Документ и его значение, виды групп документов

Основными функциональными  частями (компонентами) системы автоматизации  делопроизводства в управлении организациями:

- средства и правила  создания документов;

- ведения их электронного  архива;

- поддержки документооборота  и при этом базироваться на  программно-технических платформах  предприятия.

Положительные стороны внедрения  автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.
5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет  относиться к делопроизводству как  к  эффективному и гибкому инструменту  реализации различного рода инноваций  в этой области.

Автоматизированные системы  ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют  реализовать любую степень децентрализации  делопроизводства при одновременном  обеспечении централизованного  учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции  регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем  своих руководителей. Таким образом, организация может динамично  перестраивать свою структуру без  потери управляемости.

Использование средств автоматизации  делопроизводства способно  обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами: эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости  от индивидуального технологического опыта персонала: сокращение временных  циклов работы с документами и  создание единого документального  пространства, и полный контроль за регистрацией и движение документов и исполнительской дисциплиной.

 

1.4.Научная организация  управленческого труда как фактор  повышения эффективности управления  и делопроизводства.

Делопроизводство - одна из функций  управления, основанная на научной  организации с применением современной  техники, а мы живём в эпоху  научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в  работе.

Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению  конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки  и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация  труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между  этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению  одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности. Если производство чутко реагирует  на все новое, что появляется в  области организации труда, и  систематически внедряет его в свою практику, то мы вправе говорить о научной  организации труда (НОТ). Научный  подход к организации труда позволяет  наилучшим образом соединить  в процессе производства технику  и людей, обеспечивает наиболее эффективное  использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и  рост производительности труда. Он направлен  на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда. Важным признаком  НОТ является ее направленность на решение взаимосвязанных групп  задач: "экономических (экономия ресурсов, повышение качества продукции, рост результативности производства); " психофизиологических (оздоровление производственной среды, гармонизация психофизиологических нагрузок на человека, снижение тяжести и  нервно-психической напряженности  труда);" социальных (повышение разнообразия труда, его содержательности, престижности, обеспечение полноценной оплаты труда). Развитием представлений о задачах НОТ являются положения о ее функциях, т.е. специфических особенностях проявления НОТ на предприятии, ее воздействии на различные стороны производства. Категория "функция" предоставляет возможность конкретизировать общие задачи НОТ, выделить в пределах каждой из них особенные направления воздействия НОТ на производство и его субъект - человека, выявить принципиальные различия между организацией труда научной и "обычной", которая зачастую упускает важные моменты в организации трудовой деятельности, что чревато потерями для производства.

 

Научный подход к организации труда  позволяет наилучшим образом  соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.

 

 

2.Глава. Практическая  часть.

2.1.Правила составления  и оформления штатного расписания.

Штатное расписание может  составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, главный  экономист, кадровик, бухгалтер). Перед  его составлением необходимо определить организационную структуру компании для дальнейшего распределения  людских и материальных ресурсов в зависимости от направления  деятельности и тех целей, для  которых создана компания.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера  заработной платы.

При составлении штатного расписания используется  унифицированная формы штатного расписания № Т-3, которая  утверждена постановлением Госкомстата РФ №1от 5 января 2004 г. Составляют штатное расписание работники на которых возложена эта обязанность приказом. При составлении штатного расписания  у руководителей структурных подразделений может запрашиваться информация о необходимости увеличить или уменьшить численность работников по какой-то должности (специальности, профессии), ввести новые должности и др.

Штатное расписание содержит следующие сведения:

• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки и пр.

 

 

2.2. Правила составления и оформления докладной записки.

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному  или устному) руководителя.

По содержанию докладные  записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной  записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она  считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например в  вышестоящую организацию, то – внешней. Внешние докладные записки оформляются  на бланке, внутренние – на обычном  листе бумаги.

Внешняя докладная записка  должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренние докладные  записки составляют на стандартном  листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных  в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению  документов». И включает в себя: название структурного подразделения, вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Во внутренней докладной  записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автор документа. Наименование вида документа пишется  прописными буквами и может располагаться  по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки  пишутся на одной строке. Дата оформляется  арабскими цифрами, или буквенно-числовым способом. Датой внутренней докладной  записки будет дата составления  и подписания. Регистрационный номер  на внутренней докладной записке  проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости  от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки  заинтересованными лицами, на ней  проставляют визы согласования, а  после принятия решения – резолюция  руководителя. Вынесение резолюции  является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Текст инициативной докладной  записки состоит из вводной и  заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

Докладная записка может  иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется  по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о/об» и отглагольного существительного в предложном падеже.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет  основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной  записки являются представления. Они  используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения  в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях  поощрения работников, наложения  взысканий, проведения аттестации.

Другой разновидностью докладной  записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и  организационно-правовых форм с той  же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная  записка – документ, не имеющий  официального статуса. Ни в одном  нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Если имеются приложение к докладной записке, то отметка  о нем делается до оформления подписи.

 

2.3. Правила составления и оформления объяснительной записки.

 

Объяснительная  записка – внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей  по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении  нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка  такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки  будет дата ее составления. Текст  объяснительной записки должен содержать  описание фактов, послуживших поводом  к ее написанию, и аргументы, объясняющие  происшествие, смягчающие проступок  служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается  должность, личная подпись, инициалы и  фамилия.

Объяснительная записка  издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может  содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении  его в дело.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей – констатирующей и основной. В констатирующей части  излагаются поступки автора, объясняются  мотивы этих поступков и сложившиеся  у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся  ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться  документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства.