Архивоведение

Архивовéдение - комплексная научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю. Как комплексная научная дисциплина, архивоведение включает ряд специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику.

Архивоведение связано с  множеством научных дисциплин, в  том числе не только гуманитарными. В архивном деле используются данные естественных и точных наук - например, при обеспечении оптимальных условий хранения документов, в их реставрации, консервации, уменьшении, увеличении, при переносе на другие носители.

Архивоведение обобщает методы работы с документами, используя  методы и приемы целого ряда специальных  и вспомогательных исторических дисциплин: источниковедения, палеографии, дипломатики, исторической хронологии, исторической метрологии, сфрагистики, геральдики, генеалогии, эпиграфики, нумизматики, исторической географии и других, а также документоведения - дисциплины, изучающей закономерности образования документов в их историческом развитии и способы создания документов, принципы организации делопроизводства, построение систем документации.

 

Объектом  архивоведения является документ. Предмет  архивоведения - это архивные документы, находящиеся на архивном хранении и  подлежащие архивному хранению, как  текстовые, так и графические документы на различных материальных носителях - на бумажной основе, кино-фотодокументы, звукозапись, микрофильмы и другие.

Таким образом, документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В Основах законодательства Российской Федерации “Об Архивном Фонде РФ и архивах” (1993)1 (далее - Основы законодательства об архивах) определено понятие архивный документ: это документ, независимо от носителя и способа фиксации информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его исторической и практической значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

В Основах законодательства об архивах зафиксировано также  само понятие архива. Архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, в этом определении - три определения понятия “архив”: некое собрание документов (которое также при определенны условиях может быть синонимом понятия “фонд” и “коллекция”); архивное учреждение (архив, осуществляющий государственное хранение документов - государственный или истори- ческий архив); структурная часть учреждения (ведомственный архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств, других организаций, учреждений до момента передачи их в государственные архивы).

 

Государственные архивы выполняют  целый ряд функций:

- комплектование документами; 

- обеспечение сохранности  документов;

- учет документов;

- экспертиза ценности документов;

- создание справочного  аппарата;

- организация использования документов (в том числе работы  исследователей в архиве, осуществление публикаций);

- создание научно-справочных пособий;

- поиск документов.

 

В пределах архивов документы  обычно группируются по архивным фондам. В Основах законодательства об архивах  дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд может быть также обозначен, как совокупность всех документов, образовавшихся деятельностью организации, учреждения, предприятия или лица.

Те учреждения, организации, предприятия, воинские части, лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Какое учреждение может быть фондообразователем? Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются: - наличие законодательного акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре; - наличие штатного расписания учреждения, своего бюджета, расчетного счета в банке, гербовой печати; - самостоятельное ведение учреждением делопроизводства. Самостоятельными фондообразователями  иногда могут быть и отдельные структурные подразделения учреждения, имеющие оперативную и организационную обособленность.

В России классификация документов не всегда осуществлялась по фондам: существовала классификация по отраслям, по темам, видам документов - формально-логическая классификация. Но с XIX века все более утверждается пофондовая классификация - она проводилась на основе принципа происхождения документов, основным требованием которого была целостность, недробимость архивного фонда. Это требование актуально и сейчас: фонды недробимы, архивный фонд должен полностью концентрироваться в одном архиве. Недробимость архивных фондов - основа научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Определить границы  архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд. Хронологические границы архивного фонда - это даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав данного фонда.

Архивный  фонд,  состоящий  из  документов,  образовавшихся  в  процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, называется фондом личного происхождения. Фонды личного происхождения подразделяются на личные, семейные, родовые. Семейные фонды хранят документы не более трех поколений, родовые - не менее четырех поколений.

Иногда архивный фонд состоит  из документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, имевших или имеющих между собой исторически и логически обусловленные связи (общие цели, подчиненность, время и место деятельности,  общее делопроизводство;  для лиц-фондообразователей - имеющие или имевшие родственные, профессиональные, другие отношения). Такой фонд называется объединенным архивным фондом.

Однако в архивах встречаются  собрания документов, образовавшиеся деятельностью совершенно разных фондообразователей. Такое собрание называют архивной коллекцией - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, хронологическому, авторскому, номинальному (по виду документов), другим. Но создание архивной коллекции должно быть обоснованным. Обычно архивную коллекцию создают из отдельных разрозненных документов, которых недостаточно для создания самостоятельного архивного фонда.

 

Наименьшей классификационной  единицей в пределах архивного фонда является единица хранения. В современной архивной практике единицу хранения часто называют “дело” (хотя это только один из родов единицы хранения, наиболее распространенный). Единица хранения - это совокупность документов, относящихся в определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Объем единицы хранения варьируется от одного листа до нескольких сотен.

Существует несколько  основных родов единицы хранения. Самый распространенный называется делом: это совокупность различных видов документов, связанных содержанием и последовательностью делопроизводства. Другой род единицы хранения - переписка, - состоит из документов запросов и ответов, возникших в результате обмена информацией по определенному вопросу между учреждениями или лицами. Наконец, материалы - это род единицы хранения, составленный из документов-приложений к какому-либо документу, или это различные виды документов, не связанные последовательностью делопроизводства.

 

Документы группируются в  единицы хранения не произвольно, а по определенным признакам - по признакам заведения единицы хранения (дела). Среди них выделяют:

- номинальный признак  (все документы в деле - одного вида);

- предметный признак (все  документы в деле касаются  одного вопроса);

- авторский (автором всех документов является одно лицо или учреждения);

- корреспондентский признак  (все документы дела адресованы одному лицу или учреждению);

- географический признак  (документы сгруппированы по единству территории, с которой связаны авторы, корреспонденты или содержание документов);

- хронологический признак  (документы сгруппированы по периоду времени, к которому относятся).

Чаще всего дела заводятся по нескольким признакам, комплексно.

 

На обложке единицы  хранения указываются следующие  сведения: название архива; название фондообразователя и номер фонда; структурная часть фондообразователя; номер описи фонда, куда записано дело; номер дела по описи и его название; крайние даты единицы хранения (если единица хранения - дело, то начальная дата его - дата инициативного документа, то есть документа, который положил начало заведению дела; по датам приложений о крайних датах не судят); количество листов в деле. В конце каждой единицы хранения есть итоговая запись, в которой указано, сколько листов в деле, дата проверки и подпись проверявшего.

 

Архивный Фонд Российской Федерации и его части. В эпоху существования СССР (до указов и основ законодательства об архивах начала 1990-х годов) существовало понятие Единого Государственного Архивного Фонда СССР (ЕГАФ СССР) - совокупность всех документов, принадлежавших государству. В ЕГАФ СССР не включались документы Коммунистической партии Советского союза - существовал Архивный Фонд КПСС, его документы принадлежали не государству, а самой КПСС. Основами законодательства “Об Архивном Фонде РФ и архивах” (1993) было введено понятие Архивный Фонд Российской Федерации (АФ РФ) - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный Фонд РФ включает в себя все архивные фонды и документы на территории Российской Федерации независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы их собственности.

Впервые в новом законодательстве АФ РФ подразделялся на две части: государственную и негосударственную. Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью: это фонды и документы федеральных государственных архивов и центров хранения документов; архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной Прокуратуры, Центрального банка, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности; фонды, полученные от общественных и религиозных объединений, юридических и физических лиц. Негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства - в собственности религиозных объединений и организаций, или в частной собственности.

 

Классификация документов АФ РФ. Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ - это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам.

 Классификация включает в себя три ступени:

1 - классификация документов  АФ РФ в целом, которая определяет организацию сети государственных архивов и центров хранения. Здесь наиболее существенными признаками являются принадлежность документов к определенной эпохе; принадлежность к учреждениям федерального, республиканского, областного и др. подчинения; принадлежность к определенной административно-территориальной единице; принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника создания документов.

2 - Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам.

3 - Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения. Здесь группировка единиц хранения осуществляется по следующим признакам: один из двух главных - структурный классификационный признак, это группировка дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались. Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документы. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее). Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по опре- деленным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содер- жание документов.

 

Иногда при группировке  единиц хранения могут применяться  и другие при- знаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составля- ются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.