Автоматизированные системы контроля за исполнением документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….………….3

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ ……………………….…………….……5
2. ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ……………………....11
1. CompanyMedia, разработчик – компания АйТи…………………………….11
2. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи……………………...……13

2.3 Optima Workflow, разработчик - компания Оптима……….………….…….15

2.4 ДЕЛО, разработчик  –  компания Электронные Офисные  системы……......16

2.5 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик – компания «АС»…………………………………………. …….…19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………21

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА…………………………………………..……..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как  малого и среднего бизнеса, так и  больших предприятий, имеющих немалое  число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

Между тем,  работа с документацией была и  остаётся одним из главных бизнес-процессов  на любом предприятии и в любом  офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

Существенный  путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

Сегодня интерес  к рынку программного обеспечения  для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Цель  работы: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

 

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить  время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

Хранение  документов любых форматов, наличие  удаленного доступа к системе  с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

• документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
• организация документооборота  (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация   архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и  использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере является наиболее рациональным.

Постановка документа  на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной  карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться  отметка о контроле — специальный  штамп в виде буквы «К», слова  «Контроль» или просто делается отметка  ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому  документу. Отметка о взятии документа  на контроль проставляется на левом  поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме  — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости  распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также  в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы  позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет  просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и  таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все  задержки исполнения документов, программу  контроля можно увязать с премированием  сотрудников. При использовании  локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может  выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще  не просмотренных исполнителем, с  сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие  аналитические справки могут  автоматически составляться компьютером  по заданной форме и поступать  на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых  в автоматическом режиме. Это могут  быть:

 

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о  поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о  документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о  количестве выполненных исходящих  документов (исполнителями, списочный  или количественно);

• справка (отчет) о  движении документов (используется для  фиксации передачи документа от исполнителя  исполнителю);

• справка (отчет) о  неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о  неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о  ходе выполнения внутренних документов;

и т. п.

 

Для получения определенного  вида справки (отчета) в меню программы  выбирается соответствующий тип  отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет  выводится на экран компьютера и  при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически  каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

 

 

Название  подразделения

на 00.00.00

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или  равен текущей дате.

Аналогично могут  формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке  документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

 

Пример формы  справки о документах за исполнителями:

 

Справка

 

о документах за исполнителем Ивановым И.И.

 

Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название  подразделения

с 00.00.0000 по 0.00.0000

 

Эти данные могут  помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке  системы рекомендуется предусмотреть  все часто используемые формы  справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы  позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения  эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в  офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в  срок, и т.п.

Автоматизированный  контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Нормы времени на операции контроля

 

 

 

 

2. ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ

 

2.1 CompanyMedia, разработчик – компания АйТи

Система CompanyMedia состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным  пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;

регистрация всех видов  документов компании, в том числе  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;