Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996.

Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997.

В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие.-М.: Высш.шк., 1990.-303 с.: ил.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.-М., Издательство стандартов, 1997.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с.

Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.

Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с.

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 с.

Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с.

Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш.шк.., 1989. - 383 с.: ил.

Стандарт предприятия . Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995.

Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М., Советское радио, 1973. - 560 с.

Устав Таганрогского государственного радиотехнического университета. Таганрог. 1997. - 39с.

Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М., ИПКИР, 1994.

Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.

Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996.

Наименование системы документации

Назначение

Виды документов

Органы  участвующие в их составлении

1

2

3

4

Организационно-правовая документация

организация системы и процессов управления

устав организации; положения об организации  и о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

руководство учреждения или подразделения

Плановая документация

формулирует основные направления и общее содержание работ

план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема

руководство организации

Распорядительная документация

регулирование деятельности и деятельности, входящих в его систему

Коллегиальное принятие решения - постановления и решения;

Единоличное принятие решения - приказы, указания, распоряжения

Коллегиальное принятие решения;

Единоличное принятие решения

Справочная документация

содержит объективную и достоверную информацию

акты; справки; докладные записки; переписка и др.

от нижестоящего работника к вышестоящему

Отчетная документация

позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой

отчет или справка отчетного характера

структурные подразделения

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

Помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 - герб субъекта Российской Федерации;

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Помещают на бланках в соответствии с уставом

04 - код организации;

Проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций

05 - код формы документа;

Проставляют по общественному классификатору управленческой документации

06 - наименование организации;

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации

07 - справочные данные об организации;

Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. сведения по усмотрению

08 - наименование вида документа;

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

09 - дата документа;

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.

10 - регистрационный номер документа;

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Включает регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер  дату документа, на который дается ответ

12 - место составления или издания документа;

Место составление или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к  документу;

Проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации

                                                                        Продолжение таблицы 1

14 - адресат;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

15 - гриф утверждения документа;

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемыми документами. При утверждении документа;

- должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

- постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера

Располагается в правом верхнем углу документа.

16 - резолюция;

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

17 - заголовок к тексту;

Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа

18 - отметка о контроле;

Отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К” или штампом “Контроль”

19 - текст документа;

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой сплошной связный текст составляется на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации.

20 - отметка о наличии приложения;

Оформляют следующим образом:

Приложение на 5 л. в 2 экз.

21 - подпись;

Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

22 - гриф сог.док-та;

23 - визы согласования документа;

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего

                                                                          Окончание таблицы 1

24 - печать;

На документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности, ставится оттиск печати. В государственных организациях применяют гербовую печать и печать организации. В негосударственных организациях — печать организации.

25 - отметка о заверении копии;

При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица, например: "Верно".

26 - отметка об исполнителе;

Включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Содержит порядковый номер и дату поступления документа

29 - отметка для автоматического поиска документа

Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

№ п/п

Наименование выполняемых работ

Срок выполнения

Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к совету:

  а)явочный лист;

  б)повестка дня для всех  членов совета;

  в)выписки из протоколов.

Ежемесячно

Подготовка к новому учебному году.

Заключение контрактов на обучение.  Оформление контрактов

июль-август

Предоставление общежития(рассмотрение  заявлений, подготовка приказа)

до 01.09

Ввод данных по общежитию в базу данных

Подготовка приказов на восстановление студентов из академического отпуска  (определение списка дисциплин по которым возникли задолженности из-за различия в учебных планах)

до 30.08

Прием дел (учебных карточек) студентов  на 3 курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка приказа о переименовании групп

до 15.09

Формирование уточненного контингента  студентов согласно приказам (внесение  изменений в книгу движения контингента  и карточки студентов)

15.09

Ввод изменений по движению контингента  в компьютер.

   а)Восстановление из академического  отпуска

   б)Перевод с других специальностей

   в)Перевод из других вузов

   г)Перевод из группы в  группу

   д)Изменение фамилии

   е)Назначение (изменение) старост  в группах

   ж)Предоставление академического  отпуска

   з)Отчисление задолжников

Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное управление

до 20.09

Распечатка и сдача в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.

до 25.09.

Распечатка алфавитных списков студентов

до 27.09.

Подготовка и уточнение учебных планов специальностей на новый учебный год

   а)распечатка учебных  планов  специальностей

до 10.09.

Подключение к международной сети  INTERNET

Подготовка учебных планов аспирантов

Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных НИР

Отчеты факультета о хоздоговорных и  госбюджетных НИР

                                                                       Продолжение

таблицы 2

Контроль за учебой аспирантов факультета

Участие в подготовке и работе СНТК,  НТК,ППС

Подготовка приказов по ГЭК

до 01.12.

Регистрация приказов в книге регистрации приказов Внесение изменений в соответствии с приказами в книгу движения контингента, в карточки студентов,в базу данных

по мере поступления

Выдача справок студентам

по необходимости

Выписка академических справок

по заявлению

Восстановление дубликатов студенческих билетов, книжек, дипломов ( только во время работы гос.комиссии)

по заявлению

Регистрация исходящих документов(письма, командировки и т.д.) Регистрация входящих документов (письма и т.д.)

по необходимости

Выполнение распоряжений учебного отдела.

В соответств. со служебными указаниями начальника уч. отдела

Подготовка к рейтинг-контролю осеннего семестра

Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга осеннего семестра (согласно приказа) для  3,4,5 курсов соответственно

Оформление рейтинг-листов согласно требованиям

Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись

за 1неделю до рейтинга

Формирование предметов в базе данных на осенний семестр согласно учебным планам курсов и специальностей.

за 1 неделю до 1-го рейтинг-контроля

Фиксирование результатов рейтинг-контроля в сводных ведомостях. Выявление задолжников

1 неделя после сдачи всех ведомостей

Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений

по необходимости

Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным  листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

по мере сдачи немедленно

Объявление для студентов о наличии задолженностей  на  доске объявлений

Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятия со стипендии  к ус тановленным срокам согласно стандарта университета.

Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели

Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер

                                                                       Продолжение 

таблицы 2

Допуск к сессии

Работа в период сессии

Подготовка экзаменационных  ведомостей к каждому экзаменационному дню

согласно расписанию экзаменнов

Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменнационных ведомостей в деканат. Ввод баллов и оценок в базу данных

Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии:

1) из базы данных количество  задолженностей по специальностям; по дисциплинам;

2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам.

Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач:

1. В сводных ведомостях  3,4,5 курсов

2. В базе данных

Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии

Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр.

Назначение стипендии по результатам  сессии.

Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии

Подготовка писем студентам - направленцам предприятий

Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь,ошибки по назначению стипендии.Подготовка приказа

Распечатка  результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов.

Работа с выпускниками

Подготовка приказа на дипломирование

Сверка оценок в зачетках и карточках (заполнение недостающих записей в за четках согласно ведомостям)

Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, уточнение) - 2 экз.

Подготовка копий дипломов(2 экз.)

Подготовка книг протоколов ГЭК ( по спец-тям)

Подготовка документов к каждому заседанию ГЭК

Подготовка дипломов (выписка)

Подготовка выпускного приказа

Акт выдачи дипломов

Сдача в архив карточек, зачеток выпускников

Подготовка к рейтинг-контролю весеннего семестра

Распечатка рейтинг-листов , сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга весеннего семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственно

                                                                       Продолжение

таблицы 2

Оформление рейтинг-листов согласно требованиям

Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись

Формирование предметов в базе данных на весенний семестр согласно учебным планам 3,4,5 курсов и специальностей

Фиксирование результатов первого рей тинг-контроля в сводных введомостях 3,4,5 курсов

Выявление задолжников и вынесение списка задолжников на доску объявлений

Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений

Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным  листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов

Объявление для студентов о наличии задолженностей  на  доске объявлений

Подготовка приказа на отчисление задол жников и снятие со стипендии к установленным срокам согласно стандарта университета.

Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели

Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях  3,4,5 курсов

Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер

Допуск к сессии

Работа в период сессии

Подготовка экзаменационных  ведомостей к каждому экзаменационному дню

Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменнационных ведомостей в деканат

Ввод баллов и оценок в базу данных

Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии:

1) из базы данных количество  задолженностей по специальностям; по дисциплинам;

2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам

Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач в сводных ведомостях 3,4,5 курсов в базке данных

Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии

Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр

Назначение стипендии по результатам сессии

Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии

Подготовка писем студентам - направленцам предприятий

                                                                           Окончание

таблицы 2

Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь,ошибки по назначению стипендии.Подготовка приказа.

Распечатка  результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов

Годовой отчет в учебное управление (ф.23,23а)

Сводка  движения  контингента ФЭМП за весенний семестр

Подготовка и сдача в ОК списков студентов для оформления мед.полюсов

Приказы на стипендию и материальную помощь студентам имеющим льготы. (соответствующие справки)

Индекс стр.подр

Наименование дела

Количество

томов

Ср.хр. и №ст. по перечню

Примечание

472/1

Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие

1

5/15

472/2

Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по личному составу

1

5/15

472/3

Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по студентам

1

5/15

472/4

Внутренняя переписка о постановке учебной  и др.работе

1

3/204

472/5

Указания декана по факультету

1

5/204

472/6

Переписка с предприятиями, учреждениями, родителями и студентами по учебным вопросам

1

3/149

472/7

Учебные карточки студентов

12

Пост/172,343

472/8

Списки студентов по учебным группам (контингент ФЭМП)

1

10/740

472/9

Зачетные и экзаменационные ведомости

4

6эк/91

472/10

Заявления студентов

1

1/95

472/11

Книга регистрации выдачи студентам зачетных книжек и студенческих билетов

1

5/318

472/12

Книга регистрации выдач студентам экзаменнационных листов

1

5/3

472/13

Книга регистрации выдач студентам справок

1

3/738

472/14

Протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним

1

Пост/468

472/15

Бюллетени тайного голосования

1

3г/474

472/16

Годовые планы работ совета фак-та

1

Пост/228

472/17

Протоколы заседаний государственной комиссии (ГЭК)

1

Пост/386

с 1997 г.

472/18

Отчеты ГЭК

1

Пост/367

с 1997 г.

472/19

Журнал регистрации входящих документов с грифом “ДСП”

1

472/20

Документы с грифом “ДСП”

1

472/21

Журнал регистрации входящих документов

1

472/22

Журнал регистрации исходящих документов

1

472/23

Акты и описи дел сдачи документов в архив университета

1

10/1103

472/24

Журнал регистрации движения контингента

1

472/25

Журнал регистрации приказов

1

472/26

Журнал регистрации счетов фактуры

1