Архивный каталог и порядок его разработки

 

Экскурсии в архивы

 

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей».  
 
Экскурсии в архивы, предпринимающиеся с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями. 
Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Устные журналы

 

Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

 

Лекции, доклады

 

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя. 
 
Одновременно с чтением лекции используются различные средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр.

 

Предоставление документов пользователям в читальный зал

 

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. 
 
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива. 
 
При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место. 
 
В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. 
 
Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

 
В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

 
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

 
К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи. 

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

 
После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

 
Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.

 

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

- все письма-направления и заявления пользователя;

- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

- заказы на выдачу описей и дел;

- заказы на копирование документов.

 

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

 
Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях: 
- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение; 
- пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

- выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа. 
 
Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных залах…не содержит важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое  задание. Составить описательную  статью архивной описи документов  согласно исходным данным.

Форма описательной статьи

ГУ «Северная нефть» Фонд №  339 ОПИСЬ №   1    дел постоянного хранения             за  2008  год

УТВЕРЖДАЮ директор ГУ «Северная нефть»   Лобачев                              И.М. Лобачев   31.09.2011

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 1 01-04 Приказы по основной деятельности    196   2 01-05 Коллективный договор    24    3 01-07 Протоколы совещаний руководителя организации с руководителями структурных подразделений    98   4 01-12 Переписка с исполнительными органами государственной власти Республики Коми    34   5 02-02 Бизнес план организации   34   6 02-06 Годовые сметы доходов и расходов денежных средств   186   7 02-14 Аналитические отчеты о выполнении планов   164   8 03-03 Перспективные планы развития организации    57    9 03-08 Договоры об инвестиционной деятельности    29   10 03-09 Договоры о купле-продаже земельных участков    53   11 03-11 Документы об учете владения, пользования и распоряжения имуществом    26   12 06-06 Журнал регистрации несчастных случаев на предприятии   12   13 06-07 Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда   41   Итого в  опись внесено _____________13 (тринадцать)__________ед. хр.,                                                                                   (цифрами и прописью) с № ____1___ по № ___13___, в том числе: литерные номера: нет пропущенные номера: нет Специалист архивного отдела                                 Макарова                                Л.И. Макарова 26.09.2011 Наименование должности руководителя архива                                                   Подпись                             Расшифровка подписи 26.09.2011 СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК организации от 29.09.2011 № 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

1. Алексеева Л.П. Архивоведение, 2005г.

2. Основные правила работы  государственных архивов РФ. М, 2002.

3. ref.rushkolnik.ru