Архивный документ

Билет 2-1вопрос

Архивный документ — это ценный материальный носительинформации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости дляобщества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляетценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научноймысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то онхранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивомпонимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение илиструктурное подразделение учреждения, организации или предприятия,осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях.Слова архив и архивариус проникли в русский ЯЗЫК вместе с другими иностраннымипонятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются вроссийском законодательстве с первой четверти XVIП в., например в Генеральномрегламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныетри года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусуотдаются».

В XVIП в. слово архив (ж. р. — архива)означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделениеучреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVПI в.архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». ВXIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов:«Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архив графов Мордвиновых(СПб, 1901-1903. Т. 1-10); «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля,под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е.архивохранилище.

В современной архивной терминологиисоциалистических стран (М.,: вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попыткапокончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать толькоучреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов вцелях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещалупотреблять термин личный архив. ПОНЯТИЕ архив было тесно связано сгосударственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность терминаархив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современнойтрактовке архив — это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудникови километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов,хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций иподчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственныеархивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организациюархивных документов в целях их всестороннего использования. Государственныеархивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы.Главная задача государственных архивов — служение исторической науке. Поэтомугосударственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежденийили ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использованиедля информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документовархива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянноехранение в государственный архив.

Все архивные документы страныобразуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов,имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое икультурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурногонаследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены вседокументы, представляющие ценность для общества независимо от формысобственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиесятолько в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФСССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.Работа по распределениюдокументов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутрикаждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организацииархивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов кразличным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителейинформации, а также другие факторы. От рациональной организации документовАрхивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. Вархивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины«классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация — этовыработка научных основ (признаков) организации комплексов документов,установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемыклассификации документов.

Организация документов и дел всовременном понимании предполагает единство двух процессов — классификации исистематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страныосуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; впределах архивного фонда. Организация документов и дел в пределах Архивногофонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).

Создавались архивы (центральные),хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Например,документы эпохи феодализма (условно с ХI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА);

эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА);

эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ).

Документы дореволюционной и советскойэпох хранились раздельно соответственно в центральных исторических архивах ицентральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии,Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и других бывших союзных республик.Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор.

2. Документы хранились в рамкаходного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, вобластных, краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох поархивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, котораяустанавливалась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о реорганизациии централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственногоаппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда.

Документы учреждений, созданных вРоссийской империи и Временного правительства — к дореволюционной эпохе.

При этом следует отметить, чторазделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку онопротиворечит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российскойимперии, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы илинационализированы в течение нескольких лет.

На практике датой, по которойматериалы относят к той или иной «эпохе, является дата ликвидации, реорганизации,национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новомудля каждого фондообразователя документы учреждений, которые не были полностьюликвидированы, следовало делить согласно (дате их национализации или реорганизациина два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (этоотносится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело сразделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет,общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции,например фондов университетов, театров и т.д.

Для ряда территорий (Бухара, Хива,Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика,Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской (.власти быласдвинута во времени, т. е. советская власть на этих территориях былаустановлена намного позже октября 1917 г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г.: военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др. Наконец, порой очень сложно отнести ктой или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я. Брюсова, А.А.Блока, А.А. Ахматовой и др. По этой причине почти все архивы, сформированные попринципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамкиразделительных дат.

Не прошло и 75 лет, как передархивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадомСоветского Союза и Государственного архивного фонда СССР.

Однако, следуя за канвой историческихсобытий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всехфедеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.

Принадлежность документов ккомплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексамдокументов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления,центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флотаСоюза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российскойбуржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войныи иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийскоммасштабе.

К комплексам документовреспубликанского значения относились: фонды высших органов власти и центральныхучреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральныхгражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей всостав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционнымиправительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма,распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территорииреспублики.

К комплексам документов местногозначения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых,окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений,действовавших на территории края, области, округа, района в их современныхграницах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного илиреспубликанского значения. На практике этот принцип классификации документовреализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющихобщегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранениядокументов республиканского значения центральные архивы республик; для хранениядокументов местного значения — краевые, областные, окружные, городские,районные архивы.

Принадлежность документов кадминистративно–территориальным единицам. В основе организации сети областных,краевых, городских, районных и других архивов лежитадминистративно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу,району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив,поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти,управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельностикоторых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществитьразделение материалов по административно-территориальным единицам не совсемпросто, поскольку в административно-территориальном делении России происходятизменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с нимисоответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при созданииновых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей,действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новыйгосударственный архив поступают только документы новых фондообразователей(новых органов власти и управления, созданных в новорожденнойадминистративно-территориальной единицe. В истории архивного делаиспользовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежеваниядокументов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своейгосударственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондахгубернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском илиобластном архиве.

Самым ярким примером являются фондыканцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместникаКавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси),которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, нохранятся в центре бывшего наместничества — г. Тбилиси, а не разделены поархивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, чтодробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому присоздании нового архива новой административно-территориальной единицы в негодолжны поступать только фондовых органов власти и управления.

Принадлежность документов копределенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признакклассификации документов был определяющим в построении Государственного архивногофонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивовобусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требуетспециальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принципклассификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических,и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений(бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорееисторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком.Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующиепринципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимсякомплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. Наэтом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда,т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разнымархивохранилищам.