоряжения по основной
деятельности и по личному составу группируются
в отдельные дела.
Приказы и распоряжения по личному
составу группируются в отдельные дела
в зависимости от сроков их хранения: о
приеме, переводе, увольнении, поощрении,
премировании, установлении надбавок,
длительных и зарубежных командировках,
заключении и продлении трудовых договоров;
о предоставлении отпусков.
Так, если приказами были утверждены
инструкции, положения, правила, они формируются
в деле с приказами руководителя по основной
деятельности вслед за этими приказами.
Протоколы заседаний располагаются в
делах в хронологическом порядке, по номерам.
Документы к заседаниям, являющиеся приложениями
к протоколам, при значительном их количестве
формируются в отдельные дела и систематизируются
в деле по номерам протоколов заседаний.
Планы, отчеты, сметы, титульные
списки группируются отдельно от расчетов
к ним. Планы и отчеты группируются в дела
того года, к которому они относятся по
своему содержанию, независимо от времени
их составления. Например, план на 2014 год,
составленный в 2013 году, или отчет за 2014
год, составленный в 2015 году, должны быть
отнесены к 2014 году. Планы, рассчитанные
на несколько лет, формируются в дела по
начальному году их действия; отчеты о
выполнении таких планов формируются
в дела по последнему году действия плана.
Дела с перепиской, поручениями
и документами об их выполнении формируются
по вопросно-логическому принципу, предусматривающему
расположение документов в логической
последовательности решения вопроса:
первым помещается инициативный документ
(запрос или поручение), за ним – документ-ответ.
Переписка формируется в дела за период
делопроизводственного года. [3, с. 147].
Документы личного дела систематизируются
в соответствии с Инструкцией о порядке
формирования, ведения и хранения личных
дел работников, утвержденной постановлением
Комитета по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
от 26.03.2004 номер два.
В процессе ведения личного
дела документы включаются в него в хронологической
последовательности. При этом проверяется
правильность оформления документов,
наличие подписей, индексов, дат и других
необходимых реквизитов документов. В
личное дело материально ответственного
работника включается договор о материальной
ответственности. В личное дело не включаются
копии приказов о предоставлении отпуска,
о наложении взысканий, справки о местожительстве,
медицинские справки и др., так как они
группируются отдельно от личных дел и
хранятся три года. [7, с. 277].
Обращения граждан и документы
по их рассмотрению группируются в самостоятельные
дела и систематизируются в хронологическом
или алфавитном порядке. Обращения граждан,
содержащие предложения по улучшению
деятельности государственных органов,
иных организаций (должностных лиц), совершенствованию
правового регулирования отношений в
государственной и общественной жизни,
решению вопросов экономической, политической,
социальной и других сфер деятельности
государства и общества, группируются
отдельно от обращений граждан по личным
вопросам. Каждое обращение и документы
по его рассмотрению составляют в деле
самостоятельную группу. Повторные обращения
и документы по их рассмотрению систематизируются
в деле вместе с предыдущими.
Личные карточки работников
(форма Т-2) группируются в отдельной картотеке
и систематизируются по алфавиту. После
увольнения работников их личные карточки
из картотеки изымаются и систематизируются
в отдельном деле в алфавитном порядке
по фамилиям уволенных работников. Например:
"Личные карточки уволенных работников
(форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю"".
[1, с. 179].
В инструкции по делопроизводству организации
должен отражаться существующий порядок
формирования дел - централизованный,
децентрализованный, смешанный.