Документы по личному составу

 

Содержание

Введение...................................................................................................................3

Глава I.Документы по личному составу: понятие и классификация..................4

Глава II.Работа с документами по личному составу............................................8

2.1.Личное дело сотрудника...................................................................................8

2.2.Краткое описание документов, входящих в состав личного  дела..............10

Заключение.............................................................................................................17

Список использованной литературы...................................................................18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность данной работы заключается в том, что правильно организованное делопроизводство – залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.

Функции документации по личному  составу – оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Поэтому целью моей работы стало определение понятия «документы по личному составу».

В связи, с чем были выделены следующие задачи:

-рассмотреть документы  по личному составу: понятие  и классификацию;

-проанализировать работу  с документами по личному составу.

Таким образом, объектом моего исследования являются документы по личному составу.

 

Глава I. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они  отражают правовую, трудовую и служебную  деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.¹

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение  большинства документов предусмотрено  Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному  составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно  классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

– документация, связанная с комплектованием персонала организации;

– документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

– документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

– документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету  кадров и по учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

– трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

– личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

– личные карточки формы Т-2;

– личные дела;

– лицевые счета по заработной плате;

– документы по аттестации сотрудников;

– документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному  составу условно можно отнести  и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному  составу следует отнести применительно  к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.²

Все документы, за исключением  приказов, формируются, создаются и  обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы  приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной  системы первичной учетной документации. Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата  России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу  имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для  своей сохранности. Журналы учета  приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании – 5 лет, журналы  учета трудовых книжек и вкладышей  к ним – 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и  шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному  составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II.Работа с документами по личному составу

2.1 Личное дело сотрудника

 

Личное  дело сотрудника – это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.³

К ним относятся  документы, связанные с приемом  сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой организации после  издания приказа о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется в отдельной  папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы  личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного  дела является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые в личное дело работника  в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности:

– Внутренняя опись документов дела;

– Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

– Автобиография;

– Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

– Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

– Экземпляр трудового договора с приложениями;

– Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

– Документы об образовании (копии)

– Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

– Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

– Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

– При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

– Лист – заверитель дела.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Внесение  изменений и дополнений со слов работника  не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного дела возможно только с  разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном  журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся  личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование  по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце  года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными делами и другими  кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

 

2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела

персонал  документ дело личный

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.⁴

Единых правил составления резюме нет, однако в  нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу  о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.