Делопроизводство в кадровой службе организации

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет

им. И. Я. Яковлева»

 

Кафедра экономики

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Управление государственной гражданской службой и кадрами»

На тему:

«Делопроизводство

в кадровой службе организации»

 

 

 

 

Выполнила: слушатель

программы ГМУ 

2012-2013 уч. год

И. И. Иванова

Проверил: И. В. Михайлов

 

 

 

 

 

Чебоксары 2012

Содержание

Введение	3
1. Организация деятельности кадровой службы	4
2. Делопроизводство  кадровой службы	6
Заключение	15
Список использованной литературы	16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Вне зависимости  от организационно-правовой формы каждая организация обязана осуществлять ведение кадрового делопроизводства (кадровый учет) в соответствии с нормами, предусмотренными законодательством РФ.

Согласно пункту 2.1 ГОСТа Р 51141-98, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 № 28.

Делопроизводством ( или документационным обеспечением управления) признается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое  делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая  документация - совокупность форм документов, отражающих наличие и движение персонала.

Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Дело - основная учетная единица, используемая в делопроизводстве.

Номенклатура  дел – систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения

Из данных понятий видно что «кадры», «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Отдел кадров традиционно  представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Таким образом, правильное документационное обеспечение фирмы, организации определяет ее жизнеспособность.

 

 

 

 

 

1. Организация деятельности кадровой службы

 

Работа любого управленческого аппарата, как и  вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

 Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время  рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Выбор организационной  формы – управление, департамент, отдел и тому подобное, зависит  от многих факторов:

• масштабов и места организации в системе управления;
• организационно-правовой формы организации;
• количества работающих;
• порядка подбора кадров;
• объёма обрабатываемых информационно-документационных массивов и др.

Например, в определённых организациях обязательна конкурсная система приёма на отдельные должности, в других – обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровыми подразделениями организаций, входящих в её ведомство (предприятий, институтов) и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур.

Для решения кадровых вопросов в организации создаётся  структурное подразделение –  кадровая служба. Она называется по - разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.д. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

Различные масштабы и  задачи порождают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создают управления кадров, которые могут делиться на отделы, сектора и т.п. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создаётся, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объёмах. Он должен быть освобождён от всех других видов деятельности. И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря-референта (секретаря), но как обособленный участок работы и выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря).

 

 

2. Делопроизводство  кадровой службы

 

Делопроизводство кадровой службы любой организации подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранения документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Для некоторых  организаций характерна разработка индивидуальной номенклатуры дел, которые основаны на типовых и примерных номенклатурах, а в случае их отсутствия – самостоятельно, исходя из практической деятельности.

Основные  нормативно-правовые акты, на основании  которых разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству:

• - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1);
• - Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003, (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 – ст.);
• - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536);
• - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477;
• - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.);
• - Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• - Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
• - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (c изменениями на 4 декабря 2006 года);
• - Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
• - Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
• - Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• - Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках (с изменениями на 6 февраля 2004 г.)»;
• - ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

Примерный состав документов кадровой службы

Документы, обязательные для всех организаций

• Штатное расписание.

• Положение  об оплате труда.

• Правила внутреннего  трудового распорядка.

• График отпусков.

• Документы, устанавливающие  порядок обработки персональных данных:

а) Положение  о защите персональных данных работников;

6) Обязательство  о неразглашении персональных данных работников

Документы, создаваемые  с учетом специфики организации

• Положение  о премировании, надбавках, материальном стимулировании.

• График сменности.

• Перечень должностей и профессий с ненормированным  рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.

• Перечень должностей и профессий с вредными условиями  труда, работа в которых дает право  на дополнительный отпуск.

• Положение  о нормировании труда.

• Положение  о нормах выработки.

• Нормы труда.

Документы рекомендательного  характера (не предусмотренные ТК РФ)

• Положение  о персонале.

• Положение  о подборе и отборе персонала.

• Положение  об адаптации персонала.

• Положение  об управлении карьерой.

• Положение  о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.

• Положение  о комиссии по трудовым спорам.

• Положение  об аттестации (оценке) персонала.

• График проведения аттестации.

• Представление  на аттестацию.

• Аттестационный лист.

• Положение  о структурном подразделении.

• Должностная  инструкция.

• План работы кадровой службы.

• План (прогноз) потребности в кадрах.

• Программа  развития персонала.

• Кадровый резерв.

• Замещение  штатного расписания.

Документы, необходимые для организации  кадрового делопроизводсва

• Номенклатура дел.

• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.

• Табель форм документов по работе с персоналом.

• Альбом форм документов по работе с персоналом.

• График документооборота кадровой службы.

Журналы и  книги учета

• Книга учета  персонала.