Документ и его значение, виды групп документов

 

 

 2.4.  Правила составления и оформления справки.

 

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий, в том числе биографического или служебного характера.

Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера  представляются по запросу вышестоящих  организаций, а также сторонних  учреждений и организаций. Такие  справки оформляются на бланке и  имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный  номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие  организации, заверяются печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам  организаций для подтверждения  факта их работы, зарплаты, трудового  стажа и др. Справка должна иметь  следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника в (именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.

Организация, в которую  предоставляется справка, обязательно  указывается в ее тексте.

 

Заключение.

   Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе. Учреждения  государственной  архивной службы оказывают министерствам  и  ведомствам  организационно-методическую  помощь   во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления,  в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные  документы  по  системе документационного  обеспечения,  разрабатывают методические  документы  по   отдельным   вопросам   документационного обеспечения управления. 
   В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при   разработке производственных  документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. 
 Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует  разумного сочетания   формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой, в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

Список используемой литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики. 
Национальная экономика в целом», Москва, 2009.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 2011.

3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,проблемы и политика», Москва, 2010. 

4. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.) 
 
5. http://knowledge.allbest.ru/audit/3c0a65625b2ac68b5d43b89421316d37_0.html 
 
6. http://www.bestreferat.ru/referat-225587.html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

____________________(организация)  "___"____________200__г.  гор. ___________________     Штатное расписание   аппарата организации  на __________ год

Утверждаю   штат в количестве ___10___  единиц с месячным фондом  заработной платы _15200_ рублей   Директор организации  _______________(ФИО) _________ (подпись)     (печать)

	Наименование подразделений  и должностей	Число штатных единиц	Месячный должностной  оклад, руб.	Персональная надбавка, руб.	Итого зарплата, руб.	Номер и дата приказа
1. Руководство  организации
03	Директор	1	5000	-	5000	№ 1 от 03.03.03
02	Заместитель директора по производству	1	3000	1000	4000	№ 1 от 03.03.03
03	Заместитель директора по коммерции	1	3000	500	3500	№ 1 от 03.03.03
	Итого	3	11000	1500	1250
2. Специалисты при руководстве
04	Офис-секретарь	1	2000	-	2000	№2 от 03.03.03
05	Юрисконсульт-кадровик	1	2000	500	2500	№2 от 03.03.03
	Итого	2	4000	500	4500
3. Производственно-технический отдел
06	Начальник отдела	1	2500	500	3000	№3от 03.03.03
07	ст. Экономист по планированию	1	2000	400	2400	№ З от 03.03.03
08	Программист-оператор	1	1800	-	1800	№3от 03.03.03
09	Инженер-технолог	1	1600	-	1600	№3от 03.03.03
10	Инженер по качеству	1	1600	200	1800	№3от 03.03.03
	Итого	5	9500	1100	10600	-
	Всего по предприятию	10	7200	8000	15200	-
	В расчете на 1 работника	1	1800	200	2000	-

                     

 

Приложение №2

Форма докладной записки

 

 

Наименование                                                         Адресат

структурного

подразделения

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                РЕЗОЛЮЦИЯ

 

00.00.0000           № 00

 

Заголовок

                           

                                    

                                        ТЕКСТ          

 

 

 

 

 

Наименование должности        Личная подпись             Расшифровка подписи 

         

 

 

 

 

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример докладной записки

 

 

Бухгалтерия                                                                      Директору

                                                                                           ООО «ПОЛИМЕР»

                                                                                           И.К. Савельеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

2005. № 3

 

 

О применении штрафных

санкций

 

 

 

Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу  ЗАО «Спецоснастка», задерживающему в течении двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.

 

 

 

 

 

 

 

Гл. бухгалтер                         Журавлева                       М.П. Журавлева

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №3

Форма объяснительной записки

 

 

Наименование                                                         Адресат

структурного

подразделения

 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                                РЕЗОЛЮЦИЯ

 

00.00.0000                          № 00

 

 

                           

 

                                    

                                        ТЕКСТ          

 

 

 

 

Наименование должности        Личная подпись             Расшифровка подписи 

          

 

 

 

 

 

 

 

 

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример объяснительной записки

 

 

 

Отдел маркетинга                                                          Директору

                                                                                         ООО «КОНСУЛЬТАНТ»

                                                                                         М.П. Устиновой

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

2005. № 5

 

Об опоздании на работу

 

 

28.09.2005 я опоздал на  работу на 45 мин. из-за транспортной  аварии. Справку, выданную автотранспортным  предприятием, прилагаю.

 

 

 

 

Менеджер                                      Юдин                                            М.И. Юдин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №4

 

 

Пример справки

 

 

ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»                                             Директору

Московский филиал                                                     ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ»

 

СПРАВКА                                                                    А.Б. Иванову

 

2005. № 1

 

Москва

 

О закупке мебели и 

оборудования 

 

 

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2005г. были закуплены следующие  комплекты мебели и оборудования:

 

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место установки

 

Справка составлена на основании…

 

 

Главный бухгалтер                    Медведев                                В.П. Медведев

 

 

 

Павлова Анна Петровна

8(495)-444-44-44