Документооборот

Министерство  образования Нижегородской области

Государственное образовательное учреждение  

Нижегородский государственный инженерно-экономический  институт

(ГОУ  ВПО НГИЭИ) 

   
 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: «Информационные технологии».

Тема: «Документооборот». 
 
 

Выполнила: студентка

экономического факультета

2 курса,  группа 09БО

Созыкина  А.А. 

Проверил: преподаватель

Васин Д.Ю. 

                                                                                      

                                                                                      

                                                                                             
 
 

г. Княгинино

2011г.                                          

                                                         Содержание:                                          С.

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4

2.Жизненный  цикл документов…………………………………………………..6

3.Организация  документооборота……………………………………………….8

4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11

5.Электронный  документооборот……………………………………………....12

Заключение………………………………………………………………………15

Список  использованной литературы…………………………………………...16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Тема  «Документооборот» является актуальной в настоящее время, так как документооборот представляет собой основу в организации работы с документами. Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Характеристикой документооборота является его объем. Это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Следовательно, в данном реферате объектом исследования является документооборот.

     Цель  – рассмотрение такой системы  как документооборот.

     Основные  задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.

      Источники информации теоретической основой  данной работы - материалы периодической печати и материалы электронных ресурсов. 
 
 
 
 
 

1.Документ - основная составляющая документооборота

      Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Основой документооборота является документ.

     Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента.

     Выделяют  несколько типов документов, используемых в работе предприятия:

       - входящие. Это документы от внешних партнеров. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

      -исходящие. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

      -внутренние. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы каждого из этих типов могут  быть  достаточны  разнообразны: письма,  распоряжения,  циркулярные  указания .

  Основное свойство документов — наличие реквизитов.

      Реквизит  состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.

     Документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным  регистрационным номером. Для  входящих  документов  используется   однозначная   их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у  контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться  системой автоматически.

     Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные  только  для него.  В  то  же  время  можно  выделить  общую  часть  реквизитов,   которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести: регистрационный номер документа - однозначно  позволяет  сослаться  на документ,  прошедший через канцелярию.  Структура   регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. Источник документа (контрагент)  -  указывает  на  источник  получения документа. Для входящих  документов  это  сторонняя  организация,  для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия. Ответственный исполнитель документа - указывает  сотрудника,  которому поручено исполнение данного документа или который разработал  документ (для исходящих и  внутренних).  Исполнитель  документа  всегда  только один.

      Организация работы с документами закреплена в различных ГОСТах, разработана  государственной системой документационного  обеспечения управления. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

2.Жизненный цикл документов

      Любой документ вне зависимости от его  структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом  называются «жизненным циклом документа». Жизненный цикл документа — период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Стадия разработки документа включает в себя:

1)разработку содержания документа;

2)оформление  документа;

3)утверждение  документа.

      На  стадии разработки документ считается  неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного  пользователя. Стадия опубликованного  документа включает в себя стадии:

      1)активный (интенсивный) доступ;

      2)активное  хранение документа. Все сроки, которые необходимо хранить тот или иной документ, определяет комиссия экспертов в процессе проведения экспертизы. Они бывают постоянные и временные.  
На постоянные сроки следует определить те виды бумаг, которые считаются ценными практически и содержат исторически важную информацию. Прежде всего, к данному виду бумаг следует отнести отчеты финансового отдела предприятия. Так же сюда включаются бумаги, которые говорят о создании предприятия, о его деятельности, процессах делопроизводства. 
Остальные бумаги следует хранить только временно. Здесь так же есть деление на долгосрочное хранение и краткосрочное. К первому виду относятся все бумаги, которые хранятся больше чем десять лет, с момента исполнения документа. К краткосрочным относят документы, имеющие сроки хранения меньше чем десять лет.  
Практически все документа с отдела кадров определяются как долгосрочные, то есть они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего периода. 3)уничтожение документа. По истечении времени некоторые архивные документы теряют свою ценность для предприятия, однако продолжают оставаться источником информации для конкурентов. Таким образом, для исключения возможности использования устаревших сведений в каких-либо целях происходит уничтожение документов.

      Права на опубликованный документ – право на чтение. Кроме него могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.  
 

3.Организация документооборота

      Основным  принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.

      Основным  инструментом работы с документом является автоматизация рабочего места, по возможности, объединение в локальные сети. Это позволяет централизованно  отслеживать ход дела.

      Основным  местом хранения документов является канцелярия. Основная задача канцелярии – обеспечение движения входящих документов.

      Выделяют  следующие этапы прохождения  документов:

      -прием;

      -регистрация;

      -рассмотрение;

      -передача;

      - контроль исполнения, систематизация,  формирование, составление описи,  передача в архив.

      Прием поступающих в организацию документов осуществляется сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

      При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

      При получении сообщения проверяется  количество полученных страниц и  их читаемость. О неполном получении  сообщения или плохом качестве отдельных  страниц сообщается отправителю.