Договорно-правовые документы

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей».  

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа;
• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;
• содержание доверенности;
• наименование предприятия, в котором должны быть произведены операции по доверенности;
• подпись лица, выдавшего доверенность;
• дата выдачи доверенности;
• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
• дата удостоверения подписи;
• печать.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

1.7. Коммерческие  акты

Коммерческие акты  составляются при несоответствии между  наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам.  В последнем  случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана  составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Реквизиты коммерческого  акта:

• наименование документа;
• номер, дата и место составления;
• скорость перевозки грузов;
• номер и дата накладной;
• наименование пунктов отправителя и назначения;
• наименование отправителя и получателя;
• сведения о средствах транспорта и соответствующие отметки в накладной;
• результаты проверки груза;
• описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков;
• заключение экспертизы;
• дополнительные сведения и отметки;
• подписи лиц, составивших коммерческий акт.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

2. Архивное хранение  документов

Информация, содержащаяся в документах, – это один из наиболее ценных активов компании. Поэтому  защита этого актива - обеспечение  безопасности документов компании и  ограничение доступа к ним, является первоочередной задачей любого бизнеса. Многие компании инвестируют огромные средства в создание своих архивов, в частности, в хранение бухгалтерских документов, и все же поисковая система работает слишком медленно, и документы часто теряются.

Рассматривая архивное хранение с точки зрения всех документов, обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз вспомнить о двойственности понимания этого термина людьми, не знакомыми с архивным делом. Специалисты информационной отрасли зачастую называют архивным хранением документов и просто длительное хранение информации, и архивное хранение документов в соответствии с нормативными документами Федеральной архивной службы России (Росархива). К тому же при всей ориентированности на безбумажные технологии не следует забывать о том, что в органах власти архивному хранению еще очень долго будут подлежать и бумажные документы.

Хранение архивных документов –  обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Законодательной базой, на которой  основывается весь процесс организации  архивного хранения документов, является федеральный закон от  22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации. Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые изменения.

Настоящий закон регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и уникальные документы,  государственный и муниципальный архивы,  постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных  между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

• государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);
• муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

Таким образом, отечественная сеть архивов сегодня представлена следующим образом:

• одиннадцать федеральных архивов;
• региональные государственные архивы;
• муниципальные, городские или архивы местных образований;
• федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).
• владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);
• пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации, муниципальных  образований в области архивного  дела.

3. Практическое  задание

Необходимо составить  письмо-напоминание в адрес поставщика, оформить справку  о занимаемой мною должности с указанием заработной платы, составить телефонограмму.

3.1. Письмо-напоминание

Деловая переписка (служебная  переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой  переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Письмо-напиминание является одной из разновидностей писем по назначению в деловой деятельности. Целью такого письма является побуждение адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-напоминание следует  направлять тогда, когда не удается  с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить  те или иные обязательства (см. Приложение №1).

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что...», «по проекту совместного строительства Вы должны...», «в соответствии с... Вы должны...», «Напоминаем Вам, что...», «Ваша задолженность по оплате... составляет...» , «срок предоставления условий договора истекает…», «Несмотря на неоднократные напоминания…», «Ваша фирма до сих пор не представила...», «мы до сих пор не получили...».

3.2. Справка с места работы

Справки с места работы занимают особое место в составе документации по кадрам (личному составу). Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

1) место работы (организация и ее структурное подразделение);

2) должность или профессия;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии);

4) размер заработной  платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов. Пример справки о зарплате с указанием занимаемой должности смотреть в Приложении №2.

Согласно статье 62 Трудового  кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в  справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Справка с места работы заверяется печатью организации.

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью специального журнала или книги (образец приводится в разделе «Бумаги»). Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.

3.3. Телефонограмма

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь  и, прежде всего, в деловую сферу. На сегодняшний день ни одно современное  предприятие не может обойтись без развитой системы телефонных коммуникаций.

Каждая компания в  пределах своей компетенции ведет  переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа  передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, рассмотрим последнее.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и  цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно  по телефону и записывается получателем).