Архивный фонд Российской Федерации

 

-  в организации документов  в делопроизводстве и формировании  дел;

 

- по отбору документов в состав  Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

 

-  по упорядочению документов  по личному составу;

 

- по ведению учета документов  Архивного фонда Российской Федерации,  находящихся на временном хранении;

 

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

 

- по совершенствованию работы  делопроизводственных, архивных и  экспертных служб источников  комплектования;

 

-  в повышении профессиональной  квалификации работников указанных служб.

 

Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами архивного фонда  РФ в соответствии с его профилем.

2 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ  АРХИВНОГО ФОНДА

 

2.1 Обеспечение сохранности  документов Архивного фонда

 

Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.

 

Требования к зданиям и помещениям архива:

 

-архив размещается в специально  построенном или приспособленном  для хранения архивных документов  здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха;

 

-строительство и реконструкция  здания архива производятся в  соответствии с нормативными  правовыми актами, содержащими требования  к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела;

 

-состав, расположение, оборудование  помещений основного назначения  должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива;

 

-размещение архива в приспособленных  зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

 

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

 

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных  зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

 

Требования к архивохранилищу:

 

-архивохранилище должно быть  максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений  архива и не иметь общих  с ними вентиляционных каналов.  Архивохранилище отделяется от  соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды;

 

-при проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон;

 

-архивохранилище должно иметь  естественную или искусственную  вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности;

 

-высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.;

 

-архивохранилище архивных документов  на нитрооснове территориально  отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

 

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической  укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

 

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

 

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

 

Охрана архива осуществляется на основании  договора между архивом и соответствующим  подразделением охраны, в котором  предусматриваются обязательства  сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового  и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

 

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

 

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

 

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

 

Все экземпляры ключей (за исключением  относящихся к помещениям, на которые  распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

 

Порядок хранения ключей в рабочее  и нерабочее время, получения  ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается  инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

 

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи  от архивохранилища в рабочее  время находятся у заведующего  архивохранилищем или лица, его замещающего.

 

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

 

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного  аппарата разрешается только по специальным  пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

 

Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал  или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

 

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное  за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища  архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

 

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического  состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

 

Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность  полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

В случаях хищения или повреждения  архивных документов, в том числе  внесения в их текст изменений, архив  обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

2.2 Государственный учет документов  Архивного фонда

 

Определение количества и состава  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

 

Архив осуществляет государственный  учет архивных документов. Состав и  порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том  числе формы паспорта архива и  паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Учету подлежат:

 

-хранящиеся в архиве архивные  документы, в том числе неописанные  и непрофильные для данного  архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

 

-документы Архивного фонда Российской  Федерации, а также документы  по личному составу, хранящиеся  в источниках комплектования  архива.

 

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

 

Архивный шифр (обозначение, наносимое  на каждую единицу хранения с целью  обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

 

В состав архивного шифра единицы  хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные  и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

 

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в  состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

 

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

 

Учет архивных документов в государственном  архиве, государственном и муниципальном  музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным  подразделением.