Документоведение

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии  и инициалов.

Завершить письмо нужно также  вежливой формулировкой. В зависимости  от цели письма формулировку изменяют. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия  и подпись необязательны. Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят  вниз, после подписи. Ниже постскриптума  ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут  от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой  корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное  поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. В  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о  сущ. В предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

- касательно  сущ. В родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

2. Текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

Текст  служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма печатаются на стандартных  листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его  текст излагается от 1-го лица единственного  числа: «прошу…», «направляю…». В остальных  случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Если к тексту письма предусмотрено  приложение, то оно указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с  обозначением количества экземпляров  и листов.

3. Область подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить  печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах.

Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее получить ответ в том  случае, когда отправитель пришлет  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно  быть максимально корректным, чтобы  не потерять партнера.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом обязательными элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит – логотип  или эмблема товарного знака  юридического лица;

2 реквизит – полное  или сокращённое наименование  организации-отправителя;

3 реквизит – её почтовый  и телеграфный адрес;

4 реквизит – номер  телефона, факса;

5 реквизит – телекс;

Остальные реквизиты впечатываются  машинописным способом:

6 реквизит – адресат;

7 реквизит – индекс  документа;

8 реквизит – дата;

9 реквизит – ссылка  на дату и индекс входящего  документа;

10 реквизит – заголовок  к тексту;

11 реквизит – текст;

12 реквизит – подпись;

13 реквизит – отметка  о наличии приложения;

14 реквизит – отметка  о направлении копии в другие  адреса;

Сегодня в адрес включается номер электронной почты: e-mail:center@surbis.ru, Internet: http://www. Surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового отправления несколько иной. Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица – в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о  фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

Коммерческому директору

Руководителю организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СТИЛИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

              2.1 Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Отличительная особенность  делового письма – официально-деловой  стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного  стиля являются:

-подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

-адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

-устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

-тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

-лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

-исключительно нейтральный тон изложения;

-точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

-лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать  адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его  подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению  к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки.

Исходя из специфики стиля  при подготовке содержания письма рекомендуется:

излагать суть дела преимущественно  простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и  деепричастных оборотов, и бесконечных  «а также», отдавать предпочтение прямому  порядку слов в предложении –  подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся  в начале предложения;

применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

употреблять специальные  термины в их общепринятом, единообразном  для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина  является совершенно необходимым, исключить  устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования  из местных диалектов. Следует также  остерегаться включения в текст  различных недавно появившихся  выражений, профессионального жаргона  и т. п.;

излагать суть проблемы в  спокойном, ровном тоне. Проявление, как  чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует  быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным  при изложении фактов. Не следует  намекать получателю письма на его  мнимую невнимательность, вводя в  заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить…»;

не следует побуждать  адресата спешить при вынесении  решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого  в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

в том случае, если вы сообщаете  о том, что выполнение поручения  или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации  отказа – нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах  к рассмотрению вопроса можно вернуться.

К сожалению, составители  деловых писем зачастую допускают  массу ошибок. Ошибки можно разделить  на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение  его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет  к длинным введениям и сложным  системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный  оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или  в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.