Автоматизация документооборота

                                 5 

ВВЕДЕНИЕ

Применение системы автоматизации  документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда  лиц, которые принимают решения  и контролируют их исполнение, т.е. руководителей  организации. В документах сосредоточено  более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся  до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность  в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документацией. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Большое внимание в современных  условиях управления уделяется механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления необходимо уделить большое  внимание, так как недостатки в  постановке этой работы приводят к  серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с

документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Исходя из актуальности внедрения  в управленческую деятельность современных  технологий делопроизводства и документооборота, мы поставили перед собой следующую  цель исследования: Разработка системы  электронного документооборота «Распределение студентов на практику» для ТФ ЧелГУ на базе 1С:Предприятие.

Объектом исследования являются современные  системы документационного обеспечения  организаций.

В качестве предмета исследования выступает  документационное обеспечение системы  распределения студентов на практику.

Исходя из цели, выстраивается ряд  задач, а именно:

• изучение литературы и электронных ресурсов по проблематике исследования;
• анализ функций, задач, основных видов деятельности ТФ ЧелГУ;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ТФ ЧелГУ;
• анализ организации службы документационного обеспечения управления, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• разработка конфигурации на 1С:Предприятие, автоматизирующей процесс направления студентов на практику. 
  

1. ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Основные понятия документооборота

Документооборотом называется «движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [20].

Организация документооборота - это  правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [19,21].

Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как функция  коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации [22].

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие: информационную поддержку решения

(обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения

задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-годы [28]. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями [29]. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь») [18].

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота сделана  в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления [33]. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Последующие нормативные акты по регламентации  работы с документами — Примерная  инструкция о делопроизводстве в  учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем  составе разделов по организации  документооборота. В эти годы в  литературе термин «документооборот»  практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли  с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки» [5]. Термин «документооборот»  в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется  не движению документов, а отдельным  технологическим операциям, выполняемым  в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

С середины 1970-х годов понятие  «документооборот» становится однозначным, чему способствовало закрепление определения  термина в государственном стандарте  на терминологию [35,36].

В этот период во всех прикладных разработках  и исследованиях документационных процессов проводится углубленное  изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана  связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ). При разработке информационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов [15]. Комплексное исследование делопроизводства в аппаратах управления различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
• наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
• неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
• несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
• отсутствие правил передачи документов, их доставки; курьерской связи [14].

Материалы исследования позволили  включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью) [9,10].

Кроме того, в Основные положения  ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким  образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать  это правило в конкретных учреждениях  можно путем четкой регламентации  путей прохождения документов, в  ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР [7].

Разработка Основных положений  ГСДОУ не принесла значительных изменений  в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами [6].