Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;

создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

автоматическая  доставка электронных документов исполнителям;

постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между  инициатором задания и исполнителем;

подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

создание списка штатных сотрудников, анкет и  личных дел, комплексное управление персоналом;

сканирование большого числа документов, создание и ведение  электронных архивов документов.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.

Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства . При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации  электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

с помощью системы  электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

руководитель всегда знает, где сейчас находится его  документ и кто его исполнитель;

система вовремя  сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание.

 

 

 

 

 

 

2.2 БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

 

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства.

Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система  имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» .

Главными результатами внедрения системы являются:

повышение управляемости  организации;

новый уровень исполнительской  дисциплины;

поддержка регламентов  внутрикорпоративного взаимодействия;

повышение скорости принятия решений;

создание условий  для обмена знаниями и информацией;

совершенствование процессов, продуктов и услуг  организации.

Преимущества системы БОСС-Референт :

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

средства создания единого информационно-управленческого  пространства для организаций любой  сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

поддержка сложных  маршрутов согласования документов;

развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

наличие средств  защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

простота освоения пользователями;

успешное использование  системы ведущими компаниями и организациями  России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

 

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

централизованное  хранение  документов   в электронном  виде;

формализацию процедур создания и обработки документов;

наличие case-подобного  графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними.

Контроль за исполнением документа реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о  наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

 

2.4 ДЕЛО, разработчик –  компания Электронные Офисные системы

 

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы  «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня  «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и  стран СНГ, а общее число установленных  рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов  Федерации реализуют программы  автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний  опыт специалистов ЭОС гарантируют  успешное внедрение системы и  отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей  различных уровней:

быстрый поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

удобная работа над  проектами документов;

получение сводных  отчетов и журналов;

возможность делегирования  полномочий.

Для сотрудников  канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

быстрая и удобная  регистрация документов с помощью  развернутой системы различных  справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

удобный и быстрый  поиск по любым реквизитам регистрационной  карточки (РК) как документов, так  и их проектов;

журнал передачи документов, внутренние и внешние  реестры отправки;

формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в  организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.  Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным  требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). 

Автоматизированная  система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает  защищенный электронный документооборот  с использованием электронной  цифровой подписи (ЭЦП) и специальных  криптографических средств. Компания  «Электронные Офисные Системы»  обладает всеми необходимыми  сертификатами ФСБ для использования  средств защиты информации в  своих продуктах.

2. Предоставляет  возможности массового перевода  бумажных документов в электронный  вид и помещения их в базу  данных системы с помощью опции  «Поточное сканирование».

3. Поддерживает  полный цикл работы с проектами  документов, в том числе их  маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать  с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую  архитектуру и предоставляет  возможность интеграции с другими  программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» –  тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок  решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик – компания «АС»

 

  Система предназначена  для автоматизации регистрации,  обработки и контроля исполнения  документов для организаций различных  сфер деятельности, в том числе  и государственных структур.

«АС-Архив» обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Ввод документов. Возможность сканирования бумажных  документов из рабочего окна  программы и ввод его электронной  копии документов в хранилище  электронного архива; пакетный ввод  документов из файловой системы.

2. Регистрация и  учет документов. Регистрация и  учет входящих, исходящих и внутренних  документов с использованием  системы атрибутов и правил  каталогизации документов в соответствии  с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных  и электронных документов.

3. Ведение номенклатуры  дел. Создание и оформление  номенклатуры дел организации,  формирование описей дел; учет  местонахождения и выдачи дел  и бумажных документов.

4. Хранение и  учет электронных документов. Подключение  к архиву электронных документов  любых форматов; многопользовательский  доступ к документам.

5. Систематизация  документов в электронном каталоге. Управление взаимосвязями между  документами на основе иерархии  и ссылок между документами;  работа со сложно-структурированными  документами и комплектами документации.

6. Контроль исполнения. Обеспечение возможности назначения  заданий для карточек документов, определения исполнителей документов, регистрации информации о текущем  исполнении документа, построение  отчетов по контролю исполнения.

7. Гибкий поиск.  Быстрый поиск с использованием  универсального визуального механизма;  поиск по тексту документов; комбинирование  условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

8. Защита документов. Обеспечение конфиденциальности  документов, атрибутивной и служебной  информации; - разграничение прав  доступа к документам, карточкам  документов и действиям, защита  от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

9. Организация электронного  делопроизводства. Электронное делопроизводство  позволяет существенно повысить  степень централизации информационных  ресурсов предприятия. Не просто  автоматизировать, а провести унификацию  и синхронизацию наиболее трудоемких  и рутинных операций по обработке  потоков документов.

Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:

существенное ускорение  поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;

сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;

многопользовательский доступ к документам;

сохранность документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Активная компьютеризация предприятий  создает возможности для ведения  делопроизводства в самых различных  областях. Масса новых программных  продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства. 

На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем:

• CompanyMedia;
• АС-Архив;
• Optima Workflow;
• БОСС-Референт;
• ДЕЛО.