Документирование трудовых отношений

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим  в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они  соответствовали правилам, формулировкам  действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые  кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством  работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы  по личному составу, трудовая книжка.

“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде  является трудовой договор. С его  помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия  труда, а также прекращают трудовые отношения”. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа  по личному составу – правового  акта,  
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному  составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться  и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и  нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться  в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что  и в интересах работника и  в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям  законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет 

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию  труда, а также определять степень  загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы  повышения производительности своего труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примеры заполнения документов

Должностная инструкция:

 

ООО «Мечта»    

УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                  Генеральный директор

                       И.И. Иванов

01.05.2008    №57   01.05.2008

 

Секретаря-стенографистки

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Секретарь-стенографистка непосредственно подчиняется руководителю предприятия.
2. Секретарь-стенографистка руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией.
3. На должность секретаря-стенографистки назначаются лица с общим средним образованием и специальной подготовкой по установленной программе.
2. ОБЯЗАННОСТИ

 

2.1. Выполнять технические  функции по обеспечению и обслуживанию  работы руководителя предприятия  и его подразделений.

2.2. Принимать, передавать  телефонограммы, записывать и доводить  до сведения руководителя принятые  сообщения, организовывать телефонные  переговоры.

2.3. Получать от подразделений  или исполнителей необходимую  руководителю информацию, вызывать  по его поручению работников.

2.4. Формировать дела в  соответствии с утвержденной  номенклатурой дел, обеспечивать  их сохранность, сдавать в установленные  сроки в архив.

2.5. Выполнять все необходимые  работы по делопроизводству, принимать  корреспонденцию, систематизировать  ее, передавать ее после рассмотрения  руководителем в подразделения  или непосредственно исполнителям, следить за сроками выполнения  поручений руководителя.

2.6. Обеспечивать рабочее  место канцелярскими  принадлежностями, средствами организационной техники,  создавать условия, способствующие  его эффективной работе.

2.7. Принимать документы  на подпись руководителем и  личные заявления работников.

2.8. Организовывать прием  посетителей, содействовать оперативности  рассмотрения дел, обеспечивать  их сохранность, сдавать в установленные  сроки в архив.

2.9. использовать средства  оргтехники.

 

 

3. ПРАВА

3.1. Докладывать  руководителю о всех выявленных недостатках в переделах своей компетенции.

3.2. Вносить  предложения по совершенствованию  работы, связанной с предусмотренными  данной должностной инструкцией  обязанностями.

 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-стенографистка несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных  на нее должностной инструкцией  обязанностей.

 

 

 

Начальник отдела кадров           С.С. Сидоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец сопроводительного письма

 

Здравствуйте, Сергей Сергеевич!

На сайте www.rabota.ru я узнал, что в Вашей компании ООО «Мечта» открыта вакансия: Менеджер по продажам наружной рекламы. Выражаю надежду, что, в связи с развитием, Вам будет интересна моя кандидатура на данную позицию.

В настоящий момент я работаю  в маркетинговом и рекламном  подразделении Холдинга "Cолнышко" на позиции: Специалист по рекламным проектам.

Моими основными задачами является: поиск клиентов для размещения коммерческой информации на предлагаемых компанией носителях, составление  предложений, ведение сделок, взаимодействие со смежными подразделениями компании, работа с рекламными агентствами  и подрядчиками, поддержание имеющийся  клиентской базы.

Имеющийся опыт презентации  продукта, сбора информации о потенциальном  клиенте и навыки общения с  менеджерами всех уровней, позволили  добиться высоких результатов. А  в одной компании достичь звания "лучший сотрудник года".

Внимательно изучив круг обязанностей и требования, предъявляемые к  позиции, предполагаю, что имеющийся  опыт работы и навыки, позволят достичь  высоких показателей, принести прибыль  компании, а мне продолжать расти  в профессиональном и финансовом планах.

К письму прилагаю мое резюме. С удовольствием приму предложение  встретиться с вами и рассказать несколько больше о себе и том, какую пользу, по моему мнению, я  мог бы принести вашей фирме.

С наилучшими пожеланиями,  
Петров В.Д. 
Тел. (111) 111-11-11

 

 

 

 

 

 

 

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР 
с работником ООО "Мечта"

г. Тихвин

№ 337-09

11 июля 2012 г.

 

ООО «Мечта», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Трудягов Василий Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник» действующий в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.  ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

 

1.1. Работа по настоящему  договору является для работника  основным местом работы. За время работы по договору в ООО «Мечта» именуемом в дальнейшем «Фирма», работник обязуется не заключать подобные договоры с другими организациями.

1.2. По настоящему трудовому  договору Работник обязуется выполнять обязанности заместителя директора.

1.3. Условия труда {нормальные, вредные, тяжелые) - нормальные

1.4. Работник подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. Работник обязуется:

- добросовестно выполнять  свои трудовые обязанности, установленные  должностной (квалификационной) инструкцией,  приказы и распоряжения Работодателя;

- подчиняться внутреннему  трудовому распорядку, принятому  в Фирме.

- строго соблюдать нормы,  правила и инструкции охраны  труда, производственной санитарии  и пожарной безопасности;

- бережно относиться к  имуществу Фирмы, в том числе  к находящейся в его пользовании  оргтехнике и оборудованию, обеспечить  сохранность вверенной ему документации;

- правильно и по назначению  использовать переданные ему  для работы оборудование, приборы  и материалы;

- не разглашать в течение  всего времени действия настоящего  договора и после его расторжения,  ставшие ему известными во  время работы в Фирме сведения, относящиеся к коммерческой тайне  Фирмы.

Перечень конкретных обязанностей работника определяется Положением об отделе, должностной (квалификационной) инструкцией, решениями органов управления Фирмы, непосредственно начальника.

1.6. Работник несет персональную  ответственность за закрепленные  за ним материальные ценности, указанные в регистрационных  карточках учета.

1.7. Работодатель обязуется  обеспечивать Работника заданиями,  документацией, оборудованием и  необходимой информацией для  выполнения обусловленной трудовым  договором работы, в соответствии  с его специальностью, квалификацией  и занимаемой должностью.

1.8. Вся произведенная  Работником в период действия  настоящего договора продукция,  в том числе интеллектуального  характера, является собственностью  Фирмы.

1.9. В случаях, установленных  законодательством, Работодатель  имеет право перевести Работника  с учетом его специальности  и квалификации на другую работу  в пределах Фирмы. Перевод Работника  на неквалифицированные работы  не допускается.

1.10. Работодатель обязуется  создать Работнику безопасные  условия труда, установленные  ТК РФ.

1.11. По решению непосредственного  начальника или вышестоящего  должностного лица Фирмы, Работник  может направляться в служебные  командировки с оплатой производственных  расходов в размерах, установленных  законодательством.

2. ОПЛАТА ТРУДА

 

2.1. Работодатель обязуется выплатить Работнику оклад в размере 40 000 рублей и квартальную премию в размере 25 000 рублей.

2.2. Заработная плата выплачивается  Работнику не позднее 25 числа  каждого месяца следующего за  тем месяцем, за который она  была начислена.

3. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ  И ВРЕМЯ ОТДЫХА

 

3.1. Работнику устанавливается  нормированный рабочий день.

3.2. Работнику устанавливается  8 часовой рабочий день.

3.3. Работа в выходные  и праздничные дни проводится  с соблюдением требований трудового  законодательства РФ.

3.4. Очередные отпуска  предоставляются в соответствии  с утвержденным графиком отпусков.

3.5. Работнику устанавливается  ежегодный отпуск продолжительностью:

- основной отпуск 28 календарных  дней;

3.6. С согласия Работодателя, Работнику может быть предоставлен  отпуск без сохранения заработной  платы, если это не отразится  на нормальной работе Фирмы.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ  И ОСНОВАНИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

 

4.1. Настоящий договор  заключается между Работником  и Работодателем бессрочно. Дата  начала работы июля 2009 года.

4.2 Трудовой договор может  быть прекращен или расторгнут  по основаниям, предусмотренным  ТК РФ и указанным в Правилах  внутреннего трудового распорядка.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

 

5.1. Ущерб, нанесенный, Работником  Фирме при исполнении служебных  обязанностей подлежит возмещению  в порядке и размерах, установленных  законодательством. Имущественный  ущерб, причиненный Работником  Фирме не связанный с исполнением  трудовых обязанностей, подлежит  возмещению Работником в полном  объеме.

5.2. В случае возникновения  между сторонами спора он подлежит  урегулированию путем непосредственных  переговоров Работника и Работодателя. Если спор между сторонами  не будет урегулирован путем  переговоров, то он разрешается  в порядке, установленном ТК  РФ.

5.3. Настоящий договор  вступает в силу со дня его  заключения сторонами.

5.4. При прекращении или  расторжении договора все расчеты  между сторонами должны быть  произведены в день увольнения.

5.5. Во всем остальном,  не предусмотренном данным договором,  стороны руководствуются ТК РФ, подзаконными актами и Правилами  внутреннего трудового распорядка.