Автоматизация регистрации документов

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И, тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделениях организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. Автоматизированная система регистрации документов позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.

АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

Таким образом, АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов.

 

2.2. Регистрация  документов на основе системы «Дело»

 

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Поддержка любой технологии работы с документами:

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.    

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

- Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства; 

- Полностью электронный  документооборот (внедрение безбумажных  технологий); 

- Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и  передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

- Настройка системы в  точном соответствии со структурой  организации и существующими  методами управления  делопроизводством  и порядком документооборота, а  также поддержка их дальнейших  изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота; 

- Соблюдение требований  регламентов и внутренних стандартов  в области ведения документооборота и информационной безопасности.

- Масштабируемость - автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

- Система  позволяет решать  задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

- Работа в Интернет сетях - для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.

- Поддержка распределенного электронного документооборота - электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

- Работа с  большими объемами документов - система хранения данных позволяет работать множеству  пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

- Законодательстве РФ - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

- Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);         

 Например:

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление  документами – Общие требования; 

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации – Требования к оформлению документов; 

- Серия стандартов ГОСТ  Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения  безопасности. Критерии оценки безопасности  информационных технологий (части 1-3); 

- ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

- Иных нормативно-методических документах.   

- Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ); 

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

- Microsoft и Oracle – поставщики  наиболее популярных платформ  для корпоративных приложений; 

 Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

- ABBYY – ведущий разработчик  программного обеспечения для  сканирования и распознавания документов и форм;

- КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

- «1С: Предприятие»; 

- продукты компании «ЭОС»; 

- другие используемые  в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

- для вывода данных  системы в наиболее удобной  форме отчетов; 

- для формирования запросов  требуемого вида на поиск и  отбор данных; 

- для доступа к данным  системы через Internet; 

- для экспорта данных  системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании:

- Легкость и быстрота  установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика),  короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию; 

- Простой и интуитивно  понятный интерфейс системы учёта  делопроизводства, предоставляющий  максимум удобных инструментов  для облегчения работы пользователей; 

- Многократно проверенная  на практике технология внедрения  системы электронного документооборота  фирмы и обучения работе с  ней пользователей и администраторов; 

- Служба технической поддержки клиентов; 

- Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС».

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

Отсюда можно сделать вывод о том, что система «Дело» поддерживает технологию, полностью преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях, и соответствует нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д. Система позволяет создавать и вести произвольное количество регистрационно-контрольных картотек в структурных подразделениях предприятия, что облегчает ее настройку на любую произвольную организационную структуру предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможно только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найден.