Експертиза цінності документів. Документаційне забезпечення діяльності експертнх комісій

Склад ЕК формують із спеціалістів та представників місцевих органів  державної виконавчої влади і  органів місцевого самоврядування, фахівців місцевих навчальних закладів, краєзнавців, їх призначають, як правило, керівники місцевих державних архівних установ. До складу ЕК державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян входять досвідчені спеціалісти їхніх структурних підрозділів і провідні фахівці відповідної державної установи. Головами ЕК призначають, як правило, заступників керівників державних органів, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.

Право остаточного вирішення  питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди - ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.

Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.  

5. Діяльність  експертних комісій

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, зокрема науково-методичне  та організаційне керівництво експертизою  цінності документів належить до компетенції  таких експертних комісій:

1. Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);
2. експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в АвтономнійРеспубліці Крим, державних архівів областей, міст Києваі Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;
3. експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Діяльність експертних комісій  кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій  всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди - Центральною експертно-перевірною комісією, її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи - життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності  документального фонду, що утворився  в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворю-вачів з  метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями  державних архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФта висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з  метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також виділення  до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливості документів.

Проведення експертизи у  діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації, її метою є виявлення дублетної документації.

В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідаціїдублетності, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження вустановленому порядку.

Після розгляду акта па засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.

  

Висновок

Отже ми розглянули тему „Принципи і критерії експертизи цінності документів” і можемо зробити  наступні висновки:

1. Теоретико-методичною  основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.
2. Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності.
3. Критерії цінності документів- це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
4. • Основними критеріями цінності змісту документів є: значущість його інформації;   час і місце створення документі;,  повторюваність та розсіюваність інформації; цільове призначення документів; ступінь збереженості документі;, критерій зовнішніх особливостей документів.  
5. Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України.
6. У роботі державних архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією в одно функціональних організаціях  на певній території,  або в системі установ певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів.

  

Список використаної літератури

1. Автократов В.Н.Теоретические проблемы отечественного архивоведения; Сост. Т.И.Хорхордина; РГГУ. -М.: Рос. гос. гуманит. ун-т, 2001. -313с.

2.  Архівні документи  // Хроніка 2000. -2002. -№ 47-48. - С. 25-111

3. Архівні установи України: Довідник/Авт.-укл. О.І.Алтухова, С.І.Андросов, Л.С.Анохіна та ін.; Держ. комітет архівів України; М-во культури і мистецтв України; НАH України та ін.. -К.: НБУ ім. В.І.Вернадського, 2000. -258с.

4. Архівознавство/Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -2-е вид., виправл. і доп.. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. -354 с.

5.  Буряк Г. Архіви - серце інформаційного поля // Урядовий кур'єр. -2005. -26 лютого. - С. 10

6. Делопроизводство и архивноедело: Термины и определения: ГОСТ 16487-83/Гос. комитет СССР по стандартизации ; Гос. комитет СССР по стандартизации. -Замість ГОСТ 16487-70; Введ. з 1985.01.01. -М.: Изд-во стандартов, 1987. -12 с.

7.  Загорецька О.     Термінологічний стандарт з діловодства та архівної справи // Секретарь-референт. -2005. -№ 9. - С. 9-11

8. Історія Академії НаукУкраїни 1918-1923: Документи і матеріали/НАН України; Ін-т укр. археографії; НБУВ; Ін-т архівознавства; Відп. ред. П.С. Сохань. -К.: Наук. думка, 1993. –375с.

9. Крайская З.В.     Архивоведение: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. -М.: НОРМА, 1996. -220с.

10.  Краткий словарь архивной терминологии. – М.-Л.- 1968. – 58 с.

11.  Ляхоцький В. Національний архіний фонд - складова частина інформаційних ресурсів держави // Київська старовина. -2004. -№ 2. - С. 42 - 58

12.  Матяш І.    Український науково-дослідний інститут  архівної справи та документознавства: десятиліття діяльності //Вісник Книжкової палати. -2004. -№ 10. - С. 39-43

13. Нариси історії архівноїсправи в Україні/Ред.: Ірина Матяш, Катерина Климова,; Держ. ком. архівів України Укр. наук.-дослід. ін-т архівної справи та документознавства . -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. -609 с.

14.  Принципи архівного опису: затв. спец. комісією станд. опису та Секретаріатом комісії МРА з стандартів опису в січні і лютому 1992 року //Національна архівна система „Архівна та рукописна україніка” . – Вип.. І. – с. 260-271

15. Про внесення змін до Закону України " Про національний архівний фонд і архівні установи": Закон від 123 грудня 2001 року № 2888-III/ Україна. Закон // Голос України. -2002. -16 січня. - С. 4-5,10

16. Хрестоматія з архівознавства/Упор.: Г.В. Боряк, Ірина Матяш та ін.; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2003. -407 с.