Договорно-правовые документы

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном  экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным  исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала  застенографирована, записана скорописью или с помощью современной  звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая  телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов  и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие  реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит адресат оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Пример смотреть в Приложении №3.

 

Заключение

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации.

Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // СЗ РФ, 2006, N 31 (ч.1), ст. 3448.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ. Положение о Федеральном архивном агентстве». – М.: Приор, 2005. – 32 с.
3. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления". // Делопроизводство, 2000, N 1, с. 71-83.
4. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. - М.: РГГУ, 2006.
5. Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство, 2000, N 1, с. 17-19.
6. Кузнецова Т.В.    Подготовка секретарей-референтов высшей квалификации // Секретарское дело, 2000, N 3, с. 3-5.
7. Кузнецова Т.В. Секретарь-референт – высокопрофессиональный помощник руководителя // Секретарское дело, 2004, N 03, с. 4-5.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления (Тезисы доклада) // Делопроизводство, 2003, N 2, с. 12-13.
9. Кудряева В.А. Организация работы с документами. Учебник– 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
10. Специалисты Росархива – о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. – 2007. – №4. – С. 30-38.

 

 

 

Приложение  №1

 

Образец письма-напоминания

 

 

Директору И.О. Иванову 

ОАО «Торговый Холдинг»  

 

Письмом № 207 от 12.09.09г мы сообщали Вам, что в связи с увеличением торговых площадей магазина «Стройка» наше предприятие ООО «Колор» готово принять от Вас дополнительно торговое оборудование на сумму 10 млн. руб. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на поставку. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей организацией и прибегнуть к услугам иных фирм-поставщиков торгового оборудования.

 

 

Подпись    __________________________

ФИО          __________________________

Старший менеджер по работе с клиентами

 

 

 

 

 

 

Приложение  №2

СПРАВКА  
Исх. № ____ от «___» ______200_г.

Настоящая справка дана (ФИО)_________________________________ (дд/мм/гг)_______ года рождения в том, что он/она действительно работает в ООО "КВЕСТА" в должности старшего менеджера по работе с клиентами с 11.11.2006г с ежемесячным окладом 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

Справка дана по месту  требования.

Директор _____________ /ФИО/

Главный бухгалтер _______________ / ФИО/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  №3

Форма телефонограммы

 

ООО «КВЕСТА»                                            Учередителям ОАО «Ланта»

Передал-заместитель                                      Принял- начальник канцелярии

генерального директора                                 Бутова И.С.

Киреев О.Т.                                                     

т. 369 37 32                                                      т.356-78-98

13 час. 20 мин.                                                  ___час. ____мин.                   

ТЕЛЕФОНОГРАММА

 

20.09.09 № 47

 

 

 

22 сентября 2009 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний компании ООО «КВЕСТА» (ул.Орджоникидзе, д.4) состоится совещание о порядке финансирования филиалов группы компаний ОАО «Ланта» в 2009/10 году.

Явка учередителей ОАО «Ланта», генерального директора и финансового директора ОАО «Ланта» обязательна.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заместитель руководителя Л.В. Ковалев

 

 

В дело             №____.____

 

Подпись                                                                   Дата «____»_________20__г.