Единая государственная система делопроизводства

В крупных учреждениях  к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка  вопросов на обсуждение коллегиальных  органов может быть предпринята  не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к  заседанию представляются, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения, что ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом  заседания производится регистрация  присутствующих. При подготовке больших  совещаний, конференций, встреч, на которых  планируется участие работников других учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций, рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1. выработка повестки дня и определение круга участников;
2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3. выработка регламента совещаний;
4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

а)доклада, информационного  сообщения организатора совещания;

б)доклада, информационного  сообщения предполагаемых участников;

в)справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться  в ходе совещания;

г)проекта решения;

5) организационное  обеспечение совещания:

а) регистрация  участников;

б) размещение участников;

в) транспортное обеспечение;

г) питание участников;

д) культурно-массовые мероприятия;

е) информирование участников по интересующим их вопросам;

ж) снабжение  участников канцтоварами;

6) организационные  работы секретариата совещания;

7) техническое  обеспечение проведения совещания  (оснащение помещения техническими  средствами)

8) документирование  работ совещания:

а) составление  протокола (стенограмма) итоговых материалов;

б) размножение  итоговых материалов;

в) обеспечение  этими материалами участников совещания;

9) анкетирование  участников совещания:

а) о работе совещания;

б) об уровне организации  и проведения совещания.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется  смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности. Ученые звания.

Уточняется  список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется  регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов.

 

6 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и  поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

 

6.1 Справки

К информационно-справочным материалам относятся справки, докладные и  объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы. Они носят  вспомогательный характер по отношению  к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может быть лишь принята к действию.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов:

1. Содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера.

2. Выдаваемые гражданам учреждениями для удостоверения того или иного факта (о подтверждении места работы, о заработной плате, месте проживания и т.п.).

 

6.2 Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного учреждения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения. Цель инициативной записки (написанной по инициативе самого работника) – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее делится на 2 части: в первой, констатирующей, излагается факт или описывается ситуация, во второй – излагается просьба или предложение. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ и предоставляют руководителю регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога “о” (“об”). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю своего предприятия, оформляются на простом листе и подписываются ее составителем. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие организации, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

 

6.3 Объяснительная записка 

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа ( плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка). Соответственно объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

1.  Поясняющие содержание основного документа или его отдельных положений.

2.  По поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков отдельных работников. Докладные записки составляются на обычных листах и подписывюся составителем.

6.4 Акты Акты – это документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленный акт события, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так  и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации учреждений, организаций, приема-передачи дел, ТМЦ и т.д., приема объектов, уничтожения дел, инвентаризации и прочие. Независимо от разновидностей акты составляются по единой схеме, прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально акт пишется в черновике, а затем оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать действительности. Текст акта делится на 3 части: 1.  Введение. 2.  Констатирующая часть. 3.  Выводы. Текст введения во всех актах одинаков. В нем указывается основание  для составления акта (и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть  акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты (можно в виде таблицы).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть необязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов. После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также необязательна).

Завершают текст акта подписи. Акт  подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящей организации ( ведомства или министерства). Акт утверждается грифом по ГОСТ 6.38-90.

 

7 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу - это  те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия. 

За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение.

Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу  оформляются отделом кадров следующим образом:

• Формируются дела для  каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы;

• Каждому делу присваивается  учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись;

• Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.

Все работы по оформлению документов по личному составу  при передаче дел на архивное хранение также ложатся на плечи сотрудников кадрового подразделения. В этом случае требуется следующее оформление:

• Подшивка. Все листы  дела нумеруются и скрепляются между  собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц.

• Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с  перечислением фамилий уволенных  сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.

• Оформление обложки  дела. На ней указываются необходимые  реквизиты: название, дата, срок хранения, номер и тд. 

Следует помнить, что  передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства. 

Сам процесс сдачи  в архив происходит под контролем  сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.

Заявление – просьба о принятии на работу.

Приказ по личному составу –  документ о принятии на работу, о  перемещении по службе, об увольнении, о представлении отпусков, об объявлении поощрений, о пресечении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины и т.п.

Личная карточка рабочих и служащих – набор данных о работнике, заполняется  при приеме. Последняя запись в  ЛКР – приказ об увольнении.

Характеристика – отзыв о  служебной и общественной деятельности сотрудника.

Автобиография – документ, составляемый автором самостоятельно.

Организация отвечает за сохранность и нераспространение  личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.

 

 

 

8 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

 В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.