Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года.

 

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3.1. Факультет  как научно-учебное подразделение  университета

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит  на современном уровне учебную  и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных  исследований, организует их проведение  и осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку  специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует  повышение квалификации и переподготовку  преподавателей и сотрудников  кафедры;

- предпринимает усилия  по увеличению поступлений внебюджетных  средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;

- способствует распространению  научных знаний и осуществляет  культурно-просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение  ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом  и действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.

 

3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и использующие их.

 

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных  органов государственной власти, органов государственной власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций  и их объединений независимо  от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);
2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой  акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению  нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование  различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами  и подтверждающий установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов  и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях  коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная  инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который  выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет  самостоятельно.

11. Контракт - это  один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает  приказы по студентам, по организационным  вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата указан в приложении № 3;

- кафедры (получают  документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);

- УУ (направляет  в деканат и кафедры документы  требующие предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает  приказы по замене предметов  в учебных планах и т.д.);

- бухгалтерия(ведет  прием денежных средств от  студентов, выдает заработную плату  и стипендию, выдает справки о  заработной плате и т.д.)

- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки, передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)

На факультете издаются приказы по  студентам, а также часть общих приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров университета. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения, т.е. зам. декана ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных (сеть).

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который  проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий- экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии.  Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладышы к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи диплов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив.