Документоведение

Оформление  стандартных реквизитов

управленческих  документов

При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30 - 2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.

При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения  Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).

Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.

Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом “О государственном гербе Российской Федерации”.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

• федеральных конституционных и федеральных законов;
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• решений Конституционного Суда Российской Федерации;
• решений Верховного Суда Российской Федерации;
• решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• Президента Российской Федерации;
• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации;
• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

• Администрации Президента Российской Федерации;
• полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
• федеральных органов исполнительной власти;
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
• Счетной палаты Российской Федерации;
• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
• федеральных судов;
• органов прокуратуры Российской Федерации;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Ст. 4. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации  помещается на печатях федеральных  органов государственной власти, иных государственных органов, организаций  и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственными полномочиями.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством  города Москвы: законом Города от 01 февраля 1995 г. № 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии  с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:

• органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;
• окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;
• районными управлениями органов исполнительной власти города;
• органами власти района – районной управой;
• представительствами органов исполнительной власти города;
• комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема  муниципального образования)  размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с  уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы  размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают  на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 1992 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) – утвержденное при регистрации символическое  графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Коды организации – автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом  идентификации документа.

Коды организации проставляются  на бланках документов в составе  справочных данных об организации.

В бланках проставляется код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), по ОКОГУ (Общероссийский  классификатор органов государственной власти и управления), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Коды организации  проставляются  преимущественно в бланках писем, в том числе, направляемых в налоговые  органы или органы статистики, при электронной передаче документов.

При необходимости коды организации  могут быть проставлены и на иных управленческих документах.

Код формы документа  служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости  документационных систем.

Код формы документа проставляется  преимущественно при использовании  в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, с также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав  Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального (отраслевого) кода. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Код формы проставляется на бланках  используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и  т.п., не прошедших унификацию, код  формы не проставляется.

Наименование организации  –автора документа является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация  имеет полное и сокращенное наименование на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке.

Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный национальный  язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации-автора документа на русском языке или на двух языках – на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998г. № 236-ФЗ “О языках народов РСФСР” (с изм. на  17 декабря 2003 г. № …).

Организация может иметь кроме  полного сокращенное название, если оно закреплено в учредительных  документах и зарегистрировано. Сокращенное  наименование помещается на бланке документа  ниже его полного наименования.

Наименование организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке рекомендуется  располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов  Российской Федерации не установлен иной порядок.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно  двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организацией систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.

Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые  при информационных контактах и для определения  в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.

Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).

Для распорядительных документов, протоколов, актов и т.п.  обязательным является указание населенного пункта, в котором  находится организация. Место издания  на бланке не указывается, если оно  включено в название организации  – Саратовский государственный университет имени  П.А.Столыпина.

Справочные реквизиты располагаются  на бланке документа.

Почтовый адрес проставляется  в соответствии с действующими почтовыми  правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.

Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов:

• наименование вида документа
• дата документа
• подпись документа
• регистрационный номер документа
• авторство документа (указывается в бланке).

Наименование вида является обязательным реквизитом документа.

Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций, должно соответствовать ее компетенции, установленной  положением (уставом) о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или Табель унифицированных форм документов должны использоваться соответствующие названия.

Наименования видов других документов, используемых в организации при  решении определенных задач устанавливается  в инструкции по ДОУ и Табеле унифицированных форм документов.