Документооборот

      На  всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

      Регистрация документов - запись учетных данных о документах, предназначенных для хранения, в инвентарную книгу или другую учетную форму. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба документационного обеспечения управления. Документы специальных систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения управления на этих документах ставится только дата поступления.

      Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние - в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он не должен регистрироваться повторно.

      При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы  по основной деятельности, приказы  по личному составу, акты ревизий, протоколы  заседаний, отчеты, докладные записки  и т.д. Порядковые регистрационные  номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

      В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как  поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме  того, по журналу невозможно вести  контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных  карточках.

      Регистрация документов - ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

      После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения  руководителю организации. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (решение, принятое в результате обсуждения какого-либо вопроса на заседании). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

     Подготовленный  проект документа, а также все  материалы, на основании которых  проект готовился, передаются секретарю–референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно  оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем  проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы  регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

     Контроль за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

     Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня  докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается  в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения  порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных  документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или  по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

      В дело документ и все относящиеся  к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа  в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

      Кроме основных этапов выделяют маршруты прохождения  документов на предприятии.

4.Маршруты прохождения документов

      Основным  процессом канцелярии является прохождение  по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет  фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1. Непосредственно исполнителю.
2. На принятие решения в центральный аппарат.

      Документы, поступающие на исполнение в центральный аппарат, характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, поступающих непосредственно исполнителю, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.

5.Электронный документооборот. 

      В современных условиях решение такой проблемы, как устойчивое управление предприятия невозможно без применения различных технических и компьютерных средств.

      В последние годы заметно вырос  интерес предприятий к повышению  эффективности работы с документами  и накопленными информационными  ресурсами. Однако, несмотря на победное шествие информационных технологий, проблема бумажного документооборота до сих пор остается не решенной. Это такие проблемы, как:

      -длительное  получение нужного Время на поиск необходимого документа в большом архиве может составлять от нескольких часов до несколько дней, что совершенно неприемлемо, если этот документ необходим для принятия важных управленческих решений на его основе.

      -невозможность гарантировать сохранность архивной документации

        -сложность доступа к архиву – пользоваться документом в определенное время может только один человек.

      Лучшее  решение проблем бумажных документов – их перевод в электронный  вид посредством технологии поточного  сканирования. На профессиональном оборудовании в сжатые сроки специалисты могут обработать гигантские объемы документов – от сотен тысяч до нескольких миллионов документов в месяц. В результате создаются образы документов (images), то есть их точные электронные копии со всеми артефактами: подписями, печатями, штампами .

      Преимущества  электронной  документации над бумажной :

• Цифровые документы не разрушаются со временем и могут храниться практически вечно. Идеальным устройством хранения электронных документов служат архивные накопители – они обеспечивают хранение огромных объемов данных (десятки терабайт) на DVD и UDO-дисках и исключают физическую возможность изменения или уничтожения данных.
• Профессиональная система управления электронным архивом надежно защищает данные от несанкционированного доступа. Она имеет систему разграничения прав доступа для различных категорий пользователей, хранит электронные документы со всеми их версиями в зашифрованном виде, а также предоставляет возможность полного восстановления данных после сбоя.
• Эффективность работы сотрудников с документами повышается на порядок – помимо быстрого поиска нужных документов и удобной работы с ними, электронный архив позволяет нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и распечатывать их на принтере.
• Все чаще в последнее время становится востребованной возможность организации удаленного доступа к электронной документации через Интернет. Создание на их основе электронных ресурсов позволяет им найти новых заказчиков, начать «новую жизнь».

      Практически ни у кого из тех, кто ежедневно  сталкивается с «бумажной» работой, не возникает сомнений в перспективности  работы с электронными архивами. Однако даже специалисты, занимающиеся электронным  документооборотом, не отрицают того, что в обозримом будущем совсем отказаться от использования бумаги не получится.

      Электронные архивы – своеобразный мост между  старым и новым временем. Этот мост становится особенно необходимым при  внедрении в компании единой системы  электронного документооборота. Не самым  удачным выходом из этой ситуации может стать волевое решение  руководства начать весь документооборот  «с белого листа», забыв об уже накопленном  документальном ресурсе. С другой стороны  – наполнение уже функционирующей  информационной системы электронными документами способно резко повысить ее эффективность, и помочь персоналу  осознать удобство работы с ней.

      Примеров  практической пользы от обращения к  электронным архивам можно привести много. В своей работе с электронными архивами менеджеры и специалисты  несомненно найдут новые возможности  и смогут эффективно их использовать с учетом специфики своей деятельности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Рассматривая  данную тему реферата, мы выяснили: что  такое документооборот, что является основой документооборота, организацию документооборота; сравнили электронный документооборот с бумажным, выявив недостатки и преимущества.

      Итак, если все обобщить, то  документооборотом является движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Основной составляющей является документ. Организация может как отправлять документ, так и получать его. Главное свойство документ-реквизит.

  В ходе написания реферата была рассмотрена организация документооборота, которая состоит в несколько этапов: прием, регистрация, рассмотрение, передача, контроль исполнения. Основное место хранен6ия документов – канцелярия. Она контролирует движение входящих документов.

      В настоящее время большое распространение  получил электронный документооборот, который имеет преимущества над  бумажным: сокращение времени между  созданием документа и началом  его использования; быстрый поиск  и предоставление необходимой информации и т.д. Однако, не смотря на преимущества, совсем отказаться от бумажного документооборота не получиться.

      Из  выявленных задач реферата можно  сделать вывод, что документооборот  является неотъемлемой частью в организации  работы предприятия. 
 

Список  использованной литературы

1.Андреев, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - 192 с.

2.Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

3. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

4.Пшенко, А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

5.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.

6.Титоренко,  Г.А. Автоматизированные информационные  технологии./Учебник.- М.:ЮНИТИ-ДАНА,2007. [электронный ресурс]