Архивный фонд Российской Федерации

 

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

 

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

 

Учет архивных документов в муниципальном  архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным  архивом.

 

Записи в учетные документы  вносятся только работниками, ответственными за учет.

 

В архиве разрабатываются порядок  и схема учета архивных документов.

 

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

 

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

 

В архиве ведутся основные и вспомогательные  учетные документы. Состав и формы  основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

 

В состав основных учетных документов архива входят:

 

-  книга учета поступлений  документов - для учета каждого  поступления архивных документов  в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

 

-  список фондов - для регистрации  принятых на хранение архивных  фондов, присвоения им номеров;

 

-  лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;

 

- лист учета аудиовизуальных  документов - для учета количества  аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации;

 

- опись дел, документов - для  поединичного и суммарного учета  архивных документов, закрепления  порядка их систематизации, учета  изменений в составе и объеме  архивных документов, включенных в данную опись;

 

-  реестр описей дел - для  регистрации описей дел;

 

- инвентарная книга учета дел,  имеющих в оформлении или в  приложении к ним драгоценные  металлы и камни - для поединичного  и суммарного учета состава  и состояния таких дел;

 

-  паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

 

-  лист учета и описания  уникального документа;

 

-  список фондов, содержащих  особо ценные документы;

 

- опись особо ценных дел, документов  или перечень номеров особо ценных дел;

 

-  реестр описей особо ценных  дел, документов;

 

-  книга учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования;

 

-  опись страхового фонда;

 

- дело фонда - комплекс документов  по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;

 

-  лист-заверитель дела - для  учета количества листов в  деле;

 

-  внутренняя опись документов  дела - для дел, в состав которых  входят уникальные документы.

 

Архив вправе вести другие вспомогательные  учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

 

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

 

-  акта приема-передачи документов  на хранение;

 

-  акта приема на хранение документов личного происхождения.

 

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

 

Все принятые в архив архивные документы  вносятся в книгу учета поступлений  документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

 

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

 

- акта о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению;

 

-  акта о неисправимых повреждениях  документов;

 

-  акта приема-передачи документов  на хранение;

 

-  акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

 

-  акта возврата документов  собственнику;

 

-  акта об изъятии подлинных  единиц хранения, документов.

 

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

 

При выделении к уничтожению  всех архивных документов архивного  фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

 

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

 

-  выверки учетных документов, по итогам которой выявлены  ошибки, допущенные при подсчете  количества хранящихся архивных  документов;

 

-  проверки наличия и состояния  архивных документов, в ходе которой  обнаружены неучтенные, за литерными  или пропущенными номерами единицы  хранения/единицы учета;

 

-  реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено  на несколько дел;

 

-  описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно  разделение или объединение единиц  хранения/единиц учета.

 

Основанием для внесения изменений  в учетные документы являются:

 

-  акт о технических ошибках в учетных документах;

 

-  акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

 

- акт о разделении, объединении  дел, включении в дело новых  документов;

 

-  акт описания документов, переработки  описей.

 

Современные правила учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате проведённого исследования по теме «Архивный фонд Российской федерации» можно сделать ряд выводов:

 

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно  пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

 

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

 

Федеральный закон значительно  повысил правовой статус архивов  организаций. Возрастает понимание  роли архивов как важного источника  информации, а это понимание так  необходимо сегодня руководству  коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

 

В систему Федерального архивного  агентства России входят государственные  архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

 

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются  документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а  также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

 

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную  группировку с целью правильного  распределения по государственным  архивам.

 

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

 

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

 

В настоящее время все больше архивных документов переводят в электронный вид. Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

 

Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу