Архивные описи и их назначение

В организациях с небольшим объемом  ежегодно образующихся дел постоянного  хранения (до 200 дел) опись считается  законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается  номер. Законченная опись имеет  самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная  надпись к законченной описи  составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный  лист.

На титульном листе законченной  описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т. д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном  листе оставляется место для  написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно  храниться дела данной организации, к законченной описи обязательно  составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии  последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным  листом и справочным аппаратом к  ней заключается в твердую  обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи  дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме. Порядок  заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Систематизация заголовков дел  в годовом разделе сводной  описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу  этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем  утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел  по личному составу имеет установленную  форму. Порядок заполнения граф, формы  описи, нумерации заголовков дел  раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Заголовки дел в годовом разделе  сводной описи дел по личному  составу систематизируются по номинальному признаку с у ютом следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи тайных дел);
• личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел)(.приложение А, Б, В, Г, Д, Е);
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи),
• акты о несчастных, случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в 'самостоятельные  годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточка) вносятся в сводный  годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу  сводной описи дел и к законченной  описи дел по личному составу  составляются оглавления, указатели  и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел  по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором  по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения  раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного  учреждения и утверждению руководителем  организации.

Форма титульного листа к законченной  описи дел по личному составу  идентична форме титульного листа  к законченной описи дел постоянного  хранения.

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических  для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также  на служебные ведомственные издания  определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в  годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

Отбор документов на уничтожение и  составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении  документов и дел к уничтожению  рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем  организации после утверждения  описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Дела постоянного и долговременного  хранения, включая документы по личному  составу, передаются в архив организации  не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации  осуществляется по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделен, передающих документы в архив, и утвержденному  руководителем организации.

В период подготовки дел структурным  подразделением к передаче в архив  организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел  работники структурного подразделения  обязаны устранить. При обнаружении  отсутствия дел составляется соответствующая  справка.

 

 

 

Глава 3. Назначение архивных описей. Организация и методика составления описей

 

 

Функции описи:

• информационная (раскрывает состав и содержание документов);
• учетная (обеспечивает учет дел);
• классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). 
  Архивная опись состоит из двух частей:

1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей) 

2. справочный аппарат к описи. 
1. Составление собственно архивной описи дел

После проведения классификации  дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного  фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. 
 
 Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

• на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
• все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Количество дел, внесенных  в одну опись, не должно превышать  самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления  в соответствии со схемой классификации  дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей.  
 Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов: 
порядкового номера;

• делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
• заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа; 
• крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
• количества листов в деле;
• примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует  своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 - «Заголовок дела» - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные  в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то - 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой  заголовка. 
 Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.

Составление справочного  аппарата к описи

Справочный аппарат к  описи выполняет две функции: 

• во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи 
• во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

• титульный лист;
• оглавление;
• предисловие;
• список сокращений;
• указатели.

Это основные элементы справочного  аппарата, но опись может содержать  и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический  словарь. 
 Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при  каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия  раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.