Автоматизачия отдела кадров

 

                                                     Содержание:

 

Введение………………………………………………………………2

1. Основные функции по работе отдела кадров предприятия…….3

2. Описание предметной области……………………………………5

3. Построение  информационной модели……………………………10

4. Описание  приложения……………………………………………..13

Заключение……………………………………………………………15

Литература…………………………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                   

                                                                       Введение  

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и  конец разных событий. Это установлено  психологами.   Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей. 
Главная задача отдела кадров-подбор кадров и работа с коллективом. 

Что такое кадровая работа ?

Проще говоря, кадровая работа – это  комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого  отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура  отдела кадров может быть различной  в зависимости от вида деятельности компании. 
  Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность. 
  Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины. 
  Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами. 
  Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей. 
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом. 
  Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий. 
  Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания. 
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий. 
Ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии — явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании. 
Если вам требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого — будет и дешевле, и практичнее. Если вы считаете, что этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и отдых — это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда — это третий. 
«Всё в одном флаконе» встречается редко. 
  Менеджеры по персоналу подобны врачам с их узкой специализацией, и лишь опытный кадровый работник отчасти похож на семейного доктора, являясь специалистом широкого профиля. 
В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудите в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы. 
  Не ждите, что менеджер по персоналу справится с вашими проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату. 
  Главная функция и первоочередное назначение такого работника — это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.На реализацию одной из таких проблем и направлено разрабатываемое программное обеспечение. Данное программное обеспечение призвано максимально упростить и автоматизировать работу с большими объемами информации.

Создание информационной системы  предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке  информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого  подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при  этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных  параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для  решения задач и функций управления.

Темой данного курсового проекта  является информационная система отдела кадров предприятия.

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением  большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При  этом трудно осуществить быстрый  отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, составлении отчетов. Основанием разработки послужил ряд  причин, возникающих в силу влияния  человеческого фактора, которые  отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела кадров:

а)  возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;

б)  невозможность быстро справиться с большим объемом информации;

в)  сложность поиска необходимой информации;

Целью разработки является максимально  возможное устранение случайных  ошибок, перечисленных недостатков  существующей системы работы отдела кадров, и привнесение в нее  факторов, положительно влияющих на качество и сроки выполнения реализуемых  в ней функций:

а)  уменьшение времени выполнения каждой функции;

б)  автоматическое создание документации и отчетов;

в)  простой и быстрый поиск;

г)  автоматическое проставление дат и табельных номеров;

Все вышеперечисленное свидетельствует  об актуальности проблемы, вариант решения которой представлен в данном курсовом проекте.

 
1.Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

-  принятие на работу

-  расчет с работы

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение следующих действий:

1.1 Анализ  данных

Анализ данных производится при  принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие  документы: паспорт, трудовая книжка и  документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование  составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать ФИО, должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа.

1.2 Составление трудового договора

Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется  при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника.

1.3 Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (ФИО,

 

рабочее место(должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:

1. Личные  данные:

- дата  рождения, место рождения;

- адрес;

- паспорт:  серия, номер;

- пенсионное  свидетельство;

- медицинское  страхование;

- ИНН;

- семейное  положение;

- дети;

2. Образование;

3. Трудовая  история (трудовая деятельность  до работы на предприятии) с  указанием следующих данных:

- предприятие;

- должность;

- стаж;

-статья  увольнения;

4. Документы  (опись документов, приобщенных к  личному делу сотрудника), с указанием  полей:

- тип  документа (трудовая книжка, диплом  и прочее);

- идентификационный  номер (номер диплома, тр. книжки);

- дата  приема (дата внесения в личное  дело);

- дата  выдачи (дата изъятия из личного  дела);

 

1.4 Изменение  штатного расписания

Штатное расписание работающих на предприятии (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено.

2.1 Проставление  отметок в личное дело и  трудовую книжку

При наличии  приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка  с указанием статьи увольнения и  даты расчета, а также номер приказа  об увольнении. В трудовую книжку при  этом также ставится отметка о  расчете.

2.2 Выдача  документов

После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с  описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о  том, что документы выданы (путем  изменения данных о документах и  материалах, приобщенных к личному  делу – проставление даты выдачи).

2.3 Составление списка уволенных  сотрудников за период

Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения.

2.4 Изменение штатного расписания (при расчете)

При расчете, на основании приказа  об увольнении, также производится изменение штатного расписания. 

 

2. Описание предметной  области.

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно  упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы  все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в  данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник. Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово-отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму. Это особенно проявляется при сравнении схем AS IS и TO BE. что создание системы позволит упростить работу сотрудника отдела кадров, информационная система возьмет на себя значительную часть работы по составлению документации и личных дел сотрудников.

                                                 Схема AS IS

 

                                                                        Рис.1

 

 

Рис.2

 

 

                                                         Рис.3 

 

                                         Рис.4    Схема TO BE

 

                                                          Рис.5

 

                              Рис.6  Прием , увольнение  с работы.

 

                     

                                                       Рис.7

                                                        Рис.8

 

3. Построение информационной модели

Для проектирования информационной модели использовалось CASE-средство ERwin, в результате чего была получена модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены 5 сущностей: "Должность", "Сотрудник", "Приказ", "Трудовая история" и "Документ" (см. рисунок 9).

                             Рис.9 Схема сущностей.

Следующим этапом проектирования инфологической модели является детализация атрибутов  сущностей. На этом этапе также проверяется  соответствие полученной модели нормальным формам. Каждой сущности приписываются:

1.  Первичный ключ;

2.  Внешние ключи соответственно типам связей;

3.  Атрибуты;

В приведенных  ниже пунктах одинарной чертой обозначен  первичный ключ – позволяет с  помощью минимального набора атрибутов  определить экземпляр сущности, а  двойной чертой – внешний ключ. Каждой сущности приписываются атрибуты:

-  Сотрудник (Табельный номер, фамилия, имя, отчество, образование, адрес, дата рождения, место рождения, паспорт, ППС, медицинское страхование, ИНН, семейное положение, дети, номер должности);

-  Должность (Номер должности, название);

-  Приказ (Номер приказа, дата, тип, статья, табельный номер);

-  Трудовая история (Номер записи, должность, стаж, предприятие, статья увольнения, табельный номер);

-  Документ (Номер документа, тип, идентификационный номер, дата приема, дата выдачи, табельный номер ).

Таким образом, получаем инфологическую модель данных, представленную на рисунке 10.

 

 

                                    Рис.10 Инфологическая модель.

 

 

Следующим этапом проектирования базы данных является даталогическое (логическое) проектирование базы данных.

Даталогическая модель строится на основании инфологической модели и выполняется на языке описания данных конкретной СУБД. Каждому полю таблицы назначается имя, тип и размер. Полученная даталогическая модель представлена на рисунке 11.

                                 Рис.11  Даталогическая модель.

 

Для составления  отчетов и запросов на основе представленной модели были созданы временные таблицы "Штатное расписание" и "Список уволенных за период" (см. рисунок  12).

                                    Рис.12 Временные таблицы.

 

 

 

Таблица "Штатное расписание" составляется на основе ранее созданной таблиц "Должность" и "Сотрудник", в  состав полей входят "должность" и "количество сотрудников". Количество сотрудников является вычисляемым полем.