Единая государственная система делопроизводства

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются  признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан  ведется на основании Типового положения  о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения  граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных  и общественных органов обязаны  также проводить личный прием  граждан. Для этого устанавливаются  дни и часы, в том числе и  в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что  если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий  порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист. Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и  того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам  и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь.

Картотеки из РКК могут формироваться  по алфавитному, географическому и  тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления  и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ  может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных  органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок  и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке  предложений, замечаний и жалоб  граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

9 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Этот вопрос состоит из регистрации  и учета документов, организации  контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении  номенклатуры дел.

Регистрация и учет документов состоит  из:

• порядка обработки поступающих документов;
• порядка обработки отправляемых документов;
• передачи документов внутри организации;
• учета количества документов;
• информационно – поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;
• правил организации и индексирования документов

Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок  и находит нужный документ.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены  в типовой инструкции по дело производству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа в подразделение:
• исполнитель:
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
• напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:

• типовая
• примерная
• номенклатура дел организации

Номенклатура дел имеет несколько  направлений использования:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. 

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

10 НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Каждый деловой документ требует  свой стиль.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям:

• краткость и компактность изложения;
• точность и определенность формулировок;
• однозначность и единообразие терминов;
• последовательность использования технических приемов правотворчества;
• отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Не допускается использование  неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.

Употребление прописных и строчных букв определяется установившимися  традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной  власти РФ.

 Все сокращения слов и  наименований должны быть общепринятыми.  Написание сокращений должно  быть унифицировано, не должно  быть разнобоя в написании  имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д.  Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в  документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед  отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном динамичном мире менеджеры  тратят от 50 до 90% своего рабочего времени  на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того. Некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.

Чрезвычайно важным в работе секретаря  является рациональное ведение делопроизводства. Изучению этого вопроса и соответствующим практическим рекомендациям посвящены пятая глава Обработка почты и шестая Задачи архива. Однако следует иметь в виду, что подробно разбираемые здесь методы обработки входящей и исходящей деловой корреспонденции, а также вопросы взаимоотношений учреждения с почтовым ведомством должны рассматриваться с учетом действующих у нас в стране правил и инструкций, прежде всего основных положений Единой государственной системы делопроизводства и ГОСТов на основные виды организационно-распорядительной документации. Это же в определенной мере касается вопросов работы с картотеками, обработки деловых бумаг и определения их ценности.