Документоведение

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 9.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

О.М. Ковалеву

С.А. Шевцовой

Прошу подготовить проект договора

с компанией «Нефтехим»

к 15.03.2004

Личная подпись

01.03.2004

При наличии нескольких исполнителей, основным  исполнителем  считается  названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется  от руки соответствующим руководителем  на подлиннике документа на свободном  от текста месте.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе с указанием  регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция специалиста.

Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено например: "О подготовке проекта договора".

Заголовок составляет исполнитель  документа.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие  регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем  службы документационного обеспечения  управления (делопроизводства) на основании  сроков, установленных:

• законодательством; 
• организацией, направившей документ;
• распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением  документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.

Отметка о наличии  приложения к служебному письму оформляется следующим образом:

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального креди-

                             тования    на 8 л. в  1 экз.                                                                                                                              

                         2. Правила подготовки и оформления  документов 

                             Управления   регионального кредитования

                             на 7 л. в  3 экз.                                 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Образец  визитных карточек   в 2 экз.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо ЗАО «Универсал» от 05.06.2004 № 02-6/172 и 

                        приложение к нему,   всего  на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному  документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом:  на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение №» с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Генерального директора 

АО «Сигма»

от 05.06.2004 № 31

Если приложение одно – порядковый номер не указывается.

Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:

 

       ПРИЛОЖЕНИЕ №  2

к приказу  директора ООО «Запад» 

        от 05.06.2003 № 37

 

Если приложение к распорядительному  документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

                                                                       Утверждено

           Приказом  Генерального 

           директора  АО «Система»

            от 12.07.2004 № 40

Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем - руководителем подразделения, подготовившего документ.

Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования состоит из слова  СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Президент АО «Аргумент»

Личная подпись А.В. Веденин

Дата

Если согласование может осуществляться письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ОАО «Каскад»

От 05.06.2004 № 512-11

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2004 № 10

Гриф согласования может располагаться  на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед  подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах  сотрудничества
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АО «РИК» Личная подпись                          К.Р. Романов Дата   СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд.   Личная подпись                           А.С. Линев Дата	СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АОЗТ  Торговый дом «Амур» Личная подпись                        В.Е. Афанасьев Дата   СОГЛАСОВАНО Председатель  Правления Банка «Прогресс» Личная    подпись                              Н.М. Титов Дата

Заполненный лист согласования подписывается  и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту  документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется Визой согласования документа. Виза включается подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М.Е. Цыганов

Дата

Оформленная таким образом означает согласие должностного лица с содержанием  документа.

При наличии замечаний по документу  визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М.Е. Цыганов

Дата

Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают  и прилагают к документу.

На документе, подлинник  которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной  стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе по образцу Листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных  правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования  в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке  и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих  в нормативном порядке заверение подлинной подписи.

Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью  с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.

Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения  печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.

Оттиск печати проставляется таким  образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением  сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Отметка о заверении  копии 

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров                 Личная подпись              В.Н. Молчанов

Дата

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.

Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, например:

С.А. Каревский

924 45 67

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 12.03.2004 № 130

В дело № 01–15

Личная подпись

Дата