Автоматизация документооборота

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается  произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Платежное  поручение", "Счет", "Приходная  накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение", "Приходный кассовый ордер" и  так далее. Каждый вид документа  предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его  структуру и свойства, которые  описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых  компонентами системы. В системе 1С:Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты  документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с  какого склада, каких товаров и  сколько отгружено; в приказе  о приеме на работу - информацию о  сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме  собственно записи, для документа  весьма важным свойством является его  проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное  им событие в механизмах, реализуемых  компонентами. Например, если установлена  компонента "Бухгалтерский учет", документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

С точки зрения программиста, у  документа есть экранная форма —  Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм — Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение  документа определяется с помощью  встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как  он формирует бумажный бланк и  как он себя ведет на экране [34].

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью  формируется средствами встроенного  языка 1С, что придает большую  гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С:Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа.

У документа может быть несколько  шаблонов печатных форм. Средствами встроенного  языка (метод ИсходнаяТаблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут  быть общие. Это дает возможность  использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая  таблица является глобальной для  конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой  конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации

Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его  в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает  модуль проведения документа (процедура  ОбработкаПроведения). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа.

Каждый вид документа может  иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной  части. Для документа создается  форма ввода — экранный диалог. При настройке для документа  задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия  поддержки уникальности номеров  и другие. Все документы характеризуются  номером, датой и временем.

Термин "шапка" — достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые  физически находятся в верхней  части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет  считаться любой реквизит, который  встречается в документе только один раз. Табличная часть документа  представляет собой список однотипных строк с информацией. Помимо наименований, табличная часть документа может  содержать также разнообразную  дополнительную информацию — стоимость  товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве  случаев табличная часть используется для формирования общей суммы  документа. Структура документа  в системе 1С:Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть [11].

При разработке документов в Конфигураторе  может быть создано необходимое  количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С:Предприятие. Работая с системой 1С:Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов

Все документы хранятся в журналах. Журнал документов — это электронный  аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами.

Журналы документов предназначены  для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен  к определенному журналу. Сам  журнал документов не добавляет новых  данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для  документов разных видов можно указывать  один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы  в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может  быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все  приходные накладные и накладные  на внутреннее перемещение. Назначенный  документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра  реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для  журнала может быть описано несколько  форм его визуального представления.

Для работы с документами могут  использоваться специально созданные  общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность  отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. Обычный журнал предназначен для  хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен  в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован  сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать  отображаемые колонки. Можно создавать  дополнительные колонки, которые будут  отображать информацию из документов.

Вся конфигурация состоит из модулей. Это могут быть модули документов или модули отчетов или другие модули. Модули состоят из процедур и функций. Процедура - это небольшая  программа для выполнения определенной задачи. Функция отличается от процедуры, только тем, что имеет результат. Говорят, "функция возвращает результат".

В системе 1С есть так называемый Глобальный модуль. Он относится к  конфигурации в целом. Глобальный модуль нужен для того, что писать процедуры  и функции, доступные в любом  месте программы (в любом другом модуле). Для этого необходимо просто указать ключевое слово Экспорт. Также можно создать глобальные переменные, которыми можно будет  пользоваться в любом месте программы. Но чем меньше будет таких глобальных переменных, тем лучше, так как  модули получаются более независимыми друг от друга, что снижает количество ошибок в программе и облегчает  отладку [16].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КОНФИГУРАЦИЯ И ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ СТУДЕНТОВ НА ПРАКТИКУ

2.1.  Постановка задачи

С целью разработки системы электронного документооборота нами были проанализированы основные требования заведующих кафедрами  ТФ ЧелГУ по проблеме распределения студентов на практику.

К таким требованиям относятся:

1. Возможность ведения учета информации о студентах (ФИО, год рождения, специальность, группа, руководитель);
2. Обеспечение массового и индивидуального перевода на следующий курс (в другую группу, отчисления);
3. Осуществление автоматического распределения студентов на практику;
4. Формирование печатных отчетов о распределении студентов на практику;
5. Реализация возможности формирования печатных бланков договора, дневника и направления на практику;
6. Возможность ведения учета информации о местах прохождения практики (наименование предприятия, руководитель, контактная информация, количество вакансий различных специальностей)

Кроме функциональных требований перед  нами стояла задача разработки форм электронного представления информации, печатных форм. 

2.2. Программная реализация конфигурации «Практика»

Конфигурация распределения студентов  на практику выполнена в инструментальной среде 1С:Предприятие.

После запуска программы (файл Start1cPro.exe) пользователь программы получает доступ к диалоговому окну программы,

представленному на рис. 11.

Рисунок 11. Главная форма диалогового окна программы

 

 

Справочник представленный на рис. 12, служит для описания предприятий, на которые будут распределяться студенты. В нем хранится информация о названии предприятий, их руководителях и контактной информации. 

Рисунок 12. Справочник «Предприятия»

 

Добавление вакансий осуществляется путем создания документа «ДобавитьВакансии», выбора предприятия, специальности и количества требуемых специалистов. Представлено на рис. 13.

Рисунок 13. Добавление вакансий

 

Справочник «Студенты», представленный на рис. 18, содержит информацию о ФИО  студентов, дате рождения, поле, специальности, группе, научном руководителе и личных предпочтениях о месте прохождения практики. Для поиска определенного студента достаточно начать печатать его фамилию, автопоиск выполнит выборку. Либо выбрать, как показано на рис. 14, группу, если студент нужен не один.

Рисунок 14. Справочник «студенты»

 

Рисунок 15. Выбор группы студентов

 

000003

ТПМ-501	У
ТПМ-401	У

Новый документ распределения показан на рис. 16

Рис. 16. Распределение студентов на практику

 

Выбрав группу (специальность подставится  автоматически), можно выбирать студентов из нее двойным нажатием на поле «Студент», и ставить им в соответствие предприятия двойным нажатием на поле «Предприятие». Кнопка «Заполнить» выберет сразу всех студентов группы. Включенный при этом флаг «Автоматически подбирать предприятия» ориентируясь на предпочтения студентов и наличие вакансий на предприятиях, автоматически составит пары «студент-предприятие».

По распределению можно составить отчет (рис. 17) из которого видно, какой студент и где будет проходить практику.

Студенту можно распечатать  документацию для практики (рис. 18). Выбирается студент и в зависимости от того, какие из флагов включены («Договор», «Направление на практику», «Дневник по производственной

практике») формируются требуемые  документы с подставленной в  них информацией о студенте, реквизитах ТФ ЧелГУ и предприятия.

Рисунок 17. Отчет по распределению студентов на практику

 

Рис. 18. Печать документов для студента

 

Программа протестирована на следующей  конфигурации:

AMD Athlon II X2 Processor 2.18 ГГц/ASUS M4N78/1.0Tb Seagate

7200/2xDDR2048 (Kingston)/1024 NVIDIA GeForce 9800 GT.

Минимальные системные требования:

Процессор семейства Intel Pentium MMX 133 или выше. Объем оперативной памяти: 128 Mb и выше, объем видеопамяти 32 Mb, 2Mb свободного места на жестком диске, операционная система Windows 98 - XP.

В процессе выполнения курсовой работы была изучена литература в количестве 36 источников. Выполнен анализ функций, задач, основных видов деятельности по документационному обеспечению  практики. В работе рассмотрены места  и значения службы документационного  обеспечения в деятельности ТФ ЧелГУ. Был проведен анализ организации службы документационного обеспечения управления, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота. Разработана и внедрена конфигурация на 1С:Предприятие, автоматизирующая процесс направления студентов на практику.