Делопроизводство в кадровой службе организации

• Книга учета переводов  персонала.

• Журнал регистрации трудовых договоров.

• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.

• Журнал регистрации приказов о командировках работников.

• Журнал регистрации командировочных  удостоверений.

• Журнал регистрации служебных заданий.

• Книга учета личных дел.

• Книга учета личных карточек.

• Журнал регистрации локальных  нормативных актов.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним.

• Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

• Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.

• Журнал выдачи справок  по личному составу.

• Журнал учета больничных листов.

• Журнал ознакомления с  локальными нормативными актами.

• Журнал регистрации  несчастных случаев на производстве.

• Книга регистрации  протоколов.

• Книга регистрации  актов.

• Книга учета  входящих документов.

• Книга учета  исходящих документов.

Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений

Документы — основания к приказам по личному составу:

• Трудовой договор.

• Договор о  полной индивидуальной материальной ответственности.

• Договор о  полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

• Письмо о переводе.

• Заявление.

• Докладная  записка.

• Объяснительная записка.

• Протокол.

• Представления:

а) представление  о переводе;

б) представление  о поощрении;

в) представление  об увольнении.

Акты:

• Акт об отсутствии на рабочем месте.

• Акт о появлении  работника на рабочем месте в  нетрезвом состоянии.

• Акт об отказе дать объяснения.

• Акт об отказе в ознакомлении с приказом.

• Акт об отказе получения трудовой книжки.

Приказы по личному составу

Унифицированные формы:

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма  № Т-1).

• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).

• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).

• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора с работником (форма № Т-8).

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора с работниками (форма № Т-8а).

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку (форма № Т-9).

• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

• Командировочное  удостоверение работника.

• Служебное  задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма  № Т-11).

• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма  №Т-11а).

Приказы, имеющие  произвольную форму:

• О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков.

• О назначении ответственных лиц за хранение и  использование печати.

• О назначении ответственных лиц, работающих с  Управлением Пенсионного фонда России.

• О применении дисциплинарных взысканий.

• О снятии дисциплинарных взысканий.

• Об изменении  анкетно - биографических данных.

• Об установлении профессии.

• О присвоении разряда.

• О совмещении профессий (должностей).

• Об установлении надбавки.

• О замещении  временно отсутствующего работника.

• О дежурстве.

• О привлечении  к сверхурочным работам.

• Об изменении  режима работы.

• Об отстранении  от работы.

• Об объявлении простоя.

• О продлении  ежегодного оплачиваемого отпуска  в связи с болезнью.

Первичные учетные документы

• Личная карточка работника (форма № Т-2).

• Личная карточка государственного служащего (форма  № Т-2ГС).

• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

• Табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы (форма №Т-12).

• Табель учета  использования рабочего времени (форма  № Т-13).

• Расчетно-платежная  ведомость (форма №.Т-49).

• Расчетная  ведомость (форма № Т-51).

• Платежная  ведомость (форма № Т-53).

• Журнал регистрации  платежных ведомостей (форма №  Т-53а).

• Лицевой счет (форма № Т-54).

• Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).

• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).

• Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).

• Акт о приеме работ (форма № Т-73).

Личные  документы

• Трудовая книжка.

• Документы  личного дела:

• а) личный листок по учету кадров;

• б) анкета поступающего на работу;

• в) дополнение к личному листку по учету кадров;

• г) копии документов об образовании;

• д) автобиография;

• е) характеристика;

• ж) рекомендательное письмо;

• и) результаты аттестации;

• к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования;

• л) копия ИНН.

Информационно-справочные документы

• Извещения  и направления:

• а) извещение  о начале ежегодного оплачиваемого  отпуска;

• б) направление  на периодический медицинский осмотр.

Уведомления:

а) уведомление  о сокращении штата;

б) уведомление  о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;

в) уведомление  о праве отказаться от работы в  ночное время;

г) уведомление  о получении трудовой книжки.

Справки с места  работы.

Документы воинского учета

• Списки военнообязанных.

• Карточки учета  военнообязанных.

• Отчеты о бронировании военнообязанных.

Документы для  Пенсионного фонда 

• Журнал регистрации  представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.

• Журнал регистрации  заявлений о перерасчете пенсии.

• Журнал регистрации  индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

• Ведомость  уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).

• Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

• Перечень рабочих  мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено  льготное пенсионное обеспечение в  связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).

Под кадровой документацией  подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.

По целевой  принадлежности выделяют две больших  группы кадровых документов:

1. Документы  по учету личного состава работников

2. Документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и организацией труда.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

- организационные  (штатное расписание, положение о  персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы по личному составу);

- информационно  - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные  документы (трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);

- учетные документы  (личные карточки Т-2, личный листок  по учету и т.д.);

- плановые документы  (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические  документы (по численности, балансу  рабочего времени, зарплате, производительности  труда и т.д.).

Основой кадрового  делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному  составу бывают:

- индивидуальными – которые содержат информацию только об одном сотруднике;

- групповыми  – когда на предприятии в  течение одного дня оформляется большое количество приказов.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов  организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Следующим этапом построения «идеальной» системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.

Перечисленные формы кадровых приказов относятся  к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует  руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1.

В соответствии с названным Порядком в унифицированные  формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных  форм допускается вносить изменения  в части расширения или сужения  граф и строк для удобства размещения и обработки информации.

Изменения в  унифицированные формы первичной  учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя организации.

При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной  формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности.

Тексты приказов, не имеющих унифицированной формы, составляются по усмотрению организации.

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает  три ряда потребительских форматов: А, В, С.

Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.

Ряд А делится  на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13;

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м², с габаритными размерами 842´1189 мм.

Последующие форматы  получаются путем деления предшествующего  формата на две равные части параллельно  меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие  форматы:

A3 297х420 - для  больших таблиц, схем, диаграмм, приложений.