Делопроизводство как процесс

Депобразования и молодежной политики  ХМАО-Югры

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО  ОКРУГ А-ЮГРЫ

«ИГРИМСКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

 

 

 

Контрольная работа

 

«ДОКУМЕНТООБОРОТ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ (ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ). СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

 

по  дисциплине «Основы делопроизводства»

 

Исполнитель:

студент  331ОПТ  группы

по специальности 190701

Организация перевозок и

управление  
на транспорте (по видам)

Логачева Оксана Владимировна

Преподаватель:  Моторная Л.С. 

 

Работа защищена

« ___ »  2014г

Оценка_____________

Игрим 2014 г

 

Содержание

Введение	3
Основные типы документов	4
Входящий документ	4
Исходящий документ	6
Внутренний документ	8
Регистрация документов	9
Контроль исполнения документов	11
Заключение	13
Список использованной литература	14

 

Введение

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Основными правилами организации  документооборота являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

 

1. Основные типы документов
1. Входящий документ

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся  на два потока:

• Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
• Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока –  в структурные подразделения. При  централизованной регистрации все  вышеуказанные документы поступают  в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение  документов, не требующих обязательного  рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым  должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном  рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения  организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих  органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим  вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений  организации (учреждения) или непосредственно  исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения  по рассмотрению писем граждан заявления  и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству  или исполнителям в день поступления  в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после  их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими  подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

 

2. Исходящий документ

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие  документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

ПРОСТАНОВКА РЕГИСТРАЦИОННОГО НОМЕРА НА ДОКУМЕНТЕ

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА

СОГЛАСОВАНИЕ  И ВИЗИРОВАНИЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

ПРОВЕРКА  ПРАВИЛЬНОСТИ ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

ПОДПИСАНИЕ  ДОКУМЕНТА ЗАМЕСТИТЕЛЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

ПОДПИСАНИЕ  ДОКУМЕНТА РУКОВОДИТЕЛЕМ

ПРОВЕРКА  ПРАВИЛЬНОСТИ АДРЕСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

ПОДШИВКА  ВТОРОГО ЭКЗЕМПЛЯРА ДОКУМЕНТА В  ДЕЛО

ОТПРАВКА  ДОКУМЕНТА АДРЕСАТУ

Порядок создания исходящего документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором  документа, то согласование оформляется  реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется  реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись  руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором  право подписания документов имеют  не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или  вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его  рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации  документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и  сортировка их по корреспондентам. Целесообразно  иметь массив постоянных адресов. После  оформления адресата на конвертах проставляются  виды почтовых отправлений, оформляется  стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

 

 

3. Внутренний документ

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной  организации (учреждения). Прохождение  их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает  с маршрутом входящих документов. Особенностью движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

 

 

2. Регистрация документов

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы – в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен  перечень документов, не подлежащих регистрации  службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем  организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем  того структурного подразделения, на документы  которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

• перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
• перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
• номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа  регистрационный номер документа  – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу  при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и  внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:

• 06 – индекс структурного подразделения;
• 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;
• 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые  присваиваются самостоятельно в  пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб  граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа.