Бланк официального документа

                                                    Введение

     Бланк официального  документа - стандартный лист  бумаги с воспроизведенной на  нем постоянной информацией документа  и местом, отведенным для переменной  информации. Бланк - стандартный  лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных.  В любой фирме должно существовать два вида бланков организационно-распорядительных документов:  бланк письма; бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма («единый» бланк). Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В ней может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов разработчика: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк указания; бланк постановления; бланк протокола; бланк письма данного госоргана; бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя); бланк структурного подразделения. При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.  Цель данной контрольной работы- дать общую характеристику видам бланков документов. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи: раскрыть понятие и особенности бланков документов, общие требования к их оформлению, назначение, правила изготовления, учета, использования и хранения, проанализировать различные виды бланков.

   1.Общая характеристика бланков

    1.1.Понятие и общие требования к оформлению бланков

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами (обязательные данные, которые должны содержаться в каком-либо документе; только наличие всех реквизитов в документе является основанием для признания его действительным), идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

     Понятие бланка в  полной мере применимо только  к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

     ГОСТ Р  6.30-2003 содержит требования к бланкам,  на которых, как правило составляются  управленческие документы предприятия.  Для указанных целей применяются  бланки с угловым или продольным  расположением реквизитов.

    Формат - это линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, выраженных в метрических или типометрических единицах. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности: а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги; б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу; в) по размещению полей и ограничительных отметок.

      Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

    Поле - это свободная от письма, печати полоса вдоль и поперек края листа бумаги. Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого - 10 мм.¹ Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.

     Шрифт - это комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами. Если документ составляется на компьютере, то при его подготовке рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше. При печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты: Times New Roman Cyr (Times New Roman) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Arial размером № 12, 13, 14.

    Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:  одинарный интервал - 12 пт;  полуторный интервал - 18 пт; двойной интервал - 24 пт.²

     Государственный  герб Российской Федерации (многоцветный  вариант) помещается на бланках:  федеральных конституционных законов  и федеральных законов; указов  и распоряжений Президента Российской  Федерации; постановлений Совета  Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

     Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента Российской Федерации; Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; Федеральных органов исполнительной власти; Генеральной Прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации.

    Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов; органов прокуратуры Российской Федерации;; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.³

    Изображения герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

     Изготовление гербовых бланков документов контролируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.⁴ Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла.

      Бланки структурных подразделений используются в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в т. ч. вести переписку. Должностные бланки, на которых указана должность лица, издающего документ, как правило, используются в органах власти и управления всех уровней. В организациях, не относящихся к органам власти и управления, должностные бланки обычно используются для ведения переписки.

   Организации вправе сами решать, какие бланки им использовать для подготовки управленческих документов.

       Текст бланков (и сам текст документа) рекомендуется печатать в формате А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

  2.Назначение, правила  изготовления, учета, использования  и хранения бланков

  При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

   Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

   Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.⁵

   При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа); кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке; как будут располагаться реквизиты на бланке. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    При изготовлении бланков возможно размещение на них: Государственного герба РФ - в случаях, установленных Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", герба субъекта РФ - в соответствии с правовыми актами субъектов РФ; эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) - в соответствии с уставом или положением об организации. Как правило, герб (эмблема, товарный знак) располагается над наименованием и справочными данными организации. Ниже этих реквизитов указываются: код организации согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица согласно документам, выдаваемым налоговыми органами; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами; код формы документа в соответствии с ОКУД.⁶

     Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТ Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили Государственному стандарту.

    Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверным предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне.

   Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме. Если необходимо разослать документы на гербовом бланке, их разрешено тиражировать. В этом случае каждая копия документа заверяется печатью организации.

   Бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В организации или у индивидуального лица, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

     Руководство организации обязательно должно назначить сотрудника, отвечающего за учет использования и хранение бланков. Назначение этого работника должно быть оформлено распорядительным документом. Контроль за этим участком работы осуществляет служба ДОУ.

    Проверку работы с гербовыми бланками проводят постоянно, но не реже одного раза в год. Для этого создается комиссия, назначенная руководителем, о факте проверки делают отметки в регистрационно-учетной форме после последней записи. Секретарь должен знать, если комиссия находит нарушение, проводится служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителю организации. Контроль за исполнением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

   3.Классификация  бланков

    ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:  расположению реквизитов;  по автору документа; виду документа.

   В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

   В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения;  бланк должностного лица.