Автоматизация регистрации документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРИАМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ШОЛОМ-АЛЕЙХЕМА

 

 

Факультет экономики, управления и права

Специальность 032001 «Документоведение и Документационное обеспечение управления»

Кафедра документоведения и права

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине « Организация и технология ДОУ »

АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

Студент                                                  подпись                           К. А. Кудаль

группа  7101                                                                                            

                                                                  дата

 

Научный руководитель                      подпись                           И. Л. Кудалева

 

                                                                                                        дата

 

 

 

 

Биробиджан 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ

ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………..5

1.1 Значение автоматизированной регистрации документов………………..5

1.2 Регистрация документов как один из видов документационного

 обеспечения деятельности организации……………………………………...9

1.3 Формы автоматизации регистрации документов…………….………….13

2 ВОПРОСЫ ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ  СИСТЕМ

АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И

ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ………………17

2.1. Современные системы автоматизации делопроизводства………………17

2.2. Регистрация документов на основе системы «Дело»…………………….20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...………………………………………………………………26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы автоматизации регистрации документов на предприятии. В данной работе я хочу показать, что от того насколько грамотно организован процесс регистрации документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации  регистрации документов – это его автоматизация.

Объект исследования – документ.

Предмет исследования – автоматизированные системы, осуществляющие регистрацию документов.

Целью написания курсовой работы является проведение исследования на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии регистрации в России и современной технологии регистрации документов, а также разработка  внесения рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучить теоретический и методический материал по заявленной теме

- рассмотреть понятия «регистрация», «автоматизация регистрации документов»;

- рассмотреть задачи регистрации, анализ общих правил регистрации  и требований к регистрации;

- раскрыть новые тенденции в области автоматизации регистрации документов, форм автоматизации регистрации документов и анализ автоматизированных программ по регистрации документов.

Анализ изученных источников и литературы. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей. Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливаются термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Также были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, старшего преподавателя О. В. Мосягиной. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет посмотреть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного сведения по данному вопросу. Тем не менее, в их работах недостаточно отработан предмет внимания  автоматизации регистрации документов. Но все-таки тема является актуальной и требует изучения автоматизации регистрации документов, необходимой для эффективной работы предприятия.

Степень изученности темы. Главной проблемой изучения данной области является то, что в нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, что в свою очередь затрудняет процесс отбора и структурирования информации. Другим не менее важным критерием изученности темы является то, что информация по данному вопросу быстро устаревает.

Структура курсовой обусловлена логикой исследования, а также его целью и задачами. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, имеющих свои подпункты, заключения, списка использованной литературы.

1 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Значение автоматизированной регистрации документов

 

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов, и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная система регистрации позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе в единой базе данных организации;

- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

- организовать контроль за исполнением документов.

Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ:

1. быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

2. автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

3. автоматический контроль за исполнением документа;

4. возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

5. возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

На этапе внедрения программных продуктов возникает ряд проблем, которые необходимо решать для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.

Одна из главных причин трудностей  состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота.

 Несогласованность выявляется  уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

 Например, часто путают  понятия "делопроизводство", включающее  весь цикл создания, оформления  документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления".

Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Второй не менее важной проблемой для внедрения автоматизации регистрации документов является отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.

Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования.

Внедрение автоматизации регистрации документов при всем при этом несет ряд положительных  моментов:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология  автоматизации регистрации документов;

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная  сеть может охватывать не только  центральный офис организации, но  и ее территориально-удаленные  подразделения, то управляемость  может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации  регистрации документов, по сути, является носителем строго формализованной  и строго документированной технологической  информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

Все эти ярко выраженные положительные стороны автоматизации регистрации документов только тогда будут работать в полной мере, когда будут устранены все те отрицательные факторы, о которых говорилось раннее.

Для того чтобы были преодолены все отрицательные моменты в автоматизации регистрации документов, необходимо провести ряд усовершенствований:

- Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта;

- Разработка детального оргпроекта;

- Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.

Таким образом, внедрение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически  составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.

 

1.2 Регистрация  документов как один из видов  документационного

 обеспечения  деятельности организации

 

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.