Експертиза цінності документів. Документаційне забезпечення діяльності експертнх комісій

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

 

 

 

 

 

 

 

 

Експертиза цінності документів. Документаційне забезпечення діяльності експертнх комісій.

Реферат

з дисципліни «Документаційне забезпечення управління»

 

 

 

 

 

 

 

 

студента 2 курсу групи  ДМ-32

денної форми навчання

Бойка Ігоря Миколайовича

Науковий керівник

Грінберг Лариса Феліксівна

кандидат історичних наук, доцент

 

 

Київ 2013 

Зміст

1. Поняття  експертизи цінності документів  та її завдання 4

2. Формування  національного архівного фонду 6

3. Принципи  експертизи і критерії цінності  документів 8

4.Організація  і методика проведення експертизи  цінності документів та оформлення  її результатів 12

5. Діяльність  експертних комісій 16

Висновок 19

Список використаної літератури 20

 

 

Вступ

Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства. Він перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних, соціально-культурних, наукових та інших потреб суспільства, реалізації законних прав та інтересів громадян. Держава гарантує умови для зберігання, примноження і використання Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в розвитку архівної справи. Цей Закон регулює суспільні відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання діяльності архівних установ.

Національний архівний фонд - це сукупність документів, незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України, відображають історію духовного і матеріального життя її народу та інших народів, мають наукову, історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому цим Законом. До Національного архівного фонду належать також архівні документи, що зберігаються за межами України і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну. Підприємства, установи, організації, службові особи, громадяни та їх об'єднання зобов'язані забезпечувати схоронність Національного архівного фонду та сприяти його поповненню. [2, с.18]

 

1. Поняття експертизи  цінності документів та її завдання

Експертиза цінності документів та комплектування архівів є найвідповідальнішими ланками архівної діяльності. Від якості експертизи цінності, роботи з реальними та потенційними фондоутворювачами, комплектування архівів повноцінними документами залежить формування НАФ України.

Теоретико-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів. Її основними завданнями є:

а)визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б)визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в)забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге - визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

Місцем зберігання оригінальної НТД є установи-розробники (автори) чи замовники. Повний комплект НТД з проектування об'єкту капітального будівництва (за винятком проектів будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генерального проектувальника, а повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг - у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальну НТД окремих  частин проекту, виконаних на договірних засадах субпідрядними організаціями, передають генпроектувальнику за погодженням  з ним для укомплектування  проектів, які згодом надходять до державних архівів.

Патентну документацію включають  до НАФ, як правило, у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відносять до НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. На постійне зберігання відбирають відповідно до переліків документи НТД, які мають науково-історичну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим переліком, або доки не мине потреба.

Виконанню третього завдання експертизи - забезпечення повноти  фондового складу кожної установи і  документального комплексу державного архіву в цілому - сприяють організаційні і науково-методичні заходи. Скажімо, при виявленні лакун у плановій документації в фонді установи його склад можна поповнити такими самими документами вищих чи підлеглих установ.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України за принципом: при найменшому фізичному обсязі документації - найбільша інформаційна наповненість.  

2. Формування  національного архівного фонду

Під формуванням  Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ  здійснюється державними архівами через:

• експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб;

• державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ;

• безпосереднє комплектування документами НАФ;

•  організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.

Включення документів до Національного  архівного фонду або виключення документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією у складі архівістів, представників наукової і творчої громадськості, інших фахівців.

Експертиза цінності документів здійснюється за ініціативою їх власника або за його згодою. У разі загрози  знищення або значного погіршення стану  зазначених документів їх власник зобов'язаний на вимогу державної архівної установи подати ці документи на експертизу. Юридичні особи і громадяни, які мають документи, створені до 1945 року, або які вивозять архівні документи за кордон, зобов'язані повідомити про них одну з державних архівних установ з метою вирішення питання про проведення експертизи цих документів. [9, с.4]

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення  та діяльності експертних комісій затверджуються Кабінетом Міністрів України. Рішення про виключення документів із складу Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Забороняється виключення документів із складу Національного архівного фонду з політичних чи ідеологічних міркувань. Спори між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, включення документів до складу Національного архівного фонду або виключення з нього вирішуються в судовому порядку. [9, с.5]

  

3. Принципи експертизи  і критерії цінності документів

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності.

Принцип об'єктивностіпередбачає оцінку документів з врахуванням  їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної  сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації.

Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли.

Принцип всебічностізабезпечує  визначення цінності документів з точки  зору будь-якого споживача інформації.

Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є.

Застосування вказаних принципів  експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення  документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

Критерії цінності документів - це система науково обґрунтованих  ознак (походження, зміст, час та місце  створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему  науково обгрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. [4, с.182]

Коротко розглянемо застосування критеріїв цінності документів у  архівній практиці.

Критерій походження полягає  у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі - менш важливу; інші - виконують допоміжні  функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується  приймання документів:

а)у повному складі;

б)так зване вибіркове.

Від окремих установ документи  на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ  і організацій, а також перелік  осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.

У житті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних  діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є. [6, с.214]

Суттєве значення має час  і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії - як "уламок" своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.