Документирование кадровой деятельности

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку "Личные карточки работников организации", которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

Каждый пункт приказа по личному составу - правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. - 1997. № 1. - с. 20 - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список использованной литературы

I. Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации" Унифицированная система организационно-распорядительной документации. "Требованиям к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.

2. Закон Российской Федерации  от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках  народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и  Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке  Российской Федерации".

3. Межотраслевые укрупненные нормативы  времени на работы по комплектованию  и учету кадров, утвержденные  Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.

4. Постановление Госкомтруда СССР  по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984.

5. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ  от 10.10.2003 N 69 "об утверждении инструкции  по заполнению трудовых книжек"

6. Постановление Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства  РФ от 01.03.2008 N 132);

7. ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ от 30.12.2001 N 197-ФЗ принят  ГД ФС РФ 21.12.2001 (ред. От 30.12.2008)

8. Федеральный конституционный  закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О  Государственном гербе Российской  Федерации". Собрание законодательства  РФ. 2000. N 52 (ч. I). Ст.5021 (в ред. Федеральных  конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ).

II. Литература

9. Алимова Н.А. Большой справочник  кадровика. / Н.А. Алимова. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2007. - 536 с.

10. Андреева В.И. Делопроизводство. /В.И. Андреева Изд.6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

11. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе. Практическое  пособие с образцами документов. Изд.4-е, испр. и доп. / В.И. Андреева - М.: Интел-Синтез, 2006.

12. Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия / М.И. Басаков. - Ростов-н/Д, 2002.

13. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков. - Экспресс-справочник для студентов вузов.М., 2004.

14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Уч. - метод. Пособие / Т.А. Быкова. - М., 1996.

15. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе /А.В. Верховцев - М.: ИНФРА - М, 2003.

16. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина - Омега-Л, 2007.

17. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс  делопроизводства: Учебное пособие.4-е  изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: Феникс, 2004.

18. Красавин А.С. Проблемы документационного  обеспечения управления кадрами / А.С. Красавин // Делопроизводство. - 2000. - №2

19. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф.В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2006.

20. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

21. Кузнецова Т.В. Документы и  делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост.М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991 - 271 с.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999 - 818 с.

23. Кузнецова Т.В. Составление и  оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих  фирм, общественных организаций  и государственных структур. /Под  ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд.2-е. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999 - 224с.

24. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №8.

25. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №9.

26. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №10.

27. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №11.

28. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования  в законодательных актах Российской  Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2007. - №1

29. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования  в законодательных актах Российской  Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2007. - №2.

30. Ларин М.В. Управление документацией  и новые информационные технологии/ М.В. Ларин - М.: Научная книга, 1988.137 с.

31. Ларин М.В. Управление документацией  в организациях: проблемы истории  и методологии / М.В. Ларин // Делопроизводитель - 2003 - №2.

32. Ларин М.В. Развитие понятия "документ"/ М.В. Ларин // Делопроизводство. 2000. N 1. С.5-9.

33. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. / Н.С. Ларьков. - Томск: ТГУ, 2000.126 с.

34. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству/ В.Н. Маркин - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

35. Рогожин М.Ю. Документы кадровой  службы предприятия / М.Ю. Рогожин. - ГроссМедиа, 2008.

36. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению.3-е изд., доп. и перераб. / М.В. Стенюков - М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

37. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая - М., 1999.

Приложение

Устав ОАО "Учалинский рынок"

Правила внутреннего трудового распорядка ОАО "Учалинский рынок"

Штатное расписание ОАО "Учалинский рынок" (Унифицированная форма Т-3)

Трудовой договор

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма Т-1)

Личная карточка работника (Унифицированная форма Т-2)

 

 

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»). 

 

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора  и прием на работу;

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● поощрение работников;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● аттестация работников;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке,  свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).