Автоматизация делопроизводства

Часто в числе преимуществ  западных управленческих схем отмечают высокий уровень делегирования  полномочий и, соответственно, горизонтального  документооборота, т. е., например, документооборота непосредственно между работниками  различных подразделений, минуя  руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике делопроизводства документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю «через голову» вышестоящих руководителей этого работника.

Однако будет совершенно неверно делать из этого вывод, что  система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального»  документооборота, не способна осуществлять документооборот «горизонтальный». Напротив, именно за счет организации  «вертикально-горизонтального» электронного документооборота можно сочетать преимущества обеих схем.

Дело в том, что при  бумажном документообороте схема прохождения  документов «через руководителей» позволяет  им контролировать деятельность своих  подразделений. В случае электронного документооборота, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений  непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение»  заинтересованных руководителей о  документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.[3]

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные, прозрачные, управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом  локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами  одной или различных организаций  осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей  корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения невозможен.

Огромный управленческий эффект – в самой ближайшей  перспективе – сулит переход  от электронного документооборота в  отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно – с точки зрения документооборота – рассматривать как единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям, не зависимо от их территориального нахождения и должностной иерархии, «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально распределенной системе управления.

2. Актуальные  проблемы внедрения системы электронного документооборота

 Характерной чертой  общества на современном этапе  является его глубокая информатизация. Уровень информатизации определяется  уровнем применяемых информационных  технологий. Одним из основных  направлений развития информационных  технологий являются системы  управления, которые применяются  для автоматизации таких задач,  как управление производством,  учетом, сбытом, кадрами, финансами  и информационными ресурсами. 

Система управления электронным  документооборотом (далее - СУЭД) служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современной организации  информационных систем, поэтому от функционирования СУЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации [2].

Увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. В этих условиях возникает  необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой  новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Электронный документооборот  – движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме [7].

Электронное правительство  представляет собой использование  информационно-коммуникационных технологий (далее-ИКТ) для преобразования правительства с целью сделать его более доступным для граждан, более эффективным и более подотчётным. В настоящее время завершен этап первоначального оснащения органов государственной власти современной вычислительной техникой и создания соответствующей информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры обеспечения их деятельности. Многие ведомства в настоящее время внедряют комплексные информационные системы управления и переводят ведомственный документооборот в электронный вид.

В процессе создания системы  электронного документооборота существует ряд проблем. Так, существующая нормативно-правовая база не покрывает сложившегося многообразия отношений, возникающих в рамках создания и использования ИКТ  в государственном управлении, и  не соответствует международной  практике. Действующие нормативные  правовые акты не согласованы между  собой и регламентируют только отдельные  аспекты информационного обмена между органами государственной  власти, гражданами и хозяйствующими субъектами.

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления. Нами проведен сравнительный анализ автоматизированных систем управления, имеющих распространение  в России. Все представленные системы  обладают необходимыми функциональными  возможностями. Наилучшим образом  с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт» [3].

Кризис негативно повлиял  на динамику внедрения систем электронного документооборота. По оценкам экспертов, рост рынка систем электронного документооборота ожидается в 2 полугодии 2013г., отмечается тенденция увеличения количества внедрений систем электронного документооборота в регионах, что говорит о заинтересованности в переходе на электронный документооборот всё большего количества как региональных компаний, так и учреждений госсектора в целом.

Согласно рейтингу субъектов  РФ, составленному Центром прикладной экономики, по уровню внедрения электронного правительства Кабардино-Балкария занимает 2 место. В скором времени  Правительство Кабардино-Балкарии перейдет на электронный документооборот: все компьютеры чиновников объединят  в сеть, еще больше госуслуг будет предоставляться жителям республики через интернет. Все это входит в план мероприятий по реализации в КБР «Стратегии развития информационного общества в России и создания Электронного правительства». Одним из главных задач проекта является предоставление жителям республики широкого спектра государственных услуг [6].

Министерство промышленности, связи и информатизации КБР является объектом автоматизации. Целесообразность разработки системы электронного документооборота объясняется тем, что в процессе реализации Стратегии развития промышленности КБР предполагается широкомасштабный обмен документами между Министерством  и предприятиями сферы промышленности КБР, а также внутри министерства между отделами.

Для автоматизации процессов  электронного документооборота следует  применить разработанную компанией  «Диджитал Дизайн» в рамках ФЦП «Электронная Россия» систему электронного документооборота – СЭДО.

С помощью СЭДО в Министерстве могут быть автоматизированы следующие  основные процессы документооборота: регистрация корреспонденции и  сканирование входящей корреспонденции; наложение резолюций и доведение  документов и поручений до конечных исполнителей; подготовка проектов документов; контроль исполнения документов и поручений.

Эффективность использования  системы электронного документооборота достаточно высока и очевидна именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения  эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности  основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

СЭДО может экономить  больше половины рабочего времени сотрудников  офисов, работающих с документами  – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне  офиса, СЭДО позволяет «конвертировать» в рабочее время за счет возможности  удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы, низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро. Обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и  оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании  ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса. Полученные в результате расчета экономического эффекта показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

3. Анализ состояния документооборота ООО «Карнеол»

Общество с ограниченной ответственностью «Карнеол», создано и действует  в соответствии с Федеральным  законом РФ «Об обществах с  ограниченной ответственностью и Гражданским  кодексом РФ. Общество приобретает  права юридического лица с момента  государственной регистрации и  строит свою деятельность на основании  Устава и действующего законодательства РФ.

Основной целью деятельности Общества, т.к. оно является коммерческой организацией, является расширение рынка товаров  и услуг, а также извлечение прибыли  и распределение полученной прибыли  между его Участниками.

 Основными видами деятельности  Общества является капитальное  строительство, ремонтно-строительные, реставрационные и конструкторские  работы.

 Движение документов в ООО  «Карнеол» с момента их создания  или получения до завершения  исполнения или отправки образует  документооборот. Документооборот  разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов  в организации.

 Порядок прохождения документов  и операции, производимые с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.

 Основные виды документов, используемые в организации это – приказы, акты, сметы, письма, служебные записки, справки, телеграммы, телефонограммы. Основным нормативным документом организации является устав, который определяет цели, виды деятельности общества, ответственность общества, права и обязанности участников общества.

 Количество документов обрабатываемых  в организации за день в  среднем ≈ 50, за месяц ≈  100, за год ≈ 1200. Общее количество  документов, обрабатываемых в организации  ≈85.

 Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой  и электрической связи. С помощью  почтовой связи доставляется  письменная корреспонденция в  виде простых и регистрируемых  писем, почтовых карточек, бандеролей  и мелких пакетов, а также  печатные издания.

 По каналам электрической  связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

 Документы, поступающие на  бумажных носителях, проходят  первичную обработку, регистрацию,  рассмотрение руководством и  доставляются исполнителям. Прием  и первичная обработка документов  осуществляется секретарем организации.  На полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

 Рассмотренные руководством  документы возвращаются секретарю,  где в регистрационно-контрольную  форму (далее именуется - РКФ)  вносится содержание резолюции,  а документ передается на исполнение.

 Текст поступившей телефонограммы  записывается (печатается) получателем  в журнале учета и оперативно  передается руководителю, которому  она адресована. Документы, отправляемые  организацией, передаются почтовой  и электрической связью.

 Документы для отправки передаются  полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью средств электрической  связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

 При передаче и приеме  текстов служебных документов  по каналам факсимильной связи  необходимо руководствоваться следующими  требованиями: объем передаваемого  документа (текста, схемы, графического  изображения), выполненного на бумаге  формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.