Делопроизводство в управлении персоналом

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым  поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Нумеруются приказы в течение  календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с  приказом. Сотрудник должен поставить  свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись  работника, дату ознакомления.

Срок хранения приказов 75 лет.

 

 

 

 

4. Подготовка, оформление и порядок утверждения  должностных инструкций работников.

 

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной  работы.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Должностную инструкцию разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается  с юристом, специалистами отдела труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителем  организации или распорядительным актом.

Изменения в  должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом. Датой введения инструкции в  действие является дата ее утверждения ( если в тексте не указана другая дата).

Текст инструкции носит характер указаний – рекомендуются  четкие формулировки с распорядительными  словами: «должен», «имеет право», «не  допускается», «запрещается» и т.д. текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты  учета, акта, плана здания и т.п.), то проект бланка этого документа  должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования прилагаемого документа.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Требования  должностной инструкции являются обязательными  для сотрудника, работающего в  данной должности, с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

 

5. Правовые аспекты приема и  высвобождения работников. Задачи  менеджера по персоналу при  сокращении штатов.

Прием на работу оформляется  приказом работодателя, который издается на основании трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный  срок со дня подписания трудового  договора под расписку.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  трудового распорядка, нормативными актами, которые имеют отношения  к характеру работы и трудовым функциям работника, с коллективным договором. Оформление ознакомления работника  с вышеприведенными документами  производится письменно под расписку.

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах  и подписывается сторонами.

Трудовой договор считается  заключенным, даже если он не оформлен надлежащим образом, если работник фактически приступил к работе с ведома или  по поручению работодателя и работодатель обязан оформить с ним трудовой договор  не позднее трех дней с момента  преступления работника к своим  обязанностям.

Высвобождение работников –  это одно из направлений кадрового  планирования в организации.

При высвобождении персонала необходимо соблюдать трудовое законодательство, придерживаться четких, максимально  объективных критериев отбора, привязки к рабочим местам, минимизировать затраты и получать экономию, пытаться избежать последующих и связанных  затрат, вести процесс высвобождения  персонала открыто, информируя работников, использовать компенсации и оказывать  помощь в трудоустройстве.

В соответствии с трудовым законодательством РФ при увольнении по сокращению численности  или штата преимущественное право  на оставление на работе предоставляется  работникам с более высокой производительностью  труда и квалификацией. В случае равной производительности предпочтение отдается:

• семейным (имеющим двух и более иждивенцев и тем, в семье которых нет других лиц с самостоятельным заработком);
• работникам, имеющим длительный стаж непрерывной работы в данной организации;
• получившим в ней увечье или профессиональное заболевание;
• сотрудникам, которые повышают свою квалификацию без отрыва от производства в высших и средних специальных учебных заведениях в соответствии с выполняемой работой, и ряду других категорий работников.

Обо всех изменениях в соответствии с требованиями трудового  законодательства РФ работник должен быть поставлен в известность  не позднее чем за два месяца, и если он при этом будет возражать против продолжения работы в новых условиях, трудовой договор прекращается. В течение срока предупреждения работник должен выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила трудового распорядка.

При любой возможности сокращения следует  избегать психологических последствий  или максимально смягчать их, используя  для этого все имеющиеся возможности. Задачи менеджера по персоналу состоят  в применении недирективных методов  сокращения персонала. Они связаны  с доведением до индивидуального  сознания каждого работника необходимости  изменить  свое поведение, место  в структуре, задуматься о необходимости  оставаться именно в этой организации. Основной инструмент недирективного сокращения – эмоционально-ценностные мотивы при формировании решения об увольнении, и, в конечном итоге, принятие каждым решения или преодоление негативного  отношения к решению руководства  о возможностях ухода из организации. Именно недирективные методы позволяют  получить экономический и психологический  эффект от сокращения персонала.

 

6. Делопроизводство в управлении  персоналом в

 ГП Типографии МСЗН

Государственное предприятие Типография Министерства социальной защиты населения  РФ, именуемое в дальнейшем Предприятие, создано в соответствии с распоряжением  Совета Министров РСФСР от 17 декабря 1949г. № 3491-р и переведено на полный хозяйственный расчет приказом Министерства социального обеспечения РСФСР  № 1-1309 от 17 октября 1990г. Учредителем  Предприятия является Министерство социальной защиты РФ.

Целью создания Предприятия повышения финансовой эффективности использования государственного имущества, а также внедрение  новых видов услуг для предприятий  и граждан и получение прибыли.

Для достижения этой цели Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

• выпуск книжно-журнальной продукции, пенсионных удостоверений, бланков и иной документации для обеспечения потребностей Министерства социальной защиты населения РФ и других организаций; 
• осуществление всех видов типографских и полиграфических работ, в том числе с использованием собственной и арендованной технической базы;
• выполнение типографских работ, связанных с изданием научных произведений, произведений литературы и искусства на основе договоров с авторами (лицами, владеющими авторскими правами) и издательскими организациями;
• выполнение дизайнерского проектирования, выполнение художественно-оформительских работ, создание и размещение рекламных материалов;
• организация и проведение стажировок, осуществление различных программ обучения, повышения квалификации;
• коммерческо-посредническая деятельность.

Поскольку ГП Типография МСЗН является малым  предприятием на нем не существует специализированной службы по управлению персоналом.  Организацией процесса управления персоналом занимается руководитель ГП Типографии МСЗН.  Кадровую работу выполняет ответственный за ее ведение  сотрудник – зам. главного бухгалтера. Общая численность персонала  предприятия 28 человек. 

В состав документации входят такие  документы: приказ о приеме на работу, личная карточка, приказ о предоставлении отпуска, приказ о прекращении трудового  договора. Приказ о приеме на работу применяется для учета вновь  принятых на работу. Заполняется в  одном экземпляре работником отвечающим за ведение кадровой документации. Первым этапом подготовки приказа является составление проекта и его  визирование лицом, ответственным за прием.  Далее руководитель предприятия дает свое заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта  приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и предполагаемая продолжительность испытательного срока.

 

Согласие работника  с условиями и оплатой, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки  о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарной  безопасности и другие отметки проставляются  на оборотной стороне формы. После  с подписанным руководителем  приказом под расписку знакомится работник. На последнем этапе в работе над  приказом о принятии на работу он используется как основание для заполнения личной карточки и внесения отметки  о зачислении в трудовую книжку.

На основе приказа  о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома об окончании образовательного учреждения и других документов заполняется  личная карточка работника.

Если у вновь  поступившего работника нет трудовой книжки, то ее заводят пишут дату поступления работника на данное предприятие, название предприятий, на какую должность принят работник, а при увольнении заполняется  дата увольнения с данного предприятия.

На каждого  работника заводится «личное  дело», документы в нем располагаются  в определенном порядке. Внутренняя опись документов дела, исполнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление  о приеме на работу, копия приказа  о приеме на работу на определенную должность. В дальнейшем по мере формирования в личное дело подшиваются документы: характеризующие изменение анкетно-биографических данных (например, копия свидетельства  о браке); характеризующие профессиональные и личные качества работника (например, характеристики, отзывы, резюме, аттестационные листы).

Перед началом  нового календарного года на ГП Типографии МСЗН составляется график отпусков. В  нем отражается распределение отпусков работников на предстоящий календарный  год.  За две недели до отпуска  работник пишет заявление на предоставление ему отпуска. Приказ о предоставлении отпуска заполняется в одном  экземпляре. Документ подписывается  начальником подразделения и  руководителем организации. В личной карточке делаются соответствующие  отметки на основании приказа  о предоставлении отпуска, а бухгалтерия  производит расчет заработной платы.

В типографии МСЗН пользуются квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. В нем указаны  квалификационные характеристики должностей работников, функции и должностные  обязанности которых связаны  со становлением и развитием рыночных экономических отношений.

При оформлении увольнения работника применяется  приказ о прекращении трудового  договора. Подписывается начальником  подразделения и руководитель предприятия.  На основании приказа бухгалтерией производится расчет с работником причитающейся  ему суммы выплат.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе была рассмотрена документация кадровой службы, которая играет особую роль в жизни человека, так как  в ней отражена трудовая деятельность работников, подтверждающая трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо  учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о  наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель  предприятия несет персональную ответственность за документированный  фонд, образующийся на предприятии, и  должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и  инспекторов труда – сотрудников  Рострудинспекции, органы которые действуют  при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права  которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно  рычагов, чтобы заставить каждого  чтить требования законодательства о труде».