Бланк официального документа

   В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

    1)Угловой бланк документа. При угловом расположении (угловые бланки реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

    На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:  центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

   Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

   2)Продольный бланк документа. Бланки документов могут изготовляться на основе продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

     При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

     Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

    3)Общий бланк. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. (в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты). Он в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

    Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Так же такой бланк изготавливается для организации, структурного подразделения и должностного лица.⁷

     Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

    Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

    Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов). Общий бланк может использоваться для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. При изготовлении документов на общем бланке название вида документа (АКТ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др.) печатается под названием организации.

    Общий бланк  может включать следующие реквизиты:  Государственный герб Российской  Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); наименование организации - (08); место составления или издания документа - (14). Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); заголовок к тексту - (18).⁸

   Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации. ⁹Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 м, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

    02 - Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

     03 - Эмблема организации или товарный знак предприятия (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации. (реквизит 08), слева.

     04 - Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код предоставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

    08 - Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

     11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

     В правилах русского языка нет четких указаний относительно использования графического сокращения от слова город, но в справочной литературе определенные рекомендации имеются. Например, сокращение "г.", как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Киров, г. Пушкин). В литературе также можно встретить рекомендацию не употреблять слово "город" и сокращение "г." перед сложными названиями городов, содержащими в своем составе части -город, -град, -бург, однако на практике, особенно в деловой речи, сокращение "г." и полное слово "город" широко употребляются перед названиями всех городов.¹⁰

      Кроме рассмотренных реквизитов, в бланки документов, как правило, включаются отметки для проставления даты документа и регистрационного номера:_____ №_____ , а в бланк письма еще и отметка для проставления ссылки на дату и номер поступившего письма: На №_____ от ______ .

     Ссылка на дату и номер поступившего письма заполняется составителем при подготовке письма-ответа, в ней указываются дата и номер поступившего письма, если на него дается ответ. Дата и регистрационный номер проставляются на документе после его подписания руководителем при регистрации, хотя дата может проставляться и самим руководителем, когда он подписывает документ.

     Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

   Компьютерная техника позволяет использовать не только шаблоны бланков, но и унифицированные формы документов и отдельные текстовые заготовки. Специалисты по кадрам, как правило, в персональном компьютере имеют в электронном виде форму справки с места работы, унифицированные формы различных информационно-справочных документов (напоминаний, уведомлений, заявлений и др.), унифицированные формы приказов по личному составу и др. Применение в практической работе бланков, унифицированных форм документов существенно облегчает процедуру подготовки документов и обеспечивает юридическую силу документа.

    Особое выделение письма как вида документов и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка. Бланк письма может, так же как и обычный бланк изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Но все же наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция". Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); код организации - (04); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - (05); идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - (06); код формы документа - (07); наименование организации - (08); справочные данные об организации - (09).

Кроме этих реквизитов в  бланке письма могут быть даны ограничительные  отметки для следующих реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13); адресат - (15); заголовок к тексту - (18); отметка о контроле - (19).

Бланк конкретного вида документа. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации - (01), (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); наименование организации - (08); наименование вида документа - (10); место составления или издания документа - (14); а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) , заголовок к тексту - (18); отметка о контроле - (19).

В общих бланках и  в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или  издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

       Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке. ¹¹

    Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный язык), или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешне экономическую деятельность), поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа. Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа - те же реквизиты организации - автора документа на русском языке. При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а потом - на иностранном. Реквизиты следует печатать на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.