Архивоведение

 

Экспертиза ценности документов. Документы неравноценны как источни- ки: одни несут ценную информацию о политической, научной, экономической, культурной жизни общества и человека, другие важны лишь для тех учреждений, которые их создали. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях стра- ны образуется до 100 миллиардов документов (примерно 1 миллиард единиц хра- нения). Если бы все они поступали на хранение, архивы чрезвычайно быстро за- хлебнулись бы этим потоком документов. Не несущие ценной информации доку- менты подлежат уничтожению. Но что необходимо уничтожить, а что сохранить? На этот вопрос дает ответ экспертиза ценности документов - изучение докумен- тов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Документы подвергаются источниковедческой оценке, после чего в ее результате комплектуются государст- венные архивы.

 

В России начали широко проводить  экспертизу ценности документов в пер-

 

 

 

вой половине XIX   века в связи с переполнением исторических ведомственных

 

 

 

 

 

архивов и архивов учреждений. Но при тогдашней “экспертизе” подход был узко- ведомственный, каждое ведомство исходило из своих интересов, и мело свои “Правила хранения и уничтожения решенных дел”. И работа по “разборке решен- ных дел” и “уничтожению ненужных бумаг” проводилась не регулярно, а по мере накопления документов.

 

Экспертиза ценности документов решает три задачи. Первая задача (часто  ее называют основной, главной) заключается  в определении того, какие докумен- ты несут ценную информацию, в отборе документов для передачи в государствен- ные архивы. Изучаются документальные фонды, определяются две группы доку- ментов: имеющих научную ценность, и имеющих справочное значение. В ходе сравнительного анализа документов научного значения осуществляется отбор их в госархивы. Вторая задача - определить срок хранения документов. В ходе изуче- ния документов справочного значения их распределяют на группы долговремен- ного, временного и кратковременного хранения. Третья задача включает установ- ление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты - воспол- нение недостающих или утраченных материалов.

 

Ценность документов определяется на основании ряда признаков - критери- ев ценности документов. Среди этих критериев: 1. степень значимости содержа- ния документов; 2. значение фондообразователя; 3. значение времени и места воз- никновения документов; 4. автографичность; 5. подлинность и копийность доку- ментов; 6. дублетность документов; 7. поглощенность содержания документов; 8. степень сохранности документов фонда; 9. физическое состояние документов; 10. палеографические, языковые, художественные и другие особенности документов;

 

11. юридическая сила документов; 12. объем фонда. Наиболее важными,  широко применяемыми критериями  ценности документов, называемыми  также основными

 

 

 

 

 

критериями, являются: значение содержания документов, значение фондообразо-

 

 

 

вателя, повторяемость информации, время и место возникновения документов.

 

 

 

Содержание документов - это основной критерий их ценности. Содержание документа очень многообразно. Ценность содержания будет зависеть от значимо- сти события, зафиксированного в документе, полноты освещения, новизны, уни- кальности информации. Критерий значимости содержания документов позволяет распределять документы на категории постоянного и временного хранения и ус- тановить (для документов временного хранения) сроки их хранения. Документы учреждений делятся на несколько групп. К первой группе можно отнести доку- менты, определяющие целевое назначение учреждения и раскрывающие его дея- тельность, материалы, связанные с вопросами руководства, финансирования, пла- нирования. Это основные материалы. Они отбираются на постоянное хранение. Вторая группа документов - вспомогательные материалы, отражающие повсе- дневную оперативную деятельность - бухгалтерскую отчетность, учет, бытовые и административно-хозяйственную деятельность и так далее. Эти документы имеют временный, справочный характер, хранятся временно. Третья группа документов учреждений - документы по личному составу. Документы по личному составу оп- ределяются современным архивным законодательством, как комплекс докумен- тов, создающихся в процессе документирования служебной, трудовой или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. В составе этой группы есть документы основные и вспомогательные. Значимость этих документов опре- деляется не содержанием, а положением или значением лица, к которому они от- носятся. Эти материалы хранятся до нескольких десятилетий, а иногда остаются на постоянное хранение. В последние годы в связи с упразднением и реорганиза- цией многих учреждений и ведомств, в целях социальной защиты интересов граж- дан, работавших в этих учреждениях и ведомствах, создают целые архивы доку-

 

 

 

 

 

ментов по личному составу. В частности, такой архив создан в Республике Татар-

 

 

 

стан.

 

 

 

Важным критерием при  определении ценности документов является значе- ние фондообразователя. Значение учреждения, организации или лица предопреде- ляет ценность документов, образующихся в их деятельности. В принципе, каждое учреждение, являющееся фондообразователем, можно рассматривать, как источ- ник комплектования государственных архивов. Но в деятельности взаимосвязан- ных между собой учреждений (например, в фондах вышестоящих учреждений от- ражена деятельность подведомственных учреждений) образуются документы с повторяющейся информацией. Поэтому ряд категорий учреждений можно исклю- чить из числа этих источников комплектования архивов. С 1960 года Главное ар- хивное управление СССР составляло примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежали или не подлежали приему в госу- дарственные архивы страны. Руководствуясь этими списками, архивные учрежде- ния страны составляли свои списки.

 

Другой важный критерий ценности документов - значение события, в связи  с которым созданы документы, времени и места образования  документов. Чем значительнее событие  прошлого, тем осторожнее должна проводиться  экспертиза. Даже документы, содержащие малозначащие сведения, могут поступать  на посто- янное хранение, если созданы в связи со значимыми событиями. Важно обращать внимание и на время образования документов. Так, например, документы за ран- ние периоды отечественной истории требуют особенно бережного отношения, так как их сохранилось сравнительно немного, да и создавалось в процессе делопро- изводства того времени сравнительно немного документов. С целью защиты таких документов даже вводились так называемые запретные даты, ограничившие сферу деятельности экспертов: документы, созданные ранее запретных дат, экспертизе

 

 

 

 

 

не подвергались, а сохранялись  в любом случае. В 1919 году была введена  первая запретная дата - 25 июня 1811 года, то есть дата издания нового Положения  о ми- нистерствах. В 1925 году ввели новую запретную дату - 1825 год (так как многие документы погибли в Отечественную войну 1812 года). В 1957 году было реко- мендовано не выделять к уничтожению материалы, отложившиеся до начала XIX века. Позже запретной датой стало время буржуазных реформ второй половины XIX века. Сегодня запретные даты более не используются. При изучении ценно- сти документов учитывается и место их образования: внимательно следует подхо- дить к экспертизе ценности документов, созданных, например, в регионах, в кото- рых происходили важные события отечественной истории.

 

К числу важных критериев  ценности документов следует относить критерий значимости автора документа, автографичности. Историческое значение автора - учреждения или лица, -  определяет ценность документов. Если учреждение или лицо представляют значительный интерес для истории, то даже самые незначи- тельные по содержанию документы могут быть взяты на постоянное хранение. Особую ценность представляют рукописи, документы за подписью авторов, с ав- торскими правками, пометами и резолюциями.

 

К критериям ценности документов относятся также критерии повторяемости  информации. Одним из них является подлинность или копийность документов. Подлинник - это документ, оформленный и удостоверенный в установленном по- рядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и под- пись руководителя учреждения или структурной части учреждения, от которых он исходит. Копия - это точное воспроизведение подлинника, заверенное уполномо- ченным на то лицом. В архивных фондах при наличии подлинника копии могут быть уничтожены, но если документ имеет большое научное значение или широко используется, то рекомендуется оставить несколько экземпляров копий. Если под-

 

 

 

 

 

линник отсутствует, то копии сохраняются в любом случае. Если в тексте подлин- ника и копии есть существенные расхождения, то сохраняется и подлинник, и ко- пия. Авторизованная копия приобретает силу подлинника.

 

К критериям повторяемости  информации относится также дублетность до- кументов. Дублетные документы - это размноженные документы, то есть несколь- ко экземпляров одного и того же документа - подлинника или копии. Они могут находиться даже в фондах разных учреждений - например, уставы, приказы, инст- рукции, разосланные разным учреждениям. Обычно оставляют на хранение 1-2 экземпляра дублетных документов (обычно в фонде того учреждения, которое создало документ). Сохраняют их также, если экземпляры не полностью идентич- ны. Лишние экземпляры могут быть переданы в библиотеки, музеи.

 

Критерий повторяемости  информации касается также поглощенности  со- держания документов. Поглощенные документы - это документы, содержание ко- торых покрывается составленными на их основе сводными документами. Это, как правило, документы планово-отчетные, статистические. Поглощенные документы должны быть выделены к уничтожению. Например, если есть годовые отчеты, то уничтожаются квартальные и месячные; если нет годовых, то сохраняются квар- тальные, уничтожаются месячные.

 

Еще один критерий ценности документов - степень сохранности  документов архивного фонда. Если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют  основные  документы учреждения, то на постоянное хранение оставляют  доку- менты второстепенного значения, если они отражают историю и деятельность уч- реждения. Одно время архивисты из разрозненных документов, случайно сохра- нившихся в фондах, создавали так называемые “следы фондов” - их сохраняли как доказательство существования некоторых учреждений. Сейчас от практики сохра-

 

 

 

 

 

нения “следов фондов”  отказались. Разрозненные документы  просто уничтожают,

 

 

 

а из ценных составляют объединенные фонды и коллекции.

 

 

 

Физическое состояние  документов тоже является критерием  ценности доку- ментов. Если документы имеют внешние повреждения, то прежде всего решают, заслуживают ли они восстановления. Плохое состояние документов, не представ- ляющих большой научной ценности, может стать основанием для их уничтоже- ния. Ценные документы, напротив, восстанавливаются, реставрируются, фотоко- пируются, микрофильмируются.

 

При экспертизе документов имеет значение также такой критерий, как их палеографические, языковые, художественные и другие особенности. Значение имеет необычный или  редко встречающийся носитель документа - береста, перга- мен, шелк и так далее. На постоянное хранение оставляют документы с художест- венной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы. представляющие инте- рес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период, документы с дипломатическими и языковыми особенностями.

 

 

Еще один критерий ценности документов - их юридическая сила. Юридиче- ская сила документов - это свойства, сообщаемые документам правовыми норма- ми и проявляющиеся в их форме, составе реквизитов, в границах и объектах их действия. Этот критерий прежде всего определяет требование, чтобы все офици- альные документы, принятые на государственное хранение, были правильно оформлены и удостоверены. Кроме того, он применяется к документам социаль- но-правового характера (договоры, акты, соглашения и так далее), которые возни- кают в процессе заключения различных сделок. Эти документы имеют, как прави- ло, временное справочное значение. У них есть определенные сроки исковой дав- ности (большие сроки исковой давности - у коммерческой переписки и докумен- тов, кроме того, они могут иметь и историческое значение и в этом случае остают-

 

 

 

 

 

ся на постоянное хранение). Срок исковой давности исчисляется не с момента создания документа, а с того срока, которым обусловлен платеж по документу.

 

Наконец, к критериям ценности документов относится и объем  фонда. В не- которых учреждениях-фондообразователях образуется сравнительно небольшое количество документов. К экспертизе ценности документов таких учреждений следует подходить очень бережно.

 

Критерии ценности документов не могут быть неизменными. Они меняются,

 

 

 

одни критерии приобретают  большее значение, другие - меньшее.

 

 

 

Экспертиза ценности проводится специальными экспертными и экспертно- проверочными комиссиями, действующими на постоянной основе и укомплекто- ванными компетентными специалистами.

 

Экспертиза ценности документов включает три этапа: на первом этапе  про- изводится оценка документов в процессе делопроизводства, то есть в процессе создания документов. Происходит это ежегодно в конце года. Документы посто- янного и долговременного хранения передаются в архивы учреждений (ведомст- венные архивы). Документы справочного характера, кратковременного хранения уничтожаются по истечении срока хранения в структурных подразделениях учре- ждения. На втором этапе происходит оценка документов в архиве учреждения. Единицы хранения просматриваются полистно, если в единице хранения содер- жатся документы различной ценности, то срок хранения единицы хранения уста- навливают по наиболее ценным документам. Если к уничтожению выделены мас- совые документы справочного характера, то оставляют их образцы. На этом этапе материалы уже готовят для передачи на государственное хранение. Государствен- ные архивы составляют для ведомственных архивов перечни дел, принимаемых на государственное хранение. Третий этап экспертизы - окончательный отбор доку- ментов на постоянное хранение в государственные архивы. Здесь также на по-