Архивный каталог и порядок его разработки

 

 

Содержание

1. Архивный каталог и  порядок его разработки                                                   3

2. Организация информационных  мероприятий архива в культурно-просветительских  целях                                                                                          9

3. Практическое задание                                                                                       16

Литература                                                                                                             18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Архивный каталог  и порядок его разработки.

Архивный каталог—межфондовый архивный справочник , в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам(темам ,отраслям),расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации .

В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а так же в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

- определение вида каталога;

- разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

- выявление и отбор документной информации для каталогизации;

- описание документной информации на каталожных карточках;

- индексирование каталожных карточек;

- систематизация карточек и ведение каталога.

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации .

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых—«Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕ К(1962,1978).

В России и странах Восточной Европы ББ К используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации (РДИ) .

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации :

«Универсальная десятичная классификация»(ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия»(Ранганатана) .

Мельвиль Дьюи – организатор американской библиотечной ассоциации - в1972г .составил1-й вариант десятичной классификации (ДК) , в соответствии с которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на10классов,которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы, например:

A. Естественные науки

B. Математика

C. Физика

Z. Правоведение

К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. Например, к разделу «Инженерия » есть таблицы :

- «по признаку работ»;

- «по признаку инженерных работ»;

- «по признаку части».

В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следующим образом:

- «по признаку работ»:

1) здания и жилища;

2) ирригационные и дренажные работы;

3) горное дело;

- «по признаку инженерных работ»:

1) прикладная механика;

2) исследование;

3) чертежи и рисунки.

- «по признаку части»:

1) земляные работы;

2) фундамент;

3) пол;

4) крыша;

5) окна.

 Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием(:).

Например: Д: Е2: Р1«Инженерные исследования земляных работ». Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных информационно-поисковых языков (ИПЯ) .

Необходимо запомнить, что при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений. При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска РДИ не совпадают.

С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в советский период Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М.,1978) была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знанийи деятельности общества.

Такими отраслями в масштабах государства являются:

- Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б/3).

- Общественно-политическая жизнь (индекс И/К).

- Народное хозяйство (индекс Л/Т).

- Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление ) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в госхранилищах и их широким использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют основную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектное, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

-аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;

- групп населения: по занимаемому положению, характеру связи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принадлежности и т.д.; -   языка : иностранный и народов России;

- места: зоны и общие указания определенных мест (страны света; государства и государственные объединения и т.д).

Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих определителей логично может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам:

- вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социалистического Отечества (индекс 3);

- народное образование (индекс Ф);

- физкультура и спорт (индекс Э).

Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специальных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («Э З11) и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же подотделу (.07.01) - «Спортивные общества», выразим информацию о футбольных спортивных обществах «Э11 (.07.01)».

Графически структура построения СЕК с применением индексов показана на рис .13.

Главная таблица	А	Б/З	Отделы И/К	л/т	У/Я
	от А1 до А9		Подотделы	от Л до Т
Основная таблица	от А1 01 до А1 99		Разделы	от Л0 до Л9
	от А1 01 01 до А1 01 99		Подразделы	от Л0 01 до Л0 99
Таблица общих определителей	Аспекта (01.30)	Групп населения – 7.2	Языка=1	Места «6.286»
Таблица специальных определителей	Аспекта (.06.04)

 

Рис.13.СтруктурапостроенияСЕК

Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

 

 

 

 

2. Организация  информационных мероприятий архива  в культурно-просветительских целях.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.

 

Организация выставок документов

 

Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

 
По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

 
По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней). 
 
По месту демонстрации различают стационарные и передвижные. 
Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные – временными и краткосрочными. 
 
Разработка тематико-экспозиционного плана выставки зачастую требует напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах – сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи. 
 
В 2005 году была проведена в Выставочном зле федеральных архивов историко-документальной выставка "Победный 1945-й", международной научно-практической конференции, посвященной 60-летию Победы. Росархив, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД приняли активное участие в подготовке совместно с ФГУ "Фонд взаимопонимания и примирения" передвижной выставки "Невольники Третьего Рейха: судьбы советских граждан, угнанных в Германию".

 

Организация встреч с общественностью

 

Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и кинопрограмм, слайдфильмов, прослушиванием фонозаписей, выставками архивных документов и т.д. 
 
В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

 
Тематика встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты.

 

«Дни открытых дверей»

 

Они служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр.