Делопроизводство как процесс

На всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления  документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

 

3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение  

КОНТРОЛЬ  ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВКЛЮЧАЕТ:

ПОСТАНОВКУ  ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ

ПРОВЕРКУ  СВОЕВРЕМЕННОГО ДОВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТА  ДО ИСПОЛНИТЕЛЯ

ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ ПРОВЕРКУ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ХОДА ИСПОЛНЕНИЯ

УЧЕТ И  ОБОБЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ИНФОРМИРОВАНИЕ  РУКОВОДИТЕЛЯ

Контроль  исполнения документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и  внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения  документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно – правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный  срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным  и снимается с контроля руководителем  после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления  проекта контракта, проведения делового совещания). Результаты исполнения в  краткой форме записываются на самом  документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело»). Также ставится отметка  и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

Заключение

В процессе работы любой системы  управления неизбежно возникает  проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в  частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов.

Документ представляет собой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звука-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале.

 

Список использованной литературы

1. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000 г.
2. Стенюков М. В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004 г.
3. Справочная правовая система «Консультант Плюс» Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно- практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с ГОСТ Р 51141-98.
4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. №28).
5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 г. №68.