Документирование кадровой деятельности

Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам. 
Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №   1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу  составляют документы, связанные  с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда(правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №   299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация  по приему на работу:

• заявление о приеме на работу;
• контракт о назначении на должность;
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация  по переводу на другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу.

3. Документация  по увольнению с работы:

• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;

протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении. 
4. Документация по оформлению отпусков:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация  по оформлению поощрений:

• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;
• протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация  по оформлению дисциплинарных взысканий:

• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая  документация:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• график отпусков;
• должностные инструкции.

2. Персональная  документация:

• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка работника.

3. Договорная документация:

• коллективный договор (соглашение);
• трудовой договор.

4. Распорядительная  документация:

• приказы по личному составу.
• 5. Учетная кадровая документация:
• учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная  документация. 
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

• Конституция Российской Федерации;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 22 октября 2004 года №   125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года №   149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №   173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №   225 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №   69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №   1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;
• Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №   33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
• ОКУД;
• Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №   65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);
• ГОСТ Р 51141-98;
• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №   1411);
• Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №   536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;
• Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №   367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);
• «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №   298;
• «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №   37;
• Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №   9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;
• Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;
• Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые  акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые  акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Коллективный договор;
• Штатное расписание;
• Положение о должностной инструкции;
• Положение о защите персональных данных работников;
• Положение по оплате труда;
• Положения о структурных подразделениях и другие.

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели. 

Кадровое делопроизводство – современные требования

Так как основной функцией кадровой службы (отдела) является оформление кадровой документации, есть необходимость рассмотреть современные требования, предъявляемые к оформлению, ведению и архивации кадровой документации.

3.1. Порядок  оформления на работу

Прежде всего надо обратить внимание на методы подбора потенциальных работников.

Это, прежде всего, личная оценка кандидата.

Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы:

1) паспорт;

2) документ об образовании (аттестат, свидетельства, дипломы, сертификаты) поможет определить уровень знаний в необходимой области;

3) трудовая книжка поможет представить трудовую деятельность кандидата;

4) характеристики с прежних мест работы и т. д.

Если вам этого недостаточно, попросите кандидата пройти профессиональный тест. Данный тест обычно составляется кадровиками на основании должностной инструкции по той или иной должности.

Представляю вашему вниманию тест, применяемый в одной организации при отборе кандидатов (Приложение 2).

После тестирования составляется оценка кандидата (Приложение 3).

Самым важным (в правомерности действий) в стадии приема на работу является, как не парадоксально, отказ в приеме на работу по тем или иным основаниям. Так вот, эти основания должны быть обоснованными и законными, иначе ваша организация и, в частности, кадровая служба (отдел) столкнется с судебными разбирательствами.

Прием на работу обуславливает заключение трудового договора.

Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключение трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. На этот счет имеется также уголовное преследование за необоснованный отказ в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до тех лет в соответствии со ст. 145 УК РФ, то есть данный отказ рассматривается как преступление и влечет наказание в виде штрафа в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов.

Действующее законодательство содержит лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не вправе отказать в приеме на работу лицу, ищущему работу и поэтому вопрос о том, имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается в судебном разбирательстве в каждом конкретном случае.

Надо отметить, что если работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным.

Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли) (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»[9]).

Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например, наличие российского гражданства, являющееся в соответствии с п. 1 ст. 21 Федерального закона РФ от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[10] обязательным условием для принятия на государственную службу), либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).