Документирование управленческой деятельности

Содержание

 

1. Содержание  понятий: документационное обеспечение  управления (ДОУ), делопроизводство, корреспонденция……………………………………………...3

32. Задание………………………………………………………………………….10

47. Задание………………………………………………………………………….11

Библиографический список………………...……………………………………..14

Приложение    6. Самостоятельная работа…………………………………….....15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Содержание понятий: документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство, корреспонденция.

Основные понятия  сферы документационного обеспечения  управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных  актах.

Документ (документированная  информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа,    в    котором    фиксируется    решение    административных    и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая  работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых - Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система документации (УСД) - это  система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД - это система  документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью  организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документирование - запись информации на различных носителях  по установленным правилам.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях  документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку.

Формирование  дела - группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. ДОУ (Делопроизводство) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это - вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот - движение документов в организации  с момента создания или получения  до отправки или передачи их на хранение.

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

•         прием, регистрация входящей и исходящей  корреспонденции, ее отправка;

•         прием      документов      на      рассмотрение      и      подписание администрацией;

•         контроль за правильностью оформления документов;

•         распределение    рассмотренных    администрацией    документов между структурными подразделениями  и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

•         учет    стадий    прохождения    и    исполнения    документов    с обеспечением их сохранности;

•         систематизация документов и организация  их текущего хранения;

•         проведение экспертизы ценности документов;

•         сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Принято  выделять  несколько  видов  (групп) документов,  работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1) директивные,  информационно-инструктивные и информационно-методические  материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления,  правовые  акты,  инструктивные и  информационные письма,    методические    указания,    требования    к    статистической отчетности и др.);

2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а)     организационных    (устав,    положение,    правила    внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б)  распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в)  справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная     записка,      справка,      акт,      протокол,     доверенность, телефонограмма и пр.)

3)  документы,  связанные с оформлением трудовых  отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4) финансовые  документы.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, Инструкция по ДОУ (делопроизводству), Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Российской  Федерации общие принципы организации  работы с информацией и документацией  определены Федеральным законом  “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

документирование (т. е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы;

документирование  осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ (утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт  России) осуществляет государственное  управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного  обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и  методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько  эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

положение о  службе ДОУ;

должностные инструкции работников;

инструкция  по ДОУ (делопроизводству);

табель и  альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

правила подготовки и оформления управленческих документов;

инструкции  о порядке работы с обращениями  граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного  доступа и др.

Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ  в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся в непосредственном подчинении руководителя.

Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем  учреждения, а функциональные обязанности, права, ответственность работников службы – должностными инструкциями. Примерное положение о службе ДОУ, а также примерная структура должностной инструкции для работников службы ДОУ содержатся в изданной Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающим единые принципы и правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях. Новая редакция (ГСДОУ), разработанная ВНИИ документоведения и архивного дела и подготовленная для утверждения, также содержит положения, в соответствии с которыми должны разрабатываться положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников в учреждениях.

Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда  работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

 

32. Вы работаете офис - менеджером. Вам необходимо составить телеграмму, в которой уведомить Ваших деловых партнеров о сроках оплаты полученной продукции. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.