Документоведение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Существенной вехой в  развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного  государства, закладывались основы государственного аппарата, системы  государственного делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в  определенной последовательности.

Как правило,  документ начинался  с обращения, даты или обозначения  автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Письмо прошло длинный  путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно  к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества. История письма тесно связана  с развитием языка, историей народа и его культурой.

Появление письма было вызвано  практической потребностью расширения связей между людьми при их общении  на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим  поколениям.

С древнейших времен человек  ведет переписку   с  себе подобными.  Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма   на  пергаменте.   Неважно на  чем,  но человек старался   высказать свои   мысли и чаяния    посредством   письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией,  делал предложения и   вел переговорное общение.

Приступая  к  составлению   официального   письма,   мы   никогда   не задумываемся о том,  что  эта  практика  восходит  еще  к  седой  древности. Языковые    формулы,    виды,   разновидности    официальной   корреспонденции,   формуляры,  способы оформления   и   работы   с  ней   создавались   и  шлифовались  веками. Многие виды писем имеют  тысячелетнюю историю.Деловая переписка - неотъемлемое  средство  связи   и  в  наши  дни.  Связи предприятия с  внешними  организациями,  так как именно  письма  соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Служебное письмо - это обобщенное  название  различных по  содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по  почте,  по факсу или другим способом.Без   преувеличения   можно   сказать,   что   это   один   из   самых распространенных видов служебных  документов,  поэтому,  от  того  насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом  будет  зависеть  успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

              1.1Классификация деловых писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию  различных типов. Многообразие их всё  увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов  классификаций деловых писем, в  основе их лежат  не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть  исходящих и входящих документов любой организации.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции  на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и  часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта  продукции (услуг) и снабжения. К  чисто коммерческим видам деловой  корреспонденции относятся: письма - запросы, предложения (оферта), письма - рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные  вопросы, правовые проблемы, а также  вопросы экономических отношений  корреспондентов. Многообразие форм и  тематических разновидностей деловых  писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое письмо - это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма - ответы:

1.письма, требующие письма - ответа;

2.письма, не требующие письма - ответа.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо - запрос, письмо - предложение, письмо рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения. Письма - подтверждения, письма - напоминания, письма -предупреждения, письма - извещения, письма - заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.

По признаку адресата деловые  письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются для  решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение - договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п., высылаются обычными отправлениями.

По структурным признакам  деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое  письмо представляет собой авторский  текст, реализирующийся в виде формально - логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное -несколько.

Многоаспектное письмо может  содержать предложение, просьбу  и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты- просьбы, сообщения, предложения.

 Каждый  аспект формируется  речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и  т.п.

1.2. Виды писем

В зависимости от содержания и назначения различают следующие  виды писем:

письмо-просьба;

сопроводительное письмо;

письмо-сообщение;

письмо-подтверждение;

письмо-напоминание;

письмо-приглашение;

письмо-благодарность;

гарантийное письмо;

письмо-предложение;

письмо-запрос;

письмо-претензия;

информационное письмо;

электронное письмо

международное письмо

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе  излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней  подчеркивается заинтересованность организации  в ее исполнении. Просьба может  излагаться от первого лица единственного  числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного  числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с  просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…

Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для  сообщения адресату о направлении  каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает  себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют  важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении  грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам…

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение  о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о  прибытии делегации, назначении деловой  встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о…

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или о том, что  ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных  случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Письмо-благодарность. В  данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание  их обусловлено требованиями этикета  и совершенно необходимо с точки  зрения перспективного сотрудничества.

Гарантийное письмо. Служебное  письмо, составляется с целью подтверждения  определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое  письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого  гарантийного письма является просьба  в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно  указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

Информационное письмо. Служебное  письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание  или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой  характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

Рекламация содержит:

-основания для предъявления претензий;

-доказательства произошедшего ущерба;

-конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена. 

1.3 Структура и состав реквизитов делового письма