Документирование управленческой деятельности

Образец телеграммы (для юридического лица)

С УВЕДОМЛЕНИЕМ 

 

Руководителю_______________________________________________

Адрес ______________________________________________________

От кого_____________________________________________________ 

 

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ

Вам необходимо направить денежные средства в счёт погашения долга за отгруженную продукцию ООО «Вита-Гарант» не позднее 3 дней с даты получения телеграммы.

"___"_________201_ г. 

С уважением, ООО  «Вита-Гарант».

г. Новосибирск, ул. Энгельса, д.41 (ООО «Вита-Гарант»)

 

 

 

 

 

 

47. Генеральный директор крупной фирмы направил представителя в филиал с целью детального анализа и оценки эффективности работы его руководителя.

В развитие управленческой ситуации необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие управленческие документы  необходимо изучить представителю  отражающие неблагополучную (кризисную)  обстановку организации? 

2. Какие критерии по оформлению  управленческих документов способствуют  эффективной работе руководителя?

       3. Какая схема прохождения управленческой документации способствует более эффективному решению проблем в организации?

Как уже говорилось ранее, принятие решений является одним  из основных составляющих любого управленческого  процесса.

Процесс принятия решений при кажущейся простоте— очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных рифов, хорошо знакомых профессиональным менеджерам.

В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений. И  в каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, ее организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой.

Тем не менее имеется общее  характерное, для любого процесса принятия решений, где бы он не осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации.

Как мы уже говорили выше, одной из отличительных черт теории принятия решений является наличие в ней методов, позволяющих обрабатывать как количественную, так и качественную (неколичественную) информацию.

При этом в процессе принятия решений большое внимание уделяется использованию методов экспертного оценивания, предназначенных как для работы с количественной, так и с качественной информацией.

Основное назначение экспертных технологий - повышение  профессионализма, а, следовательно, эффективности  принимаемых управленческих решений.

Проблемам, связанным с принятием управленческих решений, сегодня посвящена обширная литература. Здесь мы обсудим основные этапы процесса выработки и принятия управленческих решений, используемые любой организацией.

Возможны разные способы представления процесса принятия решений, в основе которых различные подходы к управлению: системный, количественный, ситуационный и т.д.

Современные технологии принятия управленческих решений, в  т.ч. возможности экспертного оценивания, позволяют при выработке и  принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР) учитывать основные аспекты взаимодействия "ситуация-ЛПР" за счет возможности использования качественных и количественных оценок как формализуемых, так и неформализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.

Для адекватного  представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного  характера. Это обеспечивается с  помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий.

Получаемая  информация о ситуации принятия решения  должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить  к принятию ошибочных и неэффективных  решений.

Представителю необходимо изучить управленческие документы (организационно-правовые), отражающие неблагополучную (кризисную обстановку) организации: учредительный договор, устав, положение об организации, положение о коллегиальных органах управления, структуру и штатную численность, штатное расписание, инструкции по определенным видам деятельности, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

Организационные документы разрабатываются на длительный срок действия, что гарантирует законность и стабильность деятельности предприятия, для разных видов документов установлен различный порядок внесения изменений или порядок пересмотра содержаний, структурные изменения вносятся распорядительными документами руководителя, основное назначение распорядительных документов – это регулирование и координация деятельности, позволяющей органу управления обеспечивать реализацию целей и задач с максимальной эффективностью.

Более эффективному решению проблем в организации  способствует такая схема прохождения  управленческой документации: 1) для организации деятельности необходимо создать пакет организационных документов, в который входят устав, учредительный договор, положение об организации штатное расписание и др; 2) управленческие решения доводятся до исполнителей с помощью распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов – это регулирование и координация деятельности, позволяющей органу управления обеспечивать реализацию целей и задач с максимальной эффективностью. Приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

 

Библиографический список

1. Делопроизводство: Организация  и технологии документационного  обеспечения управления: Учебник  для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

2. Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.

3. Кудряев В.А. и  др. Организация работы с документами.  Учебник для вузов. – М.: Инфра, 2006.

4. Сергиенко В. В.  Документирование управленческой деятельности6 учебное пособие / авт. – сост.: В.В. Сергиенко, В. А.  Суровцева; Центросоюз РФ. – Новосибирск: СибУПК, 2004. – 140 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

Самостоятельная работа

 

Используя материалы  предприятия по месту работы, спроектируйте систему документооборота, отвечающую целям и задачам вашей организации.

Для этого необходимо выполнить следующие задания:

1. Провести анализ  сложившейся системы документооборота:

а) составить оперограммы движения входящих, исходящих и внутренних документов;

Оперограмма процесса управления конфликтами в отделе трудовых отношений ООО «СпецМонтаж».

Таблица 1 –  Оперограмма движения входящих документов ООО "СпеМонтаж"

 

Операции по потоку документов	Исполнители
	Менеджер	Руководитель  предприятия	Секретариат структурного подразделения	Руководитель  структурного подразделения	Исполнители
Приём документов	П
Первичная обработка  документов	П
Предварительное рассмотрение документов				П
Регистрация документов			Р
Рассмотрение  документов		Р
Передача документов исполнителям			П
Исполнение  документов					И

 

б) определить тип применяемой системы документооборота;

В зависимости  от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, система  ООО «Спецмонтаж» относится к  автоматизированному типу документооборота, который обрабатывает  менее 500 документов в год.

 в) вычислить объем документооборота за год, а результаты оформить в соответствующей таблице;

 

Таблица 2 - Объем  документооборота предприятия

Структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние
		по группам  документов	по корреспондентам	по группам  документов	по адресатам	по группам  документов
Бухгалтерия	130	89	10	15	10
Отдел кадров	31	73	10	5	5
Секретариат	17	13	10	10	10
Итого	178	175	30	25	25

 

г) проанализировать систему регламентов по организации документооборота (инструкция по делопроизводству, положение о службе ДОУ, должностные инструкции специалистов службы ДОУ, действующая номенклатура дел и др.);

 

Таблица 3 –  Номенклатура дел в ООО «Спецмонтаж»

ООО «Спецмонтаж» НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ 325 № 51 г. Бердск на 2013 год

УТВЕРЖДАЮ Начальник розничных  продаж должность руководителя ___________ / О.И.  Белых/ подпись расшифровка  подписи «21» 09. 2012 г.

 

№ п/п	Ин-декс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, частей) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	02-03	Инструкция  по делопроизводству	1	5 лет
2	02-03	Положение о  службе ДОУ	1	5 лет
3	02-03	Должностные инструкции специалистов службы ДОУ	6	5 лет
4	02-03	Распоряжения  начальник розничных продаж	8	1 год
5	02-03	Действующая номенклатура дел	1	Постоянно ст. 16

д) оценить уровень качества контроля исполнения документов;

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

 

Лицевая сторона

Входящий номер  и дата регистрации	От кого поступил документ	Количество  листов и экземпляров	Исходящий номер и дата полученного документа*
№18 01.10.2013	Секретаря	1	№18 01.10.2013

 

1. Принять на  работу заместителя руководителя розничных продаж.

2. Сроки работы  директора Линева А.П. в новой должности 1 год.

 

О.И. Белых

О.И. Белых

И.В. Васюков 

Прошу подготовить  проект

приказа о приеме на

работу к 05.09.2013

_________________

Личная подпись

02.09.2013

 

Дата передачи на испол- нение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего  документ	Номер дела, в котором хранится документ или отметка об уничтожении
03.09.2013	О.И. Белых		05.09.2013	№17

 

Отметка о контроле и исполнении ________19____________

                                                               дата, индекс исполнителя (ответа)

 

Адресат, содержание  О принятии на работу              

 

Когда и кем  документ снят с контроля О.И. Белых

Дело      18       Том 1           Листы 1

 

Подпись контролера

Фонд    17

Опись   21 

Дело     3

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

Лицевая сторона

Порядковый регистрационный номер и дата	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в  получении или номер реестра, дата
№18 05.09.2013	Секретаря	1	№18 05.09.2013

 

Просим Вас  найти кандидатуру директора  в течение 30   дней.

О.И. Белых

Оборотная сторона

 

Входящий номер	Номер дела,	Отметка о полученном
исполненного	в которое помещена	ответе, дата
документа	копия документа  и номера листов
5	1	05.09.2013

 

О.И. Белых

И.В. Васюковой 

Прошу подготовить  проект

приказа о приеме на

работу к 05.09.2013

_________________

Личная подпись

05.09.2013

 

Отметка о контроле и исполнении ____18_