Автоматизация делопроизводства

Содержание

Введение 3

1. Автоматизация и механизация делопроизводства 4

2. Актуальные проблемы внедрения системы электронного документооборота 11

3. Анализ состояния документооборота ООО «Карнеол» 15

Заключение 22

Список литературы 23

Введение

Актуальность темы работы связана с тем, что использование  современных информационных технологий, а также средств механизации  и автоматизации, при подготовке документов в организациях позволяет  не только уменьшить документооборот  организации, повысить скорость и качество принятия управленческих решений, сэкономить время руководителей, улучшить качество и оперативность составления  документов, но также существуют определенные трудности и проблемы связанные  с внедрением автоматизированных средств  в документационном обеспечении  управления.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы  и  управление. В настоящее время  данная проблема актуализируется стремительным  развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией  общества. Непрерывный рост объемов  документации во всем мире, все более  широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной  информацией.

1. Автоматизация и механизация делопроизводства

Согласно различным источникам, в документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий  и организаций. Однако автоматизация  деятельности предприятий началась с более «естественной» для компьютеров  автоматизации обработки данных и лишь в последнее десятилетие  огромный прогресс в области офисной  автоматизации и сетевых технологий привел к настоящей революции  в работе с документами.

Именно поэтому до недавнего  времени системы автоматизации  работы с документами рассматривались  как системы автоматизации деятельности преимущественно технологического персонала канцелярий и секретариатов. И до сих пор в широком сознании системы автоматизации делопроизводства – это архаичное наследие картотечно-журнального учета бумажных документов.

Однако реальная ситуация кардинально изменилась. Секретарей-машинисток не стало, а курьеры нужны лишь в той степени, в которой сохраняется  необходимость перемещать бумажные документы. Документы изготавливаются  самими авторами с помощью персональных компьютеров, а нажатия нескольких клавиш на том же компьютере достаточно для отправки документа в соседнюю комнату или на другой континент. Авторы и исполнители документов, таким образом, непосредственно  задействованы в технологиях  документооборота: начиная с момента  создания документов и вплоть до контроля исполнения и работы с документальным архивом. Теперь система автоматизации  документооборота – это ключевой инструмент повышения эффективности  труда лиц, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности всей организации в целом[4].

Электронные технологии на начальном  этапе своего развития обычно используют традиционные технологические понятия. Тем более это относится к  работе с документами, немалая часть  которых была, есть и в ближайшее  время останется бумажной.

Западные традиции связаны  с персональной ответственностью менеджера  за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует  само слово «документооборот»). Предмет регламентации в традиционных западных системах управления документами - систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно, исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами как систем хранения и коллективного доступа к документам. До сих пор многие из них обозначаются у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив» — оно довольно точно передает традиционную западную метафору работы с документами.

Традиционная метафора работы с документами в России — это  делопроизводство (и, естественно, архивное дело). Российская делопроизводственная традиция предполагает обязательную регистрацию  каждого документа уже с момента  его появления в организации, а также детально регламентированный и контролируемый «доархивный» документооборот. Сама идея подобного учета, регламентации и контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии маршрутизации (workflow), встраиваемые в западные системы управления документами, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают детально проработанную в России управленческую практику.

Технологии электронного документооборота должны сохранять  преемственность традиционной культуре управления бумажными документами.

Когда компания «Электронные офисные системы» создавала систему  автоматизации документооборота «Дело», мы исходили из того, что автоматизированная технология должна сохранять преемственность  традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся  технологии работы с бумажными документами.

Именно поэтому первоначально, в середине 90-х годов, система  «Дело» была сфокусирована на делопроизводстве как реально существующей технологии учета и контроля прохождения  бумажных документов, включая их прием, регистрацию, направление на рассмотрение/исполнение, контроль, поиск, отправку и т. д. И, как  показал опыт, несмотря на то, что  в системе имелся целый ряд функций «электронного документооборота» (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web-доступ и т. д.), эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.[6]

Автоматизация бумажного  документооборота позволила решить целый ряд проблем контроля документационной деятельности предприятия и его  подразделений. Однако традиционно  понимаемое делопроизводство, конечно, не решает всех проблем управления работой с электронными документами  в организации. И в течение  последних нескольких лет мы наблюдаем  естественный переход предприятий  к качественно новой метафоре «электронного документооборота», связанной с коллективной работой  с электронными документами в  масштабе всего управленческого  персонала предприятия.

При этом речь вовсе не идет об отмене или замене традиционных делопроизводственных механизмов учета  и контроля. Напротив, если раньше применение этих механизмов ограничивалось, как  правило, организационно-распорядительными  документами в бумажной форме, которые  контролировались руководством, то теперь речь идет об их использовании для  контроля за всеми видами бумажных и электронных документов, с которыми работает персонал предприятия.

С другой стороны, для создания полноценной системы электронного документооборота недостаточно перенести  отработанные стереотипы канцелярско-бумажного  делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план сего дня выдвигаются уже не формальные учетно-контрольные функции, а целый  ряд проблем работы непосредственно  с электронными документами.

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией  о документе и его реквизитах — так называемой регистрационной  карточкой. Система электронного документооборота, помимо работы с регистрационной  карточкой, должна обеспечивать работу с собственно документами в электронной форме. В системе «Дело», в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих электронный документ.

Документы, подлежащие регистрации  и включению в систему, могут  приходить по электронной почте  или по факсимильной связи, находиться в локальной сети или в Интернете, на бумажных носителях и т. д. Система  электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для  включения в нее документов из различных источников и устройств.

Например, при сколько-нибудь большом потоке бумажных оригиналов необходимо обеспечить функцию потокового сканирования. Система «Дело», в  частности, при этом формирует и  наносит на документы штрих-коды, позволяющие автоматически идентифицировать документы при потоковом сканировании, а также при последующей работе с бумажными оригиналами.

Если же документы формируются  непосредственно на рабочих местах системы электронного документооборота, то она должна обеспечить формирование шаблонов типовых документов в офисных  приложениях (например, в Microsoft Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для хранения, поиска и разделения прав доступа к электронным документам. Именно эта функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS – Document Management System).[7]

Система «Дело», в частности, располагая собственным хранилищем, может работать и с документами, хранимыми в других системах, поддерживающих стандарт ODMA. Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и с прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.

Не останавливаясь на хорошо известных функциональных требованиях  к средствам хранения электронных  документов, важно отметить качественное отличие требований к хранению описаний документов в системах автоматизации  бумажного делопроизводства и в  системе электронного документооборота. В традиционных делопроизводственных системах документ описывается набором  вполне определенных, используемых в  бумажном делопроизводстве реквизитов (входящий и исходящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т. д. и т. п.). Этих реквизитов вполне достаточно для целей контроля прохождения  и исполнения документов. Однако поскольку  подразделения заинтересованы в  обработке конкретных разновидностей документов (договоров, платежек, заявок, приказов, статистических отчетов и  т. д.), это требует возможности  выделения и обработки специфического для каждого вида документов набора реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименования, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения таких реквизитов использование системы документооборота для содержательной работы с документами, например, для выполнения контрольно-аналитических  функций, связанных с конкретными  видами деятельности, будет неэффективным  или даже невозможным.

Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно  персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов маршрутизации документов и распределения ролевых функций. В частности, должна поддерживаться многошаговая параллельно-последовательная маршрутизация с учетом организационной структуры предприятия и ролевых функций пользователей системы в процессе работы с документами на различных этапах их жизненного цикла: от проекта — до архивного дела.

Переход персонала от «бумажного»  взаимодействия к обмену электронными документами требует воспроизведения  – уже на новой технологической  основе – целого ряда функций, связанных  с разделением прав доступа и  аутентификации участников документооборота. В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только тем лицам, которые указаны в  соответствующих резолюциях, или  их доверенным представителям (секретарям, помощникам – в соответствии с  их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в  бумажном документообороте осуществляется при помощи подписей (виз) и печатей (бланков).[5]

В системах автоматизации  документооборота разделение прав доступа  должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и  на уровне электронных документов (что, кстати, отличается от классического  подхода в системах управления документами, где права доступа не связаны  непосредственно с маршрутизацией документов).

Что касается аутентификации, то при бумажном документообороте необходимый  статус основных или вспомогательных  документов (например, актов передачи документов) обеспечивается печатью  документов на бумаге с последующим  проставлением подписей. При переходе к электронному документообороту посредником  между участниками процесса обработки  документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя – участника процесса и дать ему  возможность проставить аналог подписи (цифровую подпись) или аналог печати (цифровую подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и  бланков организации).